Foto

Dreamstime

Konflikthåndtering

Vanskelige samtaler – steg for steg

Publisert: 23. februar 2018 kl 10.33
Oppdatert: 23. februar 2018 kl 10.37

Få av oss liker å gå inn i konflikter og vanskelige samtaler, men som leder er det en del av stillingsbeskrivelsen. Det er til sjefen de ansatte går med problemer, urettferdighet og konflikt. Men som leder må man også ta initiativ til en del vond dialog: oppsigelser, vanskelige ansatte eller for eksempel anklagelser om seksuell trakassering.

Man vet ikke når situasjonen kommer, men man kan være ganske trygg på at man som leder kommer til å havne der, og da er det best å være forberedt – på hva du vil formidle, hvordan du vil formidle det, når du skal formidle det, og hvordan du skal følge det opp.

Kom med eksempler på hvordan personens atferd har slått feil ut

– Kom med eksempler

Retorikkekspert og forfatter bak boka «Vi må prate», Elaine Eksvärd mener at stedet der samtalen finner sted er viktig. Plassen bør være så nøytral som mulig, gjerne utenfor kontorets fire vegger. Da skaper man et trygt og godt miljø. Videre er det viktig å arbeide med innledningen, mener hun:

– Du bør begynne med de gode sidene, og vektlegge hva personen bidrar med av positive egenskaper på arbeidsplassen. Deretter, når du går over i det vanskelige temaet, må du avklare hvorfor du setter i gang denne samtalen – er det på vegne av andre ansatte, av omtanke for personen selv eller for organisasjonens beste, sier Eksvärd til den svenske arbeidsmiljøavisa Arbetsliv.

Saken fortsetter under annonsen

– Kom helst med eksempler på hvordan personens atferd har slått feil ut, slik det ikke blir tomme anklagelser, legger hun til.

– La den ansatte bli sint

Det er naturlig at en person som blir anklaget for sine skavanker blir sint eller lei seg. Da gjelder det ifølge Eksvärd å holde seg rolig, og la den ansatte forklare seg.

– La personen bli sint, men understrek at dette ikke er noe personlig angrep og at du vil holde dette på et profesjonelt nivå. Vis til hvordan problemene påvirker organisasjonen, og pass for all del på å skille mellom sak og person, sier hun.

Slik gjennomfører du den vanskelige samtalen

Saken fortsetter under annonsen

Før samtalen

  • Velg et nøytralt sted hvor samtalen skal gjennomføres – gjerne utenfor kontoret.
  • Velg et godt tidspunkt, gjerne en tirsdag. Unngå å gjennomføre en vanskelig samtale rett for helgen.
  • Tenk gjennom budskapet.
  • Finn en god innledning.

Under samtalen

  • Diskuter sak, ikke person.
  • Vær saklig, men vis også omtanke.
  • Vær så spesifikk som mulig, og kom med eksempler.
  • Gi den ansatte mulighet til å forklare seg.
  • Forhold deg rolig, selv om den ansatte blir sint eller lei seg.
  • Sjekk om den ansatte har oppfattet budskapet.

Etter samtalen

  • Avtal en oppfølgingssamtale uka etter.
  • Følg med på hvordan den ansatte jobber og har det på arbeidsplassen.
  • Lag en oppfølgingsplan.

Bør man ha rutiner for konflikthåndtering?

Ekspert på konfliktbehandling, Erica Grunnevoll i Coach Team, svarer i denne videoen:

Se hele videoen om konflikthåndtering, flere ledelsesvideoer og les utdypende artikler i lederbiblioteket.

Nyhetsbrev
søn 20.02.2022 23:47

Klikk her for å melde deg på et eller flere av Dagens Perspektivs nyhetsbrev.