Vokt dine ord
Fjellheim hevder at mange ledere ikke en gang lytter til det de selv sier. De mangler evnen til å være mottakelig for lytting.
– De utvikler vaner som etterhvert går på autopilot. Det fører blant annet til at de samme, gamle uhensiktsmessige historiene trekkes frem, forteller hun.
– Snakker ikke for alle
Et eksempel er bruken av «man–form». Bruker du ordet «man», høres det ut som om du snakker for alle, og at det du vil at folk skal gjøre er noe som allerede er vedtatt og godtatt. Slik er det ikke, nødvendigvis.
– Effekten av dette blir at du distanserer deg fra de andre du kommuniserer med. Du kan bare snakke for deg selv, og dette må du som leder være bevisst på, sier hun.
Ved å skape distanse til mottakeren, blir også kommunikasjonen vanskeligere. Mange ledere legger også inn forbehold i språket. Det fører til usikkerhet hos de ansatte.
– Det skaper forvirring. Mange ledere sier automatisk «Ja, men» når ansatte kommer med forslag. Det gir rom for krysskommunikasjon.
Avsjekking
I stedet bør lederne bestrebe seg på å fiske etter bekreftelser på at de har forstått det de ansatte tar opp. Da må de ikke være for bombastiske. Det kan være at de ikke har fått med seg alt, hevder Fjellheim:
– Du må avsjekke at du har forstått mottakeren, for å kunne kommunisere godt. Det holder ikke å spørre dem om de har forstått hva du har sagt. Da vil de ansatte bare svare ja, og heller spørre hverandre om hva lederen egentlig mente senere, sier hun.
Kommunikasjon handler om ydmykhet. Det er vanskelig å vite hva mottakeren tenker. Lene Fjellheim er opptatt av å få ord som «må» og «burde» tonet ned i lederens vokabular.
– I tillegg bør ord som «faktisk» og «ganske» unngås. Du kan ikke si til en medarbeider at hun faktisk gjorde en ganske bra jobb. Det skaper en enorm usikkerhet hos medarbeideren. Raushet er viktig, og ledere bør unngå å lage grobunn for usikkerhet. Dessuten er det unødvendig. En leder har ingen grunn til å stappe bomull inn i setningene sine, avslutter hun.
Unngå disse feilene i kommunikasjonen din:
Absolutt språk:
- Unngå ord som «alltid» og «aldri». Dette er ord som sier at det ikke finnes unntak, og det kan ofte føre til at den andre personen kommer i forsvarsposisjon
- Uttrykk som «du gjør alltid slike feil», «du kommer aldri tidsnok» eller «hvorfor må du alltid avbryte meg når jeg snakker» fremstår som absolutte påstander, og i virkeligheten er de veldig sjelden det
- Den andre personen kan få behov for å diskutere ordene du bruker eller å gå til motangrep
Ord som «skulle», «burde» og «må»:
- Når de brukes i feil sammenheng kan ordene høres ut som en ordre
- «Du burde gjøre dette akkurat nå», «Du må prøve hardere neste gang» eller «Du skulle ha funnet en bedre måte å gjøre dette på» er eksempler på ordbruk som kan skape negativ respons
Uttrykk med «ikke» eller «slutt»:
- Hjernen vår forstår ikke ordet «ikke», og dermed blir fokuset nettopp på det du ber noen om ikke å gjøre
- Å si «ikke bråk» eller «slutt å skrike» til barna er, selv om de ikke er ment sånn, kommandoer
- I alle samtaler er det mer hensiktsmessig å fokusere på det du ønsker, ettersom dette gir fokus framover og er et bedre utgangspunkt for en god dialog
Ord som «prøve», «kanskje», «muligens»:
- Disse utstråler tvil, usikkerhet og mangel på forpliktelse
- I stedet for å bruke ord og uttrykk som kan skape negative relasjoner med andre, ta ansvar for å skape gode relasjoner og dialoger ved å fokusere på hva som kan gjøres framover heller enn hva som ikke virker
Generell negativ ordbruk kan skape irritasjon og faktisk også motstand mot positivt utfall av dialogen.
Kilde: Lene Fjellheim / CoachTeam
