Hvordan samarbeide når teamet er alle andre steder enn på kontoret

Jo lengre vi er fra hverandre, desto vanskeligere blir det å være klar og utvetydig i kommunikasjonen. Ansikt til ansikt er bedre enn telefon, som er bedre enn chat, som kanskje er bedre enn epost.

Flere og flere befinner seg i en situasjon hvor de lett kan gjøre jobben sin andre steder enn på kontoret, og til andre tider enn mellom åtte og fire. Ikke bare det, men mange har også ansatte i mange forskjellige land som er avhengige av å kommunisere godt.

• LES OGSÅ Hold fjernarbeiderne varme

Slike trender gjør noe med hvordan vi kommuniserer. Vi kan ikke lenger lene oss på kroppsspråk hvis vi snakker over telefonen, vi kan ikke lene oss på tonefall og stemmeleie hvis vi skriver til hverandre, og vi kan ikke raskt oppklare misforståelser hvis vi ikke snakker til hverandre på direkten.

• LES MER Virtuell ledelse kan gi dårligere arbeidsmiljø

Tre typer avstand

Når teamet er spredt for alle vinder finnes det tre typer avstand som kan ødelegge eller vri om på selv det enkleste budskap, skriver leder for konsulentselskapet Cotential, Erica Dhawan, og professor i psykologi og «chief talent scientist» i ManpowerGroup, Tomas Chamorro-Premuzic, hos Harvard Business Review.

• Fysisk, altså tid og rom. Folk sitter ikke sammen, eller jobber til forskjellige tider.
• Operasjonelt, altså kunnskapsnivå, erfaring og lignende. Folk har forskjellige forutsetninger for å forstå fagspråk og annen terminologi.
• Relasjonelt – det som handler om verdier, tillit og gjensidig avhengighet. Forstår man hverandre på et høyere plan enn bare det man faktisk sier eller skriver?

Dhawan og Chamorro-Premuzic mener at den relasjonelle avstanden er viktigst å minimere. Dette kan man for eksempel gjøre gjennom å legge til rette for hyppig kommunikasjon, og videosamtaler heller enn skriftlig kommunikasjon.

• LES OGSÅ 7 kjennetegn ved ledere som er flinke å lede på avstand

Spill på styrkene

Forfatterne skriver at et team som sitter borte fra hverandre har alle muligheter for å kommunisere godt, og at hvis det blir gjort riktig så kan det faktisk være en fordel med avstand.

• Du kan aldri bli for tydelig: Aldri anta at alle forstår hva du mener. Hvis du forklarer for lite, kommer teamet ditt til å bruke tid og energi på å forstå hva du mener. Kommunikasjon skal være kort, ja, men enda viktigere er det at den er presis.

• Ikke misbruk mulighetene: Er det virkelig nødvendig å følge opp en oppgave på både epost, chat og telefon? Må du be om bekreftelse på at den forrige meldingen ble mottatt? Alle de ulike kommunikasjonsportalene er flott å ha, men ikke misbruk dem. Velg det mediet som fungerer best for hver situasjon.

• Etabler normer: Det er viktig at avstandsteam etablerer normer for hvordan kommunikasjonen skal foregå. Når kan man for eksempel forvente å få svar hvis ingenting annet er spesifisert? Når skal man bruke chat, og når skal man bruke epost?

• Opprett en arena for feiring: Når man kommuniserer virtuelt kan man ikke feire med kaker eller vaffelfredag. Finn alternative måter å rose god innsats.