Dette er god lederkommunikasjon

Kommunikasjon blir i mange undersøkelser dratt fram som en av de viktigste egenskapene hos en leder. God kommunikasjon er viktig i oppgangstider, og kanskje enda viktigere i tider med turbulens og store omstillinger. Men hva er egentlig god lederkommunikasjon?

– I Norge er vi veldig komfortable med uformell, daglig og flatere samtale. Vi har ikke et like stort behov for den hierarkiske kommunikasjonen som er så vanlig i veldig mange andre land. Dessuten er vi mer komfortable med stillhet og mindre entusiasme. Men kommunikasjon vil alltid være situasjonsbestemt. Og man kan velge, hver eneste dag, hvilken atmosfære man skal skape i rommet man går inn i, sier Gillian Warner-Søderholm.

• BEDRE LEDERKOMMUNIKASJON Slik finner du lederstemmen din

Warner-Søderholm er førsteamanuensis ved Handelshøyskolen BI har, og sammen med assistent Annika Søderholm har hun gjennomført en studie for å finne ut hvordan medarbeidere i norske organisasjoner foretrekker at deres ledere kommuniserer. 801 medarbeidere fra alle deler av Norge har deltatt i undersøkelsen.

Diagrammet under viser hvordan de 801 deltakerne vurderer ulike typer lederkommunikasjon, på en skala fra 1 til 5.

Artikkelen fortsetter under figuren.

De blå søylene viser hva norske arbeidstakere i aller størst grad liker eller har behov for at lederen bruker tid på i kommunikasjonen sin:

• Problemløsingsfokus handler om å redusere kaos og motstridene krav gjennom åpen og presis kommunikasjon, som gjør det enklere for de ansatte å finne løsninger på hverdagslige jobbrelaterte problemer.

• Hensyn handler om å vise empati. Her viser lederen gjennom kommunikasjon at han eller hun greier å se ting fra de ansattes perspektiv.

• Konfliktløsingsfokus dreier seg om at lederen skal kartlegge situasjonen og bruke tid på å få folk til å snakke sammen og jobbe for en felles løsning.

De røde søylene viser hvilke aktiviteter norske arbeidstakere enten ikke liker eller ikke har behov for at lederen bruker tid på:

• Produksjonsfokus: Norske arbeidstakere liker best autonomi og tillit, ikke detaljstyring. Det er derfor ikke populært med kommunikasjon som bare handler om produksjonsmål og konkurranse.

• Framsynthet: Framsynthet handler om å planlegge framtiden med tall, detaljer og trender. Norske arbeidstakere er ikke glade i dette. De liker best autonomi.

• Overtalelsesevne handler om å ha evne til å overbevise og argumentere. I mange land er dette en ettertraktet egenskap, men ikke i Norge. Norske arbeidstakere setter mer pris på ledere som stoler på dem og lytter til dem i stedet for å overtale dem.

Hvem er jeg?

Warner-Søderholm sier at det kan være vanskelig å vite hvilken type kommunikasjon som definerer seg selv som leder. Hvis man er usikker, kan det faktisk derfor være så enkelt som å spørre.

– Sett deg ned framfor gruppen din, og spør dem rett ut: «Hva karakteriserer min kommunikasjon, og hvordan kan jeg kommunisere bedre med dere for at dere skal ha det bra samtidig som dere oppnår de resultatene bedriften er avhengig av?»

• KONFLIKTLØSER Hvordan gå fra konflikt til kommunikasjon

Spesielt blir det viktig å være rask og direkte når man ser hvor høyt norske arbeidstakere setter konfliktløsingsfokus, sier Warner-Søderholm.

– Hensyn er viktig, men i stedet for å snakke rundt hverandre og avtale møter for å avtale møter så bør man i Norge ta ting umiddelbart, og på et lavt nivå. Ta de involverte menneskene til side og løs opp i problemene deres der de finnes. De dekker man både problemløsing, hensyn og konfliktløsing, sier hun.

– Det handler om situasjonen

Resultatene ovenfor er det norske arbeidstakere liker og forventer. Men preferanser kan forandre seg fra person til person, fra møte til møte, fra land til land – fra situasjon til situasjon. Da bør kommunikasjonen gjøre tilsvarende, altså være situasjonsbestemt, mener Warner-Søderholm.

– Situasjonsbestemt kommunikasjon er nøkkelen. Vi er så globale nå, og det er så få grenser i kommunikasjonen. Det er ikke bare én kommunikasjonsform som fungerer, så drivkraften bak kommunikasjonen må være proaktivitet og entusiasme.

– Hvem skal du møte og hva vil du oppnå? Dette er spørsmål du må svare på i forkant av kommunikasjonen. Vi løper fra møter til møter hele dagen, så hvorfor er vi ikke forberedt? Kommunikasjonen blir så mye tryggere og bedre hvis man forbereder kommunikasjonen sin ut ifra hvem man skal møte og hva man vil oppnå, sier førsteamanuensisen.

• KOMMUNIKASJONSBRUDD Hvordan starte opp igjen etter kommunikasjonsstopp

«With great power…»

Situasjonsbestemt kommunikasjon er et kraftig verktøy, sier Warner-Søderholm, men med kraftige verktøy kommer også stort ansvar. For god, situasjonsbestemt kommunikasjon og kunnskap om kulturer, kan også misbrukes.

– Man kan for eksempel utnytte kulturer som er mer lavmælte eller passive i kommunikasjonen sin, og overkjøre dem totalt. Det kan gi gevinster på kort sikt, men på lang sikt risikerer man å miste mange samarbeidspartnere.

5 kommunikasjonsråd til norske ledere

Basert på resultatene i undersøkelsen kommer Gillian Warner-Søderholm og assistens Annika Søderholm med fem råd til ledere som ønsker å kommunisere i tråd med norske arbeidstakeres preferanser: