Slik gir du verdig feedback

For direkte tilbakemeldinger kan føles som et angrep. For vag feedback kan gi den ansatte et inntrykk av at du skjuler noe.

Tilbakemeldinger er et av lederens viktigste virkemidler for å påvirke ansattes prestasjoner i ene eller andre retningen, men bare hvis det brukes riktig. For brukes det feil kan det fort ha motsatt effekt. Derfor må tilbakemeldingene være verdige.

Ifølge Anders Stahlschmidt, leder av Feedbackinstituttet, finnes det fem kriterier man bør følge for å gi gode og verdige tilbakemeldinger.

• USIKKERHET Slik leder du en usikker ansatt

Snakk til flokkdyret

– Mennesker er flokkdyr, og for flokkdyr handler det om å passe inn. Å være normal er trygt, å være unormal er farlig og kan true plassen vår i flokken, skriver Stahlschmidt til danske Væksthus for ledelse.

For å holde den ansatte godt inkludert i flokken gjelder det å gi feedback som påpeker feil uten å støte ut. Fortell at det er vanlig å begå feil, at det ikke er noe stort problem, at alle ønsker å hjelpe hen med å utvikle seg, oppfordrer han.

• 5 TIPS Gjør dette hvis du sliter med å ta til deg feedback

Se enkeltmennesket

Selv om vi er flokkdyr bør man unngå å plassere folk i bås. Hvis en ansatt merker at sjefen har kategorisert han eller henne, og kanskje til og med feil, kan det bli veldig vanskelig å ta imot feedback.

– Du kan ikke gå til ansatte og vite med sikkerhet hva som motiverer og ikke motiverer, hva de tenker og ikke tenker. Vær åpen og lærevillig på samme måte som du ønsker at den ansatte skal være det, skriver Stahlschmidt.

Behov over følelser

En ansatt har en rekke følelser tilknyttet jobben. Anerkjennelse, respekt, trivsel, fred og ro, orden, forandring – alt sammen er viktige følelser i jobbsammenheng. Men hvis konflikter blir følelsesladete kan konflikten ofte eskalere og bli vanskelig å håndtere.

– Som leder skal du aldri blande deg i hva en ansatt føler på jobben med mindre vedkommende inviterer deg til det. Og selv da skal du være forsiktig med å ta imot invitasjonen, understreker Stahlschmidt.

– Du skal derimot alltid ta imot en invitasjon til å snakke om hvilke behov den ansatte har, for disse behovene kan du ofte imøtekomme.

• HVEM ER DU? Hvordan tar du til deg kritikk?

Unngå å tolke for mye

Som leder bør du ifølge Stahlschmidt unngå å tolke for mye ut ifra den ansattes reaksjoner på tilbakemeldingene du gir.

– Det er svært enkelt å tolke både ord og kroppsspråk på feil måte. Hvis du da har dine egne fortolkninger av situasjonen, og framstiller disse som en objektiv sannhet, så kan det bære veldig galt av sted, skriver feedback-eksperten.

– Legg heller merke til observasjoner og objektive sannheter, og tilpass dine forslag og ønsker deretter.

• PASS PÅ Slik unngår du at feedback blir kritikk

Ikke strø salt i såret

De aller fleste ønsker å være en kompetent medarbeider, og ofte er en ansatt også sin egen største kritiker. En ansatt kan derfor ende opp med å straffe seg selv hardere enn du som leder gjør. Ifølge Stahlschmidt skal man som leder av den grunn være forsiktig med å overforklare feil og forbedringspotensial.

– Fortell den ansatte hva du har lagt merke til, men prøv heller å la den ansatte tolke og rydde opp i situasjonen. Da unngår du at medarbeideren kritiserer seg selv for mye, og du får en gyllen anledning til å rose han eller hun etter vedkommende har ordnet opp i situasjonen.