– En advarsel er ikke rødt kort

Hvordan var det med disse advarslene – to muntlige og én skriftlig advarsel før oppsigelsen? En advarsel er en oppfordring til en arbeidstaker om å endre atferden sin, men også en advarsel om at den ansatte kan komme til å bli sagt opp eller avskjediget dersom hen fortsetter på samme vis som før.

Det står imidlertid ingenting om disse advarslene i verken arbeidsmiljøloven eller andre lover. Det er en såkalt ulovfestet rett, ifølge Jusstorget.

Det betyr likevel ikke at man bør droppe advarslene. HR- og ledelseskonsulent Jessica Panke Wagner forklarer til danske Væksthus for Ledelse at en advarselssamtale kan være et viktig verktøy for å få en ansatt tilbake på rett spor.

– Det er viktig å huske at en advarsel ikke utelukkende er noe man gir når man har bestemt seg for å si opp noen, men heller for å korrigere, skriver hun.

Sjeldne advarsler

Wagner påpeker at en advarsel er en sjeldenhet, og at mange ledere derfor er urutinerte i hvordan en slik advarselssamtale bør foregå. Og det er egentlig greit, skriver hun.

– Det vil aldri være to tilfeller som er helt identiske, og da må man håndtere hver eneste advarsel nøye, med gode forberedelser.

Hun gir ikke en oppskrift, men en inndeling i de typiske fem fasene man går igjennom ved advarselstilfeller, og forklarer hva man bør forberede seg på.

Fase 1: Forløpet

Advarselen kommer ofte som et resultat av en leders stigende frustrasjon eller irritasjon over en ansatt, men advarselen skal ikke være et rødt kort og utvisning, skriver Wagner. Først bør en leder vi en tidlig beskjed til en ansatt om at det finnes noen ting man helst ser at blir endret.

– Her er det ikke rom for usikkerhet. Det hjelper ikke å «antyde» hva du vil fram til – vær helt klar på hva du ønsker å endre. Da gir man den ansatte en mulighet til å rette opp atferden. Hvis det ikke skjer, kan advarselen tas i bruk.

Fase 2: Forberedelsene til samtalen

Dersom man likevel må ty til advarselen så gjelder det å forberede seg godt. Det gjelder å dokumentere påstandene og innholdet i advarselen godt, og være så konkret som overhodet mulig, mener Wagner.

– «Du er for slurvete i dokumentasjonen» er ikke en god nok presisering. «Du er ikke grundig nok med dokumentasjonen som er avtalt som en del av dine arbeidsoppgaver. Til tross for at jeg har gitt deg X antall advarsler har du glemt å registrere Y, og her er konkrete eksempler jeg har samlet inn», derimot, er presis.

Det gjelder også å forberede seg på hvilke emosjonelle reaksjoner man kan få fra den ansatte.

• LES MER: Er det noen regler for hvordan en advarsel utformes?

Fase 3: Samtalen

Sørg for at den ansatte har mottatt budskapet uten misforståelser. Vær konkret og tydelig, og vær klar på at denne avgjørelsen ikke er oppe til forhandling, men at den ansatte må etterleve advarselen.

Det hjelper ikke å «antyde» hva du vil fram til

Fase 4: Oppfølging

I forbindelse med advarselssamtalen bør du lage en handlingsplan sammen med den ansatte det gjelder, skriver Wagner. Den bør inneholde konkrete handlinger og tiltak som den ansatte bør sette i gang for å svare på de ulike punktene i advarselen, og tidsfrister for når det bør være rettet opp. Deretter bør man følge opp den ansatte underveis.

– Det kan være en fordel å involvere den ansatte i arbeidet med denne handlingsplanen, da hen sannsynligvis har noen ideer om hvordan du som leder kan hjelpe og støtte, skriver hun.

Fase 5: Avslutningen

Når fristene man satte i handlingsplanen har gått ut, er det tid for evaluering. Dersom den ansatte fortsatt ikke har rettet opp i atferden sin, kan man begynne å tenke på oppsigelse, skriver Wagner.

– Dersom den ansatte derimot har rettet opp i problemene, så skal du som leder informere om at saken nå er ute av verden. Da skal ikke den ansatte føle at de har saken hengende over seg, men kunne gå tilbake til en trygg hverdag.