Sjefen og de ansatte møtes bare tre uker i året

15 unge filippinere kommer inn døren til rommet der sjefen fra Norge sitter. Sjefen, Erlend Bakke, er på sitt årlige besøk i Davao City sør på Filippinene og skal snart reise hjem. Nå vil de synge en farvelsang. De står i en halvsirkel foran ham med hvite tekstark i hendene. Musikk strømmer ut fra en datamaskin. Alle synger. Etterpå smiler og klapper de. På filmen kan vi høre Erlend Bakke, som har filmet seansen, juble bak kameraet. Han ønskes god reise. Bakke takker igjen. Den norske gründeren blir gjerne sunget for både når han kommer og når han reiser igjen.

– De er opptatt av karaoke, kirke og familie og er glade mennesker, sier Erlend Bakke.

Med kontoret i sekken

Det er et langt fra Filippinene til vindusbordet hos Baker Hansen i Sandvika, hvor gründer Erlend Bakke (32) nå sitter. Ute er novembermorgenen grå. Inne er det stearinlys på bordene og en variert bukett med morgengjester. Skoleelever og pensjonister. Men også forretningsfolk. Lesende på dokumenter. Tastende på telefoner og datamaskiner.

Bakke er gründer og leder for selskapene ­YouSpin, 3sixtyfactory og Mr.Outsorce. Hovedtjenesten er 360-graders presentasjoner av produkter til Internett. Bilder til presentasjonene tas i et studio på Alnabru i Oslo. Bilderedigering og arbeidet med nettpresentasjoner skjer på Filippinene.

Erlend Bakke praktiserer det forskerne gjerne omtaler som virtuell ledelse. Han veksler mellom å jobbe fra New York, London, Norge og Filippinene, og befinner seg sjelden på samme sted som sine ansatte. Mesteparten av tiden kommuniserer han med dem via videosamtaler, e-post og chat. Han jobber gjerne fra kafé, og kontoret får plass sekken: Bærbar datamaskin, scanner, en smarttelefon med headset og, for ikke å glemme, en lader. Alt får plass på det lille kafébordet.

Tvang seg frem

Han griper telefonen og åpner en app. På skjermen vises et par joggesko som dreier rundt i en jevn bevegelse. Du ser dem fra alle sider. Forfra, fra den ene siden, bakfra og fra den andre siden.

– 360-graders presentasjoner av produkter dobler salget og reduserer antallet returer. Returer er et av de største problemene til nettbutikker som selger klær, forklarer gründeren, som dro til Norge for å starte for seg selv etter først å ha fått sparken som branding-strateg i London i 2007 og deretter ha mislyktes med et gründerprosjekt i samme by.

– Hvorfor valgte du outsourcing til Filippinene og virtuell ledelse?

– Jeg begynte alene da jeg kom fra London, og fikk Viking Fottøy som kunde. De hadde 400 produkter, og for å lage én 360-graders presentasjon må du ta 24 bilder. Jeg hadde ikke råd til å ansette noen og gjorde alt selv. Jeg satt ved datamaskinen med en Red Bull ved siden av meg og jobbet til jeg fikk så vondt i musarmen at jeg måtte lære meg å bruke musen med venstre hånd.

Til slutt protesterte kroppen så kraftig at han fant ut at det ikke kunne fortsette. Løsningen ble outsourcing.

Virtuell rekruttering

For å få tak i de rette folkene, startet han med å lage opplæringsfilmer. I filmene viste han hvordan han redigerte bilder og laget presentasjoner, trinn for trinn, og snakket selv inn forklaringene. Han søkte etter folk på Filippinene via nettet, fikk 30 søknader og ba alle om å bruke opplæringsfilmene, lage en presentasjon og sende ham resultatet. Fem bestod testen, og disse ansatte han først i én måned.

– Jeg ville teste pålitelighet og se hvem som var mest keen. Jeg leter etter folk jeg liker å jobbe med som er opptatt av problemløsning. Folk som har en beginners mind. Jeg spør meg selv: Liker jeg deg? Kan jeg stole på deg? Har du pågangsmot?

Den ivrigste og mest behjelpelige av de fem søkerne var Rimmon Pancito. Han bodde da i en shanty town, en bydel hvor mange har små skur til hus, og jobbet fra en internettcafé. Nå er han leder og Bakkes forretningspartner, og jobber med over 20 ansatte fra kontorlokaler i byen.

Tre uker hvert år er Erlend Bakke på Filippinene for å jobbe med teamet, drive med teambuilding og sosiale aktiviteter. Det blir mye lek og sosiale aktiviteter. – Det er verdifullt å være sammen og trives, sier han.

Tre uker hvert år er Erlend Bakke på Filippinene for å jobbe med teamet, drive med teambuilding og sosiale aktiviteter. Det blir mye lek og sosiale aktiviteter. – Det er verdifullt å være sammen og trives, sier han.

Måler alt

Hvordan lede når de ansatte befinner seg så langt unna? I hverdagen bruker Bakke mange enkle og billige teknologiske løsninger, og han har noen ledelsesprinsipper han sverger til. Ett av dem er at han måler alt.

– Det du måler har du styr på, og hva du har styr på blir gjort. Jeg måler produksjon, markedsføring, arbeidstimer, antall salgssamtaler, nett-trafikk og mye annet. Hvis du ikke måler, klarer du ikke å holde styr på bedriften din. Uten målinger vet du ikke om du er på vei utfor et stup eller inn i et fjell.

Han har ansatt én leder i hvert av selskapene, men er ikke i kontakt med dem hver dag. Han mener at en feil mange gründere gjør, er at de blir bedriften.

– I 2010 ble jeg utbrent. Jeg var veldig sliten, fikk et panikkanfall og orket ikke å jobbe. Jeg trengte en pause. Hvis jeg da ikke hadde delegert og systematisert tingene på forhånd, ville det ha gått galt med selskapene.

Han opplever at delegering og virtuell ledelse gir ham frihet. Han får tid til å gjøre andre ting, og muligheten til å løfte blikket og få perspektiv på tingene. I fjor skrev han bok om nettopp frihet og outsourcing, og han holder foredrag om dette i New York. Byen som for tiden er det stedet han oppholder seg oftest.

The daily update

Smarttelefonen han har liggende på kafébordet verken piper eller ringer. Den står på lydløs. Bakke sier at han liker å jobbe fokusert og ha oppmerksomheten sin der han befinner seg. I den automatiske svarteksten han har på e-posten får man vite hvor man kan henvende seg med saker som virkelig haster. Han er likevel jevnlig i kontakt med ansatte og ledere, og Skype og e-post er kjerneverktøyene. Hver dag får Bakke eksempelvis tilsendt «the daily update» fra lederne sine.

– I den e-posten svarer de på tre spørsmål: Hva gjorde jeg i dag? Hvilke utfordringer hadde jeg? Hvilke spørsmål har jeg til deg? De bruker rundt 15 minutter på spørsmålene og sender svarene til meg. Det fungerer fint. Jeg leser, og finner ut fra dette ut om det er noe jeg må ta tak i eller ikke.

– Det de skriver sier noe om retning og effektivitet, og utover det trenger jeg ikke å vite så mye om det de gjør. Jeg pleier å skrive slike oppdateringer til meg selv også. Hva gjorde jeg i dag? Hvilke utfordringer hadde jeg? Hvilke spørsmål er det jeg ikke har fått svar på?

Han liker rutinemessige tilbakemeldinger, og sender også jevnlig ut e-post til kunder hvor han ber om tilbakemeldinger. Ideen er at det er bedre å spørre kundene om hva som kan gjøres bedre enn at de snakker sammen først når noe har gått galt.

Levende bilder

Bakke og de ansatte på Filippinene kommuniserer mye gjennom levende bilder. Hvis gjengen der nede har hatt teambuilding-dag uten sjefen til stede, sender de gjerne en filmsnutt. Slik oppdaterer de hverandre. Han griper telefonen for å illustrere. Holder den opp i luften, vender den mot seg selv, filmer og snakker til kamera. Han sier hei, forteller at han er i Norge og at han blir intervjuet. Han forteller at han snakker om hvordan de pleier å jobbe sammen og han forteller at han setter pris på de filmene de pleier å sende ham. I bakgrunnen, på utsiden av cafévinduet, passerer høstkledde nordboere i gråværet.

Han kan også logge seg på et kamera som befinner seg på kontoret på Filippinene, men han sier at han sjelden gjør det.

– Kameraet er der av sikkerhetshensyn. Jeg sitter ikke og følger med på alt de gjør. Jeg jobber bare med folk jeg stoler på, og er opptatt av å gi ansvar og myndighet. Hvis du gir tillit, får du tillit.

Her hjemme kunne både offentlige tilsyn og ansatte vært kritiske til kamera på kontoret, men Bakke sier han ikke har fått negative reaksjoner. Han forteller at de ansatte ofte vinker til ham hvis lyset på kameraet viser at han er logget på.

Bursdagshilsner

Den daglige e-postkommunikasjonen om oppgaver består gjerne av klare, korte beskjeder og oppfølgingsspørsmål, men på Skype snakker de også om andre ting, som familieliv. Bakke har bursdager og merkedager lagret i kalenderen sin, og har som rutine å sende e-post, en melding på chat eller en videohilsen for å gratulere de ansatte. Han har også bestemt at bursdager skal feires med kake på kontoret.

– Rimmon er mormoner, feirer ikke bursdager og skjønner ikke helt vitsen, men jeg synes det er viktig. Bursdager er en dag hvor alle kan sette pris på deg, sier Bakke, som også opptatt av selvutvikling.

Han har spurt lederne sine: Er det noe de har lyst til å gjøre her i livet? Hvordan ønsker de å vokse som mennesker? Hvordan har de lyst til å gi noe tilbake til samfunnet? Regina Evangelista, lederen i Mr.Outsource, ønsket å skrive bok og er medforfatter for en av Bakkes bøker. Rimmon Pancito, lederen i 3sixtyfactory, ville lære gatebarn data, slik at de senere kan få seg jobber i bransjen. Dette prosjektet har 3sixtyfactory satt igang.

– Man kan tenke at outsourcing til Filippinene er å utnytte billig arbeidskraft på andre siden av kloden?

– Det er tull. Mange av dem hadde dårligere jobber tidligere. Dette er en bra kontorjobb med høy status. Jeg er stolt av å jobbe sammen med dem, og som arbeidsgiver har jeg tatt med meg en del verdier fra Norge som ikke er så vanlige her. Jeg tenker at jeg skaper mer verdi og gir mer tilbake til samfunnet ved å drive selskaper på Filippinene enn jeg kunne gjort i Norge.

De viktige fysiske møtene

Men mister han noe når så mye av kommunikasjonen foregår virtuelt? Gründer Erlend Bakke må tenke seg om. Han kommer ikke på hva det skulle være. Virtuell kommunikasjon faller naturlig for ham. Men han mener at det er viktig å møte de ansatte, og hver vinter er han på Filippinene i tre uker for å jobbe sammen med teamet, drive med teambuildingsaktiviteter og ha det sosialt.

– Vi leier ofte et lokale, spiser mat og har sosialt samvær. Og vi synger alltid karaoke. Det er populært på Filippinene og jeg må alltid synge først. Jeg har sunget Sinatra og vært helt ute. Det synes de er morsomt.

Teambuildingen skjer gjerne på en annen øy. Der slapper de av og har ulike leker der de må samarbeide. Mange av aktivitetene er foreviget på bilder og film.

– Vi har det sosialt og det er mye lek. Jeg tenker at det er verdifullt å være sammen og trives. Målet er at folk skal gå kunne på jobb og trives der.

– Vil du si at du kjenner dine ansatte?

– Jeg kjenner noen, og jeg kjenner alle i lederne. Vi har hatt ansatte som ikke har fungert, og det er enda en grunn til at jeg er så opptatt av teambuilding og det sosiale. Det gjelder å ta vare på flinke ansatte. Det er som med kunder. Det er mer effektivt, lønnsomt og moro å ta godt vare på de du har enn å hele tiden skulle finne nye.

Les også: – Nye tider krever nye måter å lede på