Slik tar du også den vanskelige personal­samtalen på skjerm

I «disse tider» har norsk arbeidsliv lært seg å jobbe, møtes og prates digitalt. De fleste av oss har hatt møter via Teams, Zoom eller andre digitale plattformer. Og alle verdens konsulenter gir oss gode råd (gjerne 10 av gangen) på epost og LinkedIn om hvordan man skal få mest ut av det digitale møtet.

Men: I disse tider på året starter mange også med medarbeidersamtaler, lønnssamtaler og andre typer en-til-en «personalsamtaler». I tillegg må kanskje noen ledere ta den vonde praten med ansatte som må sies opp, permitteres eller «nedbemannes».

«Båndbredde»

Even Bolstad, daglig leder i HR Norge.

Foto

HR Norge.

Hvordan tar man disse personlige, gjerne litt formelle samtalene dersom man må gjøre dem digitalt? En ting er et vanlig stabs- eller morgenmøte på Teams, men den vanskelige samtalen, der blikk, kroppsspråk og kanskje til og med en klem eller i alle fall et lite klapp på skulderen «hører med» – hvordan gjør vi det «på skjerm»?

Når samtalen er over, logger sjefen av, og da kan det hende at mer enn skjermen går i svart.

Daglig leder i HR-Norge, Even Bolstad, påpeker at det derfor er ekstra viktig å følge opp en slik type samtale når den er gjort digitalt.

– I de vanskelige samtalene handler mye om «båndbredde», ikke digitalt men om muligheten til å kunne fange opp det som er av non-verbal kommunikasjon. Det er vanskeligere via en skjerm, sier han.

– I tillegg gjør digitale løsninger det mer krevende å vite hva som skjer med den i andre enden etter at man trykker på knappen for «leave meeting».  

Bolstad mener at det derfor er ekstra viktig for en leder å aktivt oppfordre den ansatte til å stille spørsmål dersom man har gjennomført en samtale digitalt.

– Det gjelder også etter at møtet er avsluttet. Det er ikke så lett å gripe fatt i hverandre ved kaffeautomaten når alt skjer digitalt. Å avtale å ta en rask check-in en dag eller to etterpå kan derfor være fint å bygge inn som en del av oppsummeringen på slutten av møtet, sier Bolsad.

En slik check-in kan også gjøres mer spontant, hvis du som leder skjønner at den ansatte har fått mye å tenke på, påpeker HR Norge-sjefen.

Når rammefaktoren er som den er

Even Bolstad er tydelig på at type «vanskelige samtaler» – som medarbeidsamtaler, utviklingssamtaler eller verre, samtaler i forbindelse med oppsigelse – som hovedregel bør tas «ansikt til ansikt» og ikke via nettet.

– Telefon er bedre enn Messenger, Teams er bedre enn telefon, og fysisk møte er bedre enn Teams, konstaterer han.

– Samtidig er det viktig at det beste ikke blir det godes verste fiende. Rammefaktorene er som de er. Derfor handler mye også om å gjøre det beste ut av det, i stedet for å fokusere på hva som hadde vært det optimale.  

Leger og psykologer gjør det jo

Mange har nok fått seg en aha-opplevelse og høstet gode erfaringer nå i perioden med lockdown, minner Bolstad om.

– Noen av oss opplever kommunikasjonen som skjer gjennom korte, hyppige fjes-til-fjes møter på skjerm like bra og ofte bedre enn å gli rundt hverandre i et kontorlandskap.

Telefon er bedre enn Messenger, Teams er bedre enn telefon, og fysisk møte er bedre enn Teams

– Gjelder dette også de krevende samtalene? spør han, og forsøker å svare selv:  

– Jeg hører med stor interesse at de fleste legekonsultasjoner fungerer helt utmerket på nett. Og at til og med psykologene rapporterer om at de opplever digitale konsultasjoner som et bra alternativ. Da bør man også kunne klare jobbsamtaler, selv om de er krevende.

Trenger en god relasjon i bunn

– Mye handler om å ha en god og tillitsfull relasjon. Har man det i bunn, går det meste greit. Også på digitale flater, sier Even Bolstad.

I tillegg gjelder de samme reglene som for fysiske møter av samme slag:

Sett av romslig med tid, ikke ha nye møter «vegg-i-vegg», ha klare budskap, vær lyttende og konstruktiv og sørg for gode oppsummeringer både i møtet og i form av et lite memo i etterkant.

– Er det noen typer samtaler mellom «leder og medarbeider» som passer bedre/dårligere enn andre å ta «på skjerm»?

– Så lenge man snakker i saks-dimensjonen, bør det meste gå greit. Men desto mer emosjonelt utfordrende en samtale er, desto viktigere er det å kunne fange opp den non-verbale kommunikasjonen. Type oppsigelsessamtale er da antakelig noe av det mest krevende å gjøre på Teams.  

Ny typer medarbeidersamtaler

Når det gjelder medarbeidersamtaler har koronasituasjonen satt fart i en utvikling som allerede før krisen var på vei inn i mange virksomheter, påpeker HR Norge-lederen.

– Vi ser en tydelig trend at det går mot mer og flere kontinuerlige forventningsavklaringer der raske og hyppigere tilbakemeldinger vinner terreng fra de mer monumentale årssamtalene med rigide skjemaer.

Ifølge Bolstad gir hyppige samtaler oppfølgingen av ansatte et «push» og bidrar til praktisk samtaletrening for begge parter, som er der det ofte svikter når de klassiske medarbeidersamtalene viser seg fra sin verste side.

– Jeg tror digitale flater kommer til å akselerere denne utviklingen. Det betyr ikke at man ikke skal ha struktur eller oppsummeringer. Men at man blir mer lettbent, uten å bli lettvint. I tillegg er det viktig å sørge for at de litt dypere diskusjonene om utvikling også får både tid og plass, sier han.  

Dårlige samtaler gir dårlig resultat

Denne utviklingen bunner, mener Bolstad, i kunnskap om at det som oppleves som en god samtale, ofte gir positiv effekt på prestasjon og resultat, mens det som oppleves som en dårlig samtale gjør det motsatte.

– BI-professor Bård Kuvås har vel spissformulert det som at «det er bedre å ha ingen samtale enn en dårlig samtale». Og den formuleringen er det mye klokt i. 

Even Bolstad viser til undersøkelser fra HR Norge og EY at der det ofte svikter når det gjelder medarbeidersamtaler handler om oppfølgingen av den kunnskapen man får i 1-1 samtaler.

Ledere «vet» ofte hva som er kompetansegapet i virksomheten både på individ og gruppenivå, men man klarer like vel ikke å løfte denne kunnskapen opp og eller agere på det.

– Her er altså utgangspunktet ofte svært dårlig. Dermed har man også lite å tape dersom man gjør samtalene tettere, hyppigere og gir litt mer rom til samtalepartnere som er dyktige og stoler på hverandre, sier Even Bolstad.