Hvordan få til teamfungering når vi ikke sitter i faste team?

Mariann Crantz er organisasjonspsykolog.

SYNSPUNKT. Hvordan høste disse fruktene når de fleste ikke sitter i faste team, men i forskjellige grupper og møtesituasjoner?

Tradisjonelt teamarbeid har forutsetningen at man jobber i et stabilt team over tid med et stabilt, definert mål. I moderne organisasjoner, hvor endring og utvikling går raskt, har man ofte ikke denne «team-rammen». Det kan være utskiftninger i teamet, målet kan være i stadig endring, og en medarbeider kan i løpet av en uke sitte i en rekke forskjellige møter eller teamsituasjoner med interne og eksterne. Hvordan kan slike grupper få til teamfungering? Er det mulig å høste de positive effektene av teamfungering i slike situasjoner?

Forskeren Amy Edmondson har funnet at teamatferd kan ligge som en ferdighet i enkeltindivider, og trenger ikke kun trenes fram i et fast team. Hun kaller ferdigheten «teaming», og presiserer at det er noe enkeltindividet gjør, som kan benyttes i flere settinger hvor det trengs, i møte med forskjellige mennesker. Hun kaller det «teamwork on the fly», med andre ord teamarbeid «i farta» i varierende settinger.

I teaming ligger de samme ferdighetene som man er opptatt av i faste team; som felles mål, tydeliggjøre gjensidig avhengighet, etablere tillit, finne ut hvordan aktiviteter skal koordineres osv. Det er imidlertid ofte ikke tid til å bli godt kjent og få felles jobberfaringer sammen først. Teaming handler om å ruste folk til å mestre å dele viktig informasjon raskt, lære å spørre tydelige spørsmål ofte nok, og hvordan gjøre justeringer så folk sammen får levert mest mulig effektivt resultat.

For å få til teaming trengs en endring i mental innstilling fra «organisere for å utføre» til «organisere for å lære»

Hvorfor er teaming viktig og nyttig?

I en verden i konstant endring blir organisatorisk læring viktigtigere og viktigere. Men hvordan organisasjoner lærer er for mange mer uklart. Svaret er ifølge Edmondson «gjennom teaming». Hun mener at det som ligger i teaming er selve MOTOREN i organisatorisk læring!

Produkter og tjenester er produsert med gjensidig avhengighet mellom medarbeidere og prosesser. For at organisasjonen skal kunne innovere og bli stadig bedre, må kritisk læring finne sted i de små enhetene av interaksjon mellom mennesker. Siden miljøet stadig endrer seg, må menneskene fortsette å jobbe sammen for å finne nye måter å gjøre ting på. Dette er grunnen til at teaming er i hjertet av organisatorisk læring.

Teaming har sammenheng med gode resultater:

• Gjør organisasjonen mer lærende og mer i stand til å håndtere endring og svare på fremtidens behov

• Mennesker i team takler endring raskere og bedre enn enkeltpersoner   

• Komplementære ferdigheter kommer fram og benyttes i større grad

• Gir et bedre grunnlag for beslutninger og løsninger

• Lykkes bedre med å implementere nye systemer eller løsninger

• Større vekst, læring og utvikling hos enkeltpersoner i team

• Mer tilfredshet i jobben, hvis forskjellighet og konflikt håndteres godt

Hva består teaming av?

1. Si det du tenker og mener: Teaming baserer seg på dirkete og ærlige samtaler, som innebærer å stille spørsmål, søke tilbakemeldinger, snakke om feil, problemer og bekymringer. Deling gir alle bedre grunnlag for å generere løsninger av høyere kvalitet.

2. Samarbeid: Teaming krever en samarbeidsinnstilling og atferd deretter, både i og utenfor en teamenhet, for å drive prosessen fremover. Et samarbeid med gjensidig respekt og felles mål, som kjennetegnes av å dele informasjon, koordinere handlinger, diskutere det som virker og det som ikke virker, og søke tilbakemeldinger.

3. Eksperimentering: Forvente at man ikke har rett eller har funnet den beste løsningen første gang man prøver, og lære av resultatet. Det innebærer å undersøke hvilken effekt egne handlinger har, og teste implikasjonene av egne ideer opp mot hva andre tenker.

4. Refleksjon: Teaming innebærer å ha en vane for å kritisk utforske resultatet av handlinger, for å evaluere resultatet og komme opp med nye ideer. Dette utføres både strukturert i tid satt av til en felles evaluering, og som en fortløpende ferdighet integrert i pågående arbeid.

Hvordan ser teaming ut i praksis?

Teaming handler om å lede på en måte som får fram teamingatferd for å fremme kollektiv læring. Kollektiv læring vil si dele og analysere informasjon, få fram og reflektere rundt tilbakemeldinger fra kunder, samarbeidspartnere og andre, og utføre aktiv eksperimentering. Individuell atferd i en slik situasjon vil være:

• Stille spørsmål

• Dele informasjon

• Be om hjelp

• Eksperimentere med ny atferd

• Snakke om feilsteg

• Søke tilbakemeldinger

Hva skal til for å få til teaming?

Det trengs, ifølge Edmondson, en endring i mental innstilling. De fleste ledere har forstått at det er behov for horisontalt samarbeid, fleksibilitet og læring, men i praksis fastholdes tradisjonell innstilling allikevel. De snakker om viktigheten av nytenkning, læring og innovasjon, men i praksis er de operative og utfører den mentale innstillingen Edmondson kaller «organisere for å utføre». I denne innstillingen verdsettes kontroll og effektivitet i utførelse høyere enn innovasjon, eksperimentering og læring. Ledere tror at det er lederens jobb å ha svaret og fortelle andre hva de skal gjøre (og hvordan de skal gjøre det).

For å få til teaming trengs en endring i mental innstilling fra «organisere for å utføre» til «organisere for å lære». I denne orienteringen verdsettes innovasjon, eksperimentering, læring underveis i å oppnå sterke resultater. Ledere erkjenner at man vet ikke alt og har ikke alle svarene, og at vi må finne løsninger sammen. I tillegg så fasiliterer ledere at folk deler tanker og meninger, spør spørsmål og deler ideer så kollektiv læring fremmes. Lederen må skape arenaer for læring og legge til rette for at det kan skje, mer enn å ha sterke meninger og svar selv.

Hvordan lede for å få til teaming?

Edmondson er opptatt av at vi må lede for å fremme at folk tør å si det de mener og tenker, spør spørsmål, deler ideer, og våger å ta risiko gjennom å prøve og feile, samt kunne snakke om feil og problemer for å finne bedre løsninger.

Ledere kan ta følgende steg for å fremme teamingatferd og kollektiv læring:

• Handling 1: Ramme inn situasjonen så det fremmer læring (narrativ ledelse)

• Handling 2: Sørg for å skape et fundament av psykologisk trygghet

• Handling 3: Lær hvordan vi kan lære av feilsteg og problemer

• Handling 4: Lær å hjelpe folk å komme over forskjellighet

Les mer i boken «Teaming -How Organizations Learn, Innovate and Compete in the Knowledge Economy» av Amy Edmondson.