Slik sier du nei uten å være krass

Du sitter med en viktig oppgave og trenger egentlig mest av alt å konsentrere deg, uavbrutt.

Plutselig hører du fra siden: «Unnskyld. Beklager å forstyrre altså, men jeg har ingen andre å spørre. Kan du hjelpe meg?»

Hva gjør du? Sier du «Sorry, har ikke tid», eller finnes det bedre måter å gjøre det på, uansett hvor nedlesset i arbeid du er?

Ifølge kommunikasjonsrådgiver og ekspert på lederkommunikasjon, Judith Humphrey, går det an å løse en slik situasjon på en mer skånsom måte. Du kan være der for personen som trenger hjelp samtidig som du forklarer at du ikke har tid akkurat nå, uten at noen blir såret.

Hun anbefaler å følge tre enkle steg.

Stopp opp og lytt

Hvis noen ber deg om hjelp, prøv å unngå å se en annen retning, gjemme deg bak hodetelefoner eller avvise dem blankt. Det er svært enkelt å ty til svar som «kan det vente?» eller «har ikke tid». Det er ikke vanskelig.

Det virkelig vanskelige er faktisk å stoppe opp, ta seg tid til å lytte i to minutter. Kanskje kan du faktisk bidra. Har du ikke tid, si at du kan komme bort senere. Kan du ikke hjelpe, så har du i alle fall lyttet og prøvd, skriver Humphrey hos magasinet Fast Company.

• SELVUTVIKLING OG LÆRING Disse filtrene begrenser oss

Unngå favorisering

Hvis du først skal hjelpe noen – hvem prioriterer du? Sjefen eller den nyansatte?

Ifølge Humphrey skal man være veldig forsiktig med å svare på dette spørsmålet.

– Favorisering er like ille som å hoppe rett til unnskyldningene. Hvis en ansatt ber en mellomleder om hjelp, men får som svar: «beklager, har et møte med ledelsen», så sier han eller hun egentlig «det er mennesker her som er viktigere for meg enn det du er», skriver Humphrey.

Ledere må vise respekt både oppover og nedover, mener kommunikasjonseksperten, og understreker viktigheten av å gjøre seg tilgjengelig selv om det passer dårlig akkurat der og da.

– Hvis en ansatt stikker hodet innom kontoret ditt og du har dårlig tid, gjør deg tilgjengelig gjennom å foreslå et nytt tidspunkt enten senere på dagen eller tidlig dagen etterpå.

• FOR MYE AV DET GODE Samarbeidets negative sider

Vis støtte og entusiasme

Selv om du har dårlig tid går det an å si nei uten å være krass. Humphrey anbefaler et par teknikker:

• Hvis du ikke forstår problemet, er det lett å si nei. Si heller «fortell meg mer».

• Hvis du har dårlig tid, er det lett å unnskylde seg med det. Si heller «spennende, hjelper gjerne til, men kan vi ta det i morgen?»

• Hvis du ikke har den riktige kompetansen, er det vanskelig å motivere seg til å hjelpe. Si heller «jeg er sannsynligvis ikke riktig person, men jeg vet akkurat hvem du kan spørre».