Tzogia Kappatou - Dreamstime
Slik lager du gode varslingsrutiner
Hvordan lager du gode varslingsrutiner som både beskytter varsleren og som legger til rette for faktisk endring?
I en Fafo-rapport fra 2016 fant forskerne at mange opplever at varsling får personlige konsekvenser for dem, og at varslingen sjelden fører til noen endring. Dette gjorde at få varslere valgte å varsle flere ganger. De fant imidlertid også at de virksomhetene som hadde tydelige varslingsrutiner, opplevde hyppigere varsling, færre personlige konsekvenser for varsleren, samt flere faktiske endringer som følge av varslingen.
I juli 2017 ble arbeidsmiljølovens kapittel om varsling endret til at alle virksomheter med minst fem ansatte, må utarbeide skriftlige varslingsrutiner. Det omfatter de aller fleste virksomheter.
– Hvis du har to faste ansatte og tre deltidsansatte, så gjelder reglene fortsatt. Det skal en del til for å komme seg unna de nye varslingsrutinene, sa Eivind Arntsen, advokat i Brækhus advokatfirma, under et webinar om varsling han holdt sammen med advokat Ida Sandbakken i samme selskap.
– Regelen sikrer mer presise regler for arbeidstakere som sier fra om kritikkverdige forhold i virksomheten. Og bra er det, for varsling er en del av et godt arbeidsmiljø. Det skal være både lov og mulighet til å si fra om noe man er uenig i, tilføyet Sandbakken.
Effekten av varsling
Varslingsutvalget ble oppnevnt i slutten av 2016 for å gjennomgå og vurdere varslingsreglene i arbeidsmiljøloven.
I den offentlige utredningen (NOU 2018:6) som fulgte, kom de fram til dette som hovedfunn:
«Varsling har størst verdi der varselet blir tatt på alvor, varsleren blir tatt vare på, og hvor det iverksettes adekvate prosesser umiddelbart for å få avklart om det foreligger kritikkverdige forhold, og der det eventuelle kritikkverdige forholdet bringes til opphør».
Videre kommer de med en anbefaling:
«Spørsmålet som virksomhetene må stille seg er hva som kan ha skjedd og hvorfor, og ikke hvem det er som har sagt fra om det kritikkverdige forholdet».
«Kritikkverdige» forhold
– For at det skal bli sett på som varsling, så sies det at det må legges fram for personer som har muligheten til å endre på det, for målet med varsling er å endre en kritikkverdig situasjon, forteller Ida Sandbakken, advokat i Brækhus (foto: Brækhus).
Varsling er en ytring som gjelder kritikkverdige forhold på arbeidsplassen, som mangler, feil og ulovlige forhold. Og arbeidstakere har rett til å si fra om kritikkverdige forhold. Det er verdt å merke at de har rett, ikke plikt.
Men hva kan egentlig disse kritikkverdige forholdene være?
Ifølge Arntsen og Sandbakken finnes det ingen offisiell definisjon av hva dette er, så dette må ofte vurderes i hvert enkelt tilfelle. Men i utgangspunktet er kritikkverdige forhold ment å omfatte forhold som er i strid med lover og regler, virksomhetens retningslinjer eller den allmenne oppfatningen av hva som er etisk.
– Her er det viktig å huske at kritikkverdig ikke er det samme som å være kritisk til. Misnøye eller uenighet om hvordan ting skal gjøres trenger betyr ikke at situasjonen er kritikkverdig. Det er for eksempel ikke grunnlag for varsling hvis du ønsker mer lønn eller mer fri, forklarte Sandbakken.
Andre typisk ikke-kritikkverdige forhold er ifølge Arntsen og Sandbakken politiske ytringer, faglige ytringer, personlige forhold og ting som er allment kjent.
– Hva som karakteriseres som risikofaktorer eller kritikkverdige forhold vil imidlertid variere fra arbeidsplass til arbeidsplass, så det er viktig at dette avklares på forhånd, slik situasjonene enkelt kan identifiseres og varsles om når de oppstår, la Arntsen til.
I den offentlige utredningen NOU 2018:6 forsøkte Varslingsutvalget å spesifisere hva et kritikkverdig forhold innebærer, og kom fram til denne listen:
- Korrupsjon og annen økonomisk kriminalitet
- Forhold som setter personers liv og helse i fare
- Manglende oppfyllelse av krav til personvern og informasjonssikkerhet
- Myndighets- eller maktmisbruk
- Arbeidsmiljø som ikke oppfyller kravene til arbeidsmiljøloven
- Forhold som utgjør fare for klima og miljø
Anonym varsling
Eivind Arntsen, advokat i Brækhus (foto: Brækhus).
Det er ingenting i regelverket som pålegger en virksomhet i å ha anonym varsling. Faktisk er full anonymitet mindre vanlig, og i mange tilfeller også mindre effektiv enn de tilfellene hvor varsleren er kjent, forklarte Arntsen og Sandbakken.
– Det er mange ulemper med helt anonym varsling. Det gjør det vanskeligere å nøste opp i sakens faktiske forhold, siden man mister muligheten til å kontakte varsleren i ettertid. Da blir det også vanskeligere å løse saken, sa Sandbakken.
Det finnes imidlertid noen fordeler med å åpne for anonymitet. Det senker terskelen for varsling, samtidig som risikoen for trynefaktor blir redusert. Dessuten gjør det at sjansene for represalier for varsleren blir svært lave.
– Dette er noe hver enkelt virksomhet må ta stilling til, men vanligvis holder det med konfidensiell varsling – hvor varslerens identitet bare er kjent for den det blir varslet til, sa Arntsen.
Forbudte represalier
I Fafo-rapporten fra 2016 ble det forklart at flere arbeidstakere opplevde å bli utsatt for represalier på grunn av varsling. Det er ulovlig. Arbeidsmiljøloven sier klart og tydelig at det er forbudt med gjengjeldelse mot varsler. Det skal være trygt å varsle, helt uten risiko for å bli utsatt for «enhver form for negativ behandling fra arbeidsgiver som har sammenheng med at det er varslet».
Gjengjeldelse omfatter blant annet disse aktivitetene:
- Endring eller fratakelse av arbeidsoppgaver
- Forbigåelse
- Omplassering
- Skriftlig advarsel
- Oppsigelse
- Avskjed
- Utfrysing og baksnakking.
Når gjengjeldelse skal bevises er det likevel krav om at det finnes en årsakssammenheng. Arbeidstaker kan fortsatt bli utsatt for eksempelvis vanlig konkurranse om stillinger og endring i arbeidsoppgaver, hvis det ikke har sammenheng med varslingen.
– Og falske varsler gir ikke vern mot gjengjeldelse. Hvis det for eksempel er en ny stilling og flere konkurrere om den, så leverer den ene kandidaten et varsel mot den andre for å «vinne». Hvis dette er et falskt varsel, gir ikke dette rett på vern mot gjengjeldelse, sier Sandbakken.
Dette må en varslingsrutine inneholde
En varslingsrutine skal utarbeides i samarbeid med medarbeidere og tillitsvalgte, og skal være både skriftlig og lett tilgjengelig for alle arbeidstakerne.
Ut over det må en varslingsrutine minimum inneholde følgende punkter, ifølge Arntsen og Sandbakken.
1) En oppfordring til ansatte om å varsle om kritikkverdige forhold
- Et signal om at det er ønskelig at det varsles om kritikkverdige forhold og at varslerne vil bli tatt imot på en god og seriøs måte.
2) Framgangsmåten for varsling
Varslingsrutinen skal klargjøre:
- Hvem det skal varsles til.
- Hvordan det skal varsles.
- Om det eventuelt skal varsles til et eksternt varslingsorgan.
- Eventuelle rutiner for anonym varsling.
3) Framgangsmåten for mottak, behandling og oppfølging av varslingen
Varslingsrutinen skal klargjøre:
- Hvem som skal motta og ha ansvar for oppfølging av varsel om kritikkverdige forhold.
- Hvem som har ansvaret dersom varselet gjelder kritikkverdige forhold hos den som normalt mottar varselet, for eksempel hvis varslet gjelder lederen.
Utvidet innhold
I tillegg til de tre minimumspunktene bør en varslingsrutine ifølge Arntsen og Sandbakken også inneholde utdypet informasjon om:
- Hvem som kan bruke varslingsrutinene.
- Om varsling er en rett eller en plikt.
- Hvilke saker som teller som kritikkverdige forhold.
- Hvem det varsles til.
- Hvordan varsleren følges opp.
- Hvordan varsleren er beskyttet mot gjengjeldelse.
- Hvordan virksomheten håndterer feilaktige varsler.
Kilde: Ida Sandbakken og Eivind Arntsen, Brækhus advokatfirma
Trenger du å fornye verktøykassa?
Bla deg gjennom våre lederverktøy for gode tips, triks og faglig påfyll.
Gå til lederverktøy.
