Slik sier du fra om feil

Som ung leder kan det være vanskelig å vite hvordan man skal forholde seg til sine overordnede i vanskelige situasjoner. Kanskje har man nylig kommet inn i organisasjonen, eller kanskje har man gått gradene. Men en dag kommer en ung leder til å oppdage noe feil eller noe som kunne vært gjort bedre, være uenig i en avgjørelse ovenfra eller rett og slett ha et ønske om å si fra om at her tar den overordnede feil. Men hvordan går man fram i en slik situasjon?

Øyvind Kvalnes, filosof og førsteamanuensis ved Handelshøyskolen BI, mener at det er modig å fortelle noen at de har gjort feil. Og spesielt når det er en junior som ser at en senior bommer.

«I slike situasjoner er det forståelig om junior nøler. […] Det kan være et dårlig karrieretrekk å være nykommer og korrigere noen som har vært med lenge. Junior kan også begynne å tvile på sin egen vurderingsevne. Kanskje det er riktig å gjøre det slik likevel? Den andre er tross alt mer erfaren, og kjenner feltet bedre enn junior», skriver han hos BI Business Review.

Forstå din rolle

Foto

Harald Engesæth, programdirektør ved Solstrandprogrammet Accelerate, forklarer at det er lurt å gjøre noen vurderinger rundt hvilket ansvarsområde, mandat og handlingsrom man har før man går videre med en sak der man sier fra om feil. (Foto: AFF)

Harald Engesæth er programdirektør for Solstrandprogrammet Accelerate, AFFs program for ledere som er i starten av lederkarrieren sin. Han forklarer at det er flere faktorer som kan påvirke hvordan en ung leder bør håndtere en situasjon der han eller hun vil si fra om noe til sin overordnede.

– Når man er ny i organisasjonen eller ny i rollen ser man fort ting fra andre perspektiver, og da er det lett å se ting man vil endre på. Det er i utgangspunktet positivt. Men før man sier fra bør man tenke over hvilken type feil det er snakk om. Er det noe man som leder strengt tatt bør håndtere selv, eller er det noe organisasjonen har nytte av at man bringer videre? Hvis det er noe organisasjonen kan lære av bør man ta det videre, men hvis dette er noe en bare gjør for vise at man følger med eller har meninger, bør man kanskje tenke seg om før man går videre med det, sier Engesæth.

Engesæth forklarer at det er lurt å gjøre noen vurderinger rundt hvilket ansvarsområde, mandat og handlingsrom man har. Hva er det forventet at du tar ansvar og ordner opp i, og hva er ditt ansvar å bringe videre.

– Hvis det er nyttig at lederen din får vite om situasjonen, eller at saken er knyttet til din leders ansvarsområde, bør du bringe det videre. Det er likevel viktig å være obs på hva man faktisk legger i fanget til lederen sin. Kanskje kompliserer det beslutninger og vurderinger mer enn det gir verdi. Da kan det noen ganger være riktig å ordne opp selv, sier han.

Det politiske spillet

Et annet viktig aspekt å ta høyde for er hvordan kulturen og det politiske spillet i organisasjonen fungerer, mener Engesæth.

– Unge ledere kan ofte være naive. De tenker gjerne at så lenge de er objektive og kommer med fakta, så blir det godt tatt imot. Men det er en typisk nybegynnerfeil å undervurdere en organisasjons uformelle side. Organisasjoner består av mennesker med ulike interesser, mål og ambisjoner. De fleste ønsker gode og positive tilbakemeldinger, å fremstå som vellykkede og flinke og å vise at de håndterer hverdagen på en god måte og leverer på sine mål. Hvis man da blir en budbringer av kritikk så kan man både stille sin egen leder i et dårlig lys, og selv få et uheldig rykte. Noen organisasjoner har stor takhøyde og praksis for å ønske tilbakemeldinger velkomne, andre ikke.

Det er derfor viktig å lese kulturen og relasjonene i organisasjonen, mener Engesæth, og ut fra dette vurdere hva det er hensiktsmessig å gå videre med.

Betydningen av feil

Det er i en organisasjons interesse å få perspektiver, kritikk og feil på bordet, men det er på samme måte som det er viktig å forstå kulturen, også viktig å forstå hvilken rolle feil spiller i organisasjonen, påpeker Engesæth.

– Dette kommer an på hva organisasjonen driver med. På en oljeplattform skal feil minimeres, og man må selvfølgelig si fra om det og dokumentere i riktige systemer. I et byråkrati der man skal produsere forutsigbart og uten feil vil det sannsynligvis være på samme måten. Er man derimot i en virksomhet hvor innovasjon og nyskaping er avgjørende, der det å tørre å eksperimentere og tillate feil er en forutsetning for å komme fram til de gode løsningene, så er det plutselig ikke så negativt med feil. Da bør man heller oppmuntre til det i stedet for å si fra om det.

Hvordan gi budskapet autoritet

Når en ung leder sier fra til en overordnet er det viktig at budskapet er gjennomtenkt. Det bør være konkret og faktabasert, men det er flere andre avveininger man må ta, sier Engesæth.

– Lovpålagte ting skal man alltid gå videre med, og er det alvorlige hendelser, må det selvsagt uansett bringes videre. Det avgjørende blir hvordan man kan gi budskapet autoritet og få gjennomslag. Er det harde fakta og dokumentasjon av feilen som virker? Er det kanskje avgjørende med god timing, og gi beskjeden i en situasjon hvor det er stor sjanse for å bli hørt? Skal man opptre formelt eller appellere mer til det følelsesmessige?

Ledere har dessuten et ansvar for å peke ut en retning, samt å sørge for at ting blir tatt tak i. En mellomleder vil stå i en særstilling her, da vedkommende både er tett på toppledelsen og linjen. Da er det lettere å komme med gode og konstruktive forslag til løsninger, forteller Engesæth. Han påpeker imidlertid at en ung leder gjør det lurt i å velge sine kamper med omhu.

– Det er uansett aldri feil med litt ydmykhet. Man har ofte fått rollen av en grunn, og da må man prøve å beholde litt av de egenskapene som gjorde at man fikk den, og ikke endre helt karakter.