Istock/SkyNext
3 råd når du skal gi tilbakemeldinger
Lest om ledelse. Frode Heldal, førsteamanuensis ved NTNU Handelshøyskolen, har snakket om det å gi tilbakemeldinger i et større intervju hos psykologisk.no.
Han sier der at et viktig utgangspunkt er forstå relasjonen tilbakemeldingen blir gitt. Man må ha tillit til den som gir tilbakemelding, det bør være noe man respekterer og man må stole på at tilbakemeldingen er ærlig, sier Heldal i intervjuet.
Ulike råd om hvordan man gir tilbakemeldinger har ikke samme effekt hvis ikke det grunnleggende er på plass.
En god tilbakemelding skal ifølge Heldal være konkret, timet, og konstruktiv. I tillegg skal den være forstått inn i en relasjon og en situasjon.
Heldal gir hos psykologisk.no flere råd om tilbakemeldinger. Dette er tre av dem:
-
Vær konkret, men ikke for konkret
To fallgruver: Lite konkrete tilbakemeldinger, av typen «dette er bra», kan gi en god følelse, men bidrar ikke konstruktivt utover det. Motsatt: hvis tilbakemeldingen blir for konkret, kan det bli «micro management» som oppleves som pirk på småting. Det viktigste i en god tilbakemelding er at mottakeren forstår budskapet, understreker Heldal. -
God timing betyr noe
Det er ikke alltid det passer å gi tilbakemelding, poengterer psykologen. Hvis medarbeideren eksempelvis står midt i en annen oppgave, er det ikke sikkert at han eller hun er mottagelig for informasjon. Det samme gjelder man har dårlig tid. Psykologen gir hos psykologisk.no råd om at det kan være lurt å lage en struktur rundt tilbakemeldinger, slik at medarbeiderne er forberedt på når tilbakemeldingene kommer. Han mener det beste er en arbeidskultur der man gir hverandre tilbakemeldinger med en gang. -
«Ros i plenum, ris på enerom»
Dette er et tilbakevendende råd om tilbakemeldinger, og Heldal har det også med på sin liste. Ingen liker å tape ansikt. Hvis du irettesetter medarbeidere mens andre hører på, kan den som får kritikken reagere med å trekke seg tilbake eller bli sint. De fanger dessuten sjelden opp innholdet i tilbakemeldingen, ifølge psykologen.
Han viser til at noen ledere velger å irettesette medarbeidere foran andre fordi de tenker at det har en symbolsk verdi. Da får du kanskje vist at du er sjef, men det er sjelden klokt, mener Heldal. Han minner om at symbolikken i en sterk leder som irettesetter i plenum i verste fall går over i en fryktkultur hvor ingen tør å opponere eller si fra. Det handler selvfølgelig om måten du sier ting på, men du skal ha god sosial teft for å gi «ris» på en god måte i plenum.
Selv om det finnes grep man kan ta som leder, så tar det tid å bli flinkere til å gi tilbakemeldinger, understreker Frode Heldal.
Det handler blant annet om å forstå sin egen rolle og hvem det er man gir tilbakemelding til.
I intervjuet snakker han også om det å ha en god tilbakemeldingskultur i organisasjoner. Dét starter med å skape trygge nok rammer til å faktisk kunne bygge en slik kultur.
