Forskernes seks råd til bedrifter som skal ansette i koronaens tid

De som kan sitter i disse koronatider på hjemmekontor. Denne praksisen kan skape utfordringer for tradisjonell onboarding av nyansatte.

Selv om virtuell onboarding kan virke litt skummelt for de fleste virksomheter, er det flere internasjonale selskaper og IT-selskaper som har lang erfaring med denne praksisen.

• Synspunkt | Onboarding av nye ledere – blindsone for HR?

SINTEF-forsker Nils Brede Moe sier til forskningsnettstedet Gemini.no at det er ingen grunn til å utsette onboarding under denne globale pandemien.

Hans råd er at bedriftene må kaste seg ut i det og finne nye måter å gjennomføre nyansettelser på og komme i gang med prosjektene.

– Det viktige spørsmålet er hvordan bedrifter best kan onboarde og sosialisere nyansatte inn i virtuelle team som ikke sitter fysisk sammen, sier han.

Innføring i rutiner og praksis

Kompetanseprosjektet på autonome team, A-team, som ledes av Nils Brede Moe, har som mål å finne smartere måter å jobbe på for å styrke norsk konkurransekraft i en verden preget av økt behov for digitalisering, økt globalisering og disruptive hendelser.

Dette er forskerens seks råd til bedrifter som skal ansette i koronaens tid:

1. Teamet må være med i rekrutteringen

Teammedlemmer som er med på rekrutteringen er mye mer positivt innstilt til onboardingen. Når et team kan påvirke hvem som ansettes, styrkes også temaets autonomi.  Det er lurt om teamets leder, teknisk ansvarlig og produkteier deltar i prosessen.

• Synspunkt | Ti råd for å ta imot nye medarbeidere

2. Gi nok informasjon

Lag et introduksjonsprogram som hjelper nye ansatte med å forstå de mest kritiske aspektene ved den nye jobben og virksomheten. For eksempel hvor man finner ressurser på nettet og hvilke personer som er nøkkelressurser. Denne bør også si litt om bedriftskultur og verdier. Kom i gang med å løse reelle oppgaver så fort som mulig.

Kontinuerlig tilbakemelding

3. Støtteverktøy

Dette bør bestå av en nedskrevet plan: et formelt dokument med tidslinjer, mål, ansvar og støtteressurser for hver nyansatt. Planen er viktig for å bidra til forventningsavklaring og tilgang til ressurser som kan hjelpe. Det er fornuftig med gode sjekklister som en del av slike planer. 

• Les også: 12 råd til organisasjoner som rekrutterer nye ledere

4. Snakk sammen

Nyansatte trenger kontinuerlig tilbakemelding og veiledning for å forstå sin rolle. Bruk video én til én – med mentor, teamleader og gjerne fra flere i teamet. Teamet bør snakke ofte sammen, gjerne daglig, og reflektere over erfaringene i starten. Målet er å avdekke hva som fungerer og ikke, samt skape tillitt i teamet.

Ha et mentorprogram

5. Øv sammen

Tren på både faglige oppgaver og oppgaver som har med samarbeid og kommunikasjon å gjøre avhengig av den ansattes evne til å takle kravene til jobben. Det er fornuftig å ha tilgang på en egen liste over gode verktøy for virtuell trening.

• Synspunkt | Slik gjør du din nye medarbeider demotivert på 1-2-3

6. Coaching og støtte

Å ha et godt mentorprogram ser ut til å være en av de viktigste for virtuelle nyansettelser. En studie viser at nyansatte med mentor var fem ganger så aktive som de uten mentor. En mentor må ha god nok tid til tett digital oppfølging både gjennom hyppige en til en samtaler på video og bruk av meldinger.