Motivasjonssamtalen 101

En ansatts prestasjoner avhenger ikke bare av evner. Like viktig er motivasjonen, skriver Bettina Prühs, organisasjonskonsulent i danske Godt Arbejdsliv, til lederweb.dk.

En fallende motivasjon kan føre til at en ansatt yter mindre innsats, og bruker mer av energien sin på å lete etter nye beiter enn å konsentrere seg om sine arbeidsoppgaver, mener hun. I det store og det hele blir både kvaliteten og effektiviteten skadelidende hvis en ansatt sliter med motivasjonen.

Tør ikke å spørre

Det kan være mange årsaker til motivasjonssvikt, og det er lederens ansvar å avdekke disse årsakene. Mange ledere tør ikke å spørre sine ansatte om motivasjon, i frykt for hva svaret kan vise seg å bli, skriver Prühs.

«Ved å stille spørsmålet blir det skapt en forventning om at svaret vil medføre en reaksjon. Det er mulig at medarbeiderens krav vil være umulige å imøtekomme», skriver hun.

Ja, hva hvis man ikke kan imøtekomme kravene? Og hvilke krav er det egentlig lederen kan forvente?

• Les mer om motivasjon og frihet på jobb: – Det må da kunne gå an å si at «det kommer an på»?

Motivasjonssamtalen

Det er her motivasjonssamtalen kommer inn. Den er forskjellig fra medarbeidersamtalen eller utviklingssamtalen, og bør være hyppigere og mer kontinuerlig i form. Målet er å lære sine ansatte og deres drivkrefter å kjenne, sier Prühs.

I USA har konseptet «stay interview» fått vind i seilene – en strukturert metode for å hjelpe ledere med disse motivasjonsdialogene, blant annet gjennom at lederen utvikler en spørreteknikk som åpner opp for konstruktiv dialog om hvordan ansattes behov blir imøtekommet, samt teknikker for hvordan man møter ansattes krav.

Få oversikten

Utviklingssamtaler kommer ofte med krav om dokumentasjon og oppfølgning, i mye større grad enn en løs og løpende dialog om motivasjon. Med en trend om stadig færre ledelsesledd, og ledere som stadig får flere ansatte under seg, kan det bli en nærmest umulig oppgave å holde styr på de skiftende målene og drivkreftene til hver enkelt ansatt, skriver Prühs.

Man bør derfor sette motivasjonssamtalene i system.

«Gjør motivasjonssamtalen til en integrert del av dine daglige arbeidsoppgaver. Dokumenter dem, og skriv dem inn i kalenderen som løpende avtaler med dine ansatte. Da sikrer du at avtalene blir fulgt opp, og at du sørger for at ansatte hele tiden er engasjerte i stedet for å søke seg bort», skriver hun.

• Les også: Sterk motivasjon er ikke alltid best