Hverdagen kommer i veien for gode møter

Møtetid. Agendaen ble sendt ut søndag kveld. Møtet blir holdt mandag morgen. De fleste er passive deltakere, og bare noen få kontrollspørsmål blir stilt. Det dårlig planlagte møtet ender i uklare beslutninger.

– Lederne kommer til møtene med mye annet i tankene, og rekker ikke alltid å forberede seg godt, selv om det er viktige beslutninger på møteagendaen. De som har forberedt seg, kommer med mer gjennomtenkte synspunkter enn de som skyter fra hofta i møtet, sier Knut Ivar Karevold. Han er førsteamanuensis hos BI og director og science i Decisions AS.

Sammen med administrerende direktør i Decisions AS, Jørgen Solberg, har Karevold skrevet innlegget «Dårlige møter gjør smarte dumme» i BI Business Review. Dårlig tid, dårlig møteledelse og dårlige forberedelser gjør at smarte ledere ofte fatter dårligere avgjørelser sammen enn alene, mener de.

11 milliarder kroner i dårlige møter

Karevold og Solberg påpeker at ifølge nyere forskning så vil dårlige planlegging av møter føre til at nye alternativer ikke kommer fram og at motforestillingene ikke blir avdekket. Dårlig planlegging skaper grobunn for enfoldige beslutninger.

Norske ledergrupper bruker omtrent halvparten av arbeidstiden sin på møter. Altfor mange av dem av sørgelig svak kvalitet. 40 prosent av norske toppledere, i både privat og offentlig sektor, opplever at tiden de bruker i møter er bortkastet. Dette ifølge førsteamanuensis ved psykologisk fakultet ved Universitetet i Oslo, Henning Bang.

Selv om ledere kan tingene sine godt, så kan det være stress og følelser involvert

Disse dårlige møtene koster samfunnet 11,3 milliarder kroner hvert år – eller 18.000 årsverk, ifølge sjeføkonom Terje Strøm i utredningsbyrået Ny Analyse.

Dette har vi ikke råd til lenger, mener Karevold og Solberg. «Vi har ikke lenger råd til sent leverte agendaer, møter uten tid til diskusjon, dårlige møtereferat og usikkerhet rundt hva som ble vedtatt og hvem som fikk ansvaret for oppfølging og gjennomføring.», skriver de i innlegget.

Møteplanleggingen blir hindret

Det finnes mange meninger om effektiv møteledelse. Gode forberedelser, tydelig agenda og møtedisiplin går igjen. Man bør ikke ha med for mange personer i møtet. Man må konkludere og delegere.

• Les mer: – Nesten halvparten av tiden vi bruker i møter er bortkastet

Karevold og Solberg mener imidlertid at det er andre ting som må på plass, og skriver at ledere trenger tilgang til ny og intelligent teknologi, noe som vil skape nye rammer for å være produktiv og for å skape god samhandling i ledergruppen.

–  Selv om ledere vet hvordan de skal planlegge og lede møter, rekker de ikke dette i en hektisk hverdag. Noen føler at det for tungvint og tidkrevende å forberede møtene. Andre oppgaver kommer først, sier Karevold til Dagens Perspektiv. 

Decisions AS utvikler verktøy for nettopp møteledelse. 

– Decisions er et verktøy som leder ledergruppen gjennom en god beslutningsprosess. Det gjør at alle møtedeltakerne får de samme opplysningene, og at alle får sagt sin mening. Verktøyet vil for eksempel gi oversikt over tidligere beslutninger, og beslutninger som gjenstår, og man kan også sende ut spørsmål til møtedeltakerne i forkant. Deretter kan det brukes til å styre møtet og diskusjonen slik at alle spørsmål og motforestillinger kommer fram før beslutningen tas.