Forberede en tøff samtale? Her er et par gode råd

Publisert: 29. januar 2019 kl 11.02

Oppdatert: 18. februar 2019 kl 09.25

LEST OM LEDELSE: Joseph Grenny, skribent, foredragsholder og forfatter av flere bøker om ledelse, skriver i et innlegg hos Harvard Business Review om hvordan han mener man bør forberede seg til vanskelige samtaler. For eksempel det å si opp en ansatt.

Bakgrunnen er at han og kollegene i 30 år har undersøkt hva som er «beste praksis», skriver han. Akkurat hvordan de har undersøkt det, sier ikke innlegget noe om, men Grenny er ikke imponert over måten folk takler vanskelige samtaler på:

«Vi har brukt tusenvis av timer på å observere hvordan folk håndterer disse øyeblikkene, og det vi observerer igjen og igjen er dessverre: når det gjelder som mest, gjør vi det som dårligst. Vi viker tilbake eller bruker tvang, vi forvirrer eller overdriver, kjemper for vår sak eller forsvarer oss».

Når det gjelder som mest, gjør vi det som dårligst.

Forbered deg

Joseph Grenny mener at nøkkelen til å håndtere vanskelige samtaler bedre ligger i forberedelsene, og at det viktigste er å forberede seg på fire områder: hold orden på motivene dine, forbered deg følelsesmessig, innhent de fakta på forhånd og vær nysgjerrig på den andres argumenter; hvis du lytter med tillit og vennlighet får den andre mindre behov for å vise motstand.

Skal du snart ha en vanskelig samtale? Her er essensen i to av Grennys kanskje vanskeligste råd. Les, og vurder om du finner noe som du tror du kan ha nytte av:

Saken fortsetter under annonsen

Hold orden på motivene dine
Hvis vi føler oss stresset eller truet, blir vi fort kortsiktige og egoistiske, skriver Grenny. Vi vil vinne, vi vil unngå konflikt etc. Forsøk å nullstille, er hans råd. Spør deg selv: Hva er det jeg egentlig vil? Hva vil jeg for min egen del? Hva ønsker jeg for den andres del? For relasjonen? For andre involverte?

Grenny kom før en oppsigelse til at han ønsket å gjøre det som var best for kunder og teamet, men at han også ønsket å være en som brydde seg om folk; en som ville hjelpe den ansatte til å finne en jobb som passet ham bedre. Da Grenny koblet disse motivene fikk han en annen tilnærming til samtalen.
Forbered deg følelsesmessig
Er du sint, redd, såret eller defensiv? Dette kan handle om hvilke historier vi forteller oss selv om den andre, hevder Grenny, og viser til at ledere som skal si opp noen gjerne ser seg selv som offeret og ansatte som «skurken». De selv har gjort «alt», likevel har ikke den ansatte forbedret seg. Han eller hun er «lat», «umotivert» etc.

Grennys råd til ledere er: Vær oppmerksom på de historiene du forteller deg selv, og snu dem slik at du går fra å være offer til å bli en som handler. Og - se på den andre som et menneske, ikke en «skurk». Se videre på din egen rolle i dette, og spør deg hvorfor personen gjør det han gjør.

Grenny selv innså at han hadde gitt den ansatte lite tilbakemeldinger og støtte. Han så også at den ansatte hadde forsøkt å endre seg, men at han ikke fikk brukt de sterke sidene sine i denne stillingen. Konklusjonen han var: Det var en bra mann – i feil rolle. Dermed endret også Grennys følelsene seg. Han følte mer respekt og ble mer løsningsorientert.

Joseph Grenny skriver hos Harvard Business Review at oppsigelsessamtalen han omtaler (anonymt) ikke gikk bare bra. Underveis i samtalen fortalte den ansatte om en stressende hverdag og han innså at han ikke var rett mann for jobben. Tonen var etter forholdene god, men det viste seg at det var vanskelig for ham å finne ny jobb. Til tross for støtte fra tidligere ledere og kolleger.