Virtuell ledelse kan gi dårligere arbeidsmiljø

Det er den virtuelle leders oppgave er å få dem jobber på distanse til å føle seg like betydningsfulle som dem som sitter tett på.

Anita Myklemyr

Publisert: 9. januar 2017 kl 10.19

Oppdatert: 6. november 2017 kl 20.07

Dette skriver arbeidspsykolog og seniokonsulent hos Cowi, Susie Kjær, i en artikkel hos danske Ledelse i Dag. Kjær og Cowi har de tre siste årene vært en del av et forskningsprosjekt hvor de har samarbeidet med Copenhagen Business School og Syddansk Universitet. Underveis har de fulgt og coachet ledere i private og offentlige virksomheter.

Resultatene viser at virtuell ledelse kan medføre utfordringer i arbeidsmiljøet. Den gode nyheten er imidlertid at virtuell ledelse kan læres, skriver lederne.dk i sin omtale av forskningen.

Virtuelt arbeid og ledelse

Forskerne definerer virtuelt arbeid og virtuell ledelse på denne måten:

Folk er geografisk, tidsmessig eller organisatorisk spredd
Kommunikasjon foregår primært gjennom virtuelle verktøy som e-post, telefon og video
Medarbeideren kan ikke selv bestemme om han/hun sitter i nærheten av leder, slik medarbeidere med selvvalgt hjemmearbeid kan det.

Risikofaktorer

Dette er ifølge forskerne tre risikofaktorer i et virtuelt arbeidsforhold:

Saken fortsetter under annonsen

Sosial isolasjon - medarbeidere som jobbet et sted hvor de verken hadde kolleger eller leder i nærheten, kunne føle seg ensomme, isolerte og tilsidesatte. I verste fall følte de seg utenfor i fellesskapet og ikke som en del av virksomheten.
Stress - når en medarbeider jobber mye alene kan dilemmaet bli: Når har jeg gjort jobben godt nok og når kan jeg ta fri? Studien viste også at det kunne oppstå tvil om når på døgnet det var forventet at medarbeideren skulle stå til rådighet for virksomheten. Kjær skriver at det var vanskelig for medarbeiderne selv å si fra om stress. Ofte var de seg ikke bevisst stresssymptomer, og var dermed heller ikke i stand til å si ifra. Medarbeiderne har behov for støtte fra ledere og kolleger.
Tilit og rettferdighet - forskningen viser videre at tillit og rettferdighet var avgjørende faktorer for å skape et godt arbeidsmiljø. Den største utfordringen med hensyn til rettferdighet var når et team bestod av noen som satt i nærheten av lederen, mens andre jobbet på distanse. Risikoen med denne organiseringen er at noen føler seg forfordelt med hensyn til goder, arbeidsoppgaver eller anerkjennelse. «Den virtuelle leders oppgave, er å kunne få dem som sitter på distanse til å føle seg like betydningsfulle som dem som sitter tett på», skriver Kjær.

Skape trivsel

Hva kan så en virtuell leder gjøre for å skape trivsel? De danske forskerne og konsulentene har sett på hvordan gode virtuelle ledere jobber for å øke tilliten og opplevelsen av rettferdighet, samt redusere stress og sosial isolasjon. De fremhever fem områder som beskrives som nødvendige for å sikre et godt arbeidsmiljø. Her er overskriftene og noe av det studien har avdekket under hvert punkt:

En-til-en samtaler - en leder har kanskje ikke tid og mulighet til å reise rundt til alle. Men det viste seg at også jevnlige, systematiske telefonsamtaler bidro til å styrke tilliten mellom medarbeider og leder.
Plan og systematikk - for å lykkes med de virtuelle samtalene krevdes det at lederen gikk systematisk til verks. Samtalene skal skje jevnlig, og ikke være noe som bare skjer spontant. Systematikk var også viktig for å sikre rettferdighet rundt fordeling av goder, arbeidsoppgaver etc.
Klare verdier - stress kan forebygges, blant annet gjennom samtaler om verdier og balanse. Klare verdier, for eksempel rundt forebygging av stress og inkludering, bidro til å forebygge stress.
Anerkjennende kommunikasjon - dette handler om at lederen støtter oppunder medarbeiderens selvledelse, lytter til medarbeideren og følger opp og hjelper til med å løse de problemene medarbeideren legger på bordet. Anerkjennende kommunikasjon inkluderer imidlertid også faktorer som at lederen svarer på medarbeiderens forespørsler, at lederen ber medarbeiderne om å komme med forslag og inkluderer dem i beslutninger.
Virtuelle møter - gode virtuelle ledere lærer seg de teknologiske verktøyene som er nødvendige for å gjennomføre virtuelle møter og leder møtene på en god måte, blant annet gjennom å ha formål og dagsorden og gjennom å involvere alle deltagerne underveis.