Sjefen kan se deg overalt – hvis hen vil

Den digitale utviklingen i arbeidslivet har i stadig større grad gjort det mulig å overvåke ansatte i bedriften. Digitale arbeidsverktøy er blitt vanlige og uvurderlige, men i tillegg til åpenbare gevinster kan disse også gi betydelige personvernutfordringer.

Det er nemlig utallige digitale hjelpemidler på ansattes jobb-pc og jobb-mobil, som registrerer store mengder opplysninger om ansatte som bruker dem, viser en kartlegging som Datatilsynet nylig har foretatt.

Det kan være vanskelig for arbeidstakeren å ha oversikt over hvilke opplysninger som samles inn, hva som lagres om dem og hva disse opplysningene blir brukt til.

Avansert overvåking mulig

Dessuten finnes det programvarer på markedet i dag som gir enorme muligheter til detaljkartlegging av hva en arbeidstaker foretar seg, også utenfor arbeidstiden. Spørsmålet er om og hvor mange sjefer som lar seg friste av det tvilsomme potensialet som ligger i disse programmene.

«Mulighetene i disse verktøyene til å samle inn opplysninger kan også bevisst bli brukt av arbeidsgivere for å overvåke og kontrollere ansatte», advarer Datatilsynet.

• Les også: Store kunnskapshull om digital overvåking

Det finnes svært lite kunnskap om utbredelsen av overvåking og kontroll av ansattes digitale arbeidsverktøy i Norge, og hvordan arbeidstakerne opplever dette. Derfor har Datatilsynet laget rapport «Sjefen ser deg?» som konsentrerer seg om kontroll og overvåking av ansattes pc og mobiltelefon.

I arbeidet med den testet det også tre utenlandsk-produserte programvarer for overvåking og kontroll – for å finne ut hvilke «muligheter» de gir.

Ser tegn til overvåking

Her er noen av hovedfunnene i korte trekk:

1. Over halvparten av arbeidstakere mangler oversikt over hvilken informasjon arbeidsgiveren samler inn om dem.
   55 prosent av arbeidstakere svarer at de har lite, svært lite eller ikke i det hele tatt oversikt over hvilken informasjon arbeidsgivere samler inn om dem. Tallet kan også tyde på at digitale arbeidsverktøy registrerer såpass store mengder opplysninger at det kan være utfordrende for arbeidstakerne å holde oversikt.
2. Arbeidsgiveren har mulighet til å samle inn store mengder opplysninger om arbeidstakeres digitale aktiviteter.
   Tiltak, som for eksempel innsyn i e-post og historikk i nettleseren, kan avsløre sensitive detaljer om arbeidstakernes privatliv, men er ikke nødvendigvis lovlige. I tillegg har populære tjenester fra teknologiselskaper som Google, Microsoft og Zoom innebygde tilleggsfunksjoner som gir arbeidsgiveren mulighet til å overvåke arbeidstakerens aktiviteter.
3. Programvare, designet for å overvåke ansatte, kan være svært inngripende.
   Alle programvarene som Datatilsynet testet har til felles at de gir arbeidsgiveren et enkelt og detaljert innsyn i de ansattes arbeidshverdag og tidsbruk. Mange av funksjonalitetene er i tillegg svært inngripende og utgjør tydelige utfordringer for arbeidstakernes personvern.
4. Flere arbeidstakere ser tegn til at arbeidsgiveren overvåker besøk på nettsider.
   7 prosent av arbeidstakerne svarer at de har indikasjoner på at arbeidsgiveren har overvåket eller overvåker hvilke nettsider de besøker. Dette er en problematisk aktivitet, mener Datatilsynet, fordi det kan være et overtramp av arbeidstakerens rett til personvern. 3 prosent har også sett tegn på at arbeidsgiveren har gjort inngripende tiltak – slik som innsyn i e-post eller PC-/skjermbruk som loggføring av tastaturbruk og/eller skjermopptak.

– Dette er bekymringsfulle tall, mener Datatilsynet.

Langt mer utbredt?

Tilsynets funn er sammenlignbare med en undersøkelse som forskningsstiftelsen Fafo gjennomførte blant 6.000 arbeidstakere i 2019. Der svarte hele 15 prosent at de hadde opplevd overvåking av hvilke nettsider de hadde besøkt.

Enda mer interessant blir funnene når de holdes opp mot en kartlegging som Deloitte Advokatfirma gjorde i 2020/21 – sammen med NHO, Datatilsynet og Moment. Den var rettet mot arbeidsgivere i ulike bransjer.

Her svarte for eksempel 17 prosent av arbeidsgiverne at de har tiltak på plass som kontrollerer hvilke nettsider de ansatte besøker. Også i 2019 ble det gjennomført en lignende undersøkelse, noe som gir mulighet til å se på en utvikling over tid.

Vet ikke hva kontroll er

Hovedfunnene tyder på at flere arbeidsgivere mangler kunnskap om hva som er et kontrolltiltak – og ikke. Dessuten ser det ut som om flere virksomheter ikke holder seg til regelverket. Her er noen av Deloittes funn:

• 32,4 prosent av respondentene svarer at de ikke har utarbeidet retningslinjer for bruk av kontroll- og overvåkningstiltak i virksomheten.
• Hele 51,5 prosent svarer at bruk av overvåkning i virksomheten ikke har vært et tema for åpen diskusjon mellom ledelsen og de ansatte.
• 8,8 prosent svarer at det ikke kan dokumenteres at kontroll- og overvåkningstiltak er saklig begrunnet.
• Omtrent 2 av 10 virksomheter, altså hver femte bedrift, overvåker ansattes telefonbruk. Det er en økning på 10 prosent siden 2019.
• 25 prosent av virksomhetene har tatt i bruk sanksjoner mot arbeidstakere som har brutt sine plikter. Det ble oppdaget ved overvåking. Advarsel og oppsigelse var de mest brukte sanksjonene mot ansatte.
• Det er mange arbeidsgivere som mener at innføringen av kontrolltiltak er gjort av hensyn til de ansattes trygghet (65,2 prosent), og at de gir en positiv effekt. Likevel viser svarene også at overvåkingen går utover tilliten mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.
• Hele 76,9 prosent av arbeidsgiverne mente at overvåking medfører at ansatte føler seg mistenkeliggjort.
• 59 prosent mente at overvåking går utover tilliten mellom «partene».

Ifølge Datatilsynet tyder disse funnene på at «det er mer overvåking i arbeidslivet enn arbeidstakerne er klare over».

Årsakene til dette kan være sammensatte, men mangelfull informasjon om kontrolltiltak kan i alle fall være én forklaring. «At mange arbeidstakere ikke har oversikt over alle verktøyene som brukes og hvilken informasjon arbeidsgiveren registrerer om dem, gjør at bruken av overvåkingstiltak kan være noe høyere i virkeligheten», poengterer tilsynet i rapporten.

«Svarene viser at kunnskap om hvilke opplysninger som blir samlet inn, ser ut til å være svært mangelfull i mange virksomheter.»

Bakgrunnsmaterialet for undersøkelsen viser at de med høyere inntekt i noe høyere grad opplever at disse formene for overvåking og kontroll blir brukt i norsk arbeidsliv. Det kan skyldes at den type kontroll er mest relevant i yrker som preges av mye skjermarbeid. «Dette er ofte yrker med høyere lønninger, slik som innenfor faglige, akademiske og tekniske yrker», heter det videre i undersøkelsen.

Utfordringer med hjemmekontor

Datatilsynet har også oppdaget utfordringer som knyttes til kontrolltiltak på hjemmekontor. Tall fra Statistisk sentralbyrå (SSB) mellom 2006 og 2019 viser at mellom 6 og 8 prosent av arbeidstakere hadde en avtale om hjemmekontor.

Med koronapandemien våren 2020 skjøt den digitale utviklingen imidlertid fart, og endringen kan kalles dramatisk. Tall, som Datatilsynet har hentet inn, viser at 56 prosent av de ansatte i Norge, altså godt over halvparten, hadde hjemmekontor i løpet av pandemiåret 2021.

Det er rimelig å anta at den økte bruken av hjemmekontor eller fjernkontor vil føre til at arbeidsgivere i større grad vil bruke digitale verktøy for å følge opp og koordinere arbeidstakere som jobber andre steder enn på arbeidsplassen, mener Datatilsynet.

Invaderer hjemmet

Arbeidstakere bruker vanligvis samme pc på hjemmekontoret som på arbeidsplassen. Dette kan føre til at ulike kontrolltiltak tas med inn i deres hjem. «Dette skaper nye utfordringer for personvernet da arbeidstakernes hjem eller lignende også vil bli berørt. For eksempel vil et webkamera kunne fange opp en privat sfære der arbeidstakeren har en beskyttelsesverdig interesse av å være i fred», påpeker tilsynet.

På hjemmekontor vil det også være en lavere terskel for å bruke jobb-PC til private formål etter ordinær arbeidstid.

«Det betyr at tiltak som registrerer ansattes digitale aktiviteter også vil gjelde for hva de de gjør på fritiden sin. Hvis arbeidsgivere innfører flere verktøy for å samhandle og koordinere som en kompensasjon for mer hjemmekontor, vil dette i tillegg øke den totale registreringen av opplysninger om arbeidstakerne», understreker Datatilsynet i rapporten.

EU-reaksjoner

Reaksjonene på dette har ikke latt vente på seg hos myndighetene i flere land. Riktignok ikke i Norge, men i EU og Frankrike. Ifølge det europeiske arbeidstilsynet er det nå blitt ulovlig for arbeidsgivere i Portugal å bruke kontroll- og overvåkingsverktøy for å måle de ansattes prestasjon ved fjernkontor, inkludert hjemmekontor.

I tillegg har det franske datatilsynet CNIL planlagt å føre tilsyn i inneværende med overvåkingsverktøy som brukes under fjernarbeid.

Her hjemme ble det i år innført endringer i forskriften som regulerer hjemmekontor. Disse endringene gjaldt imidlertid i liten grad bruk av overvåkings- og kontrolltiltak fra arbeidsgivernes side, påpeker Datatilsynet.

Stor tillit til ledelsen

Som nevnt tidligere, finnes det altså lite kunnskap om overvåking og kontroll av de ansattes digitale arbeidsverktøy i Norge – og hvordan arbeidstakerne selv opplever dette. Det er også hovedgrunnen til Datatilsynets ferske kartlegging og rapport.

Undersøkelsens hovedspørsmål var:

• Hvordan opplever arbeidstakere kontroll og overvåking i jobbsammenheng?
• Hvilke tiltak har de fått indikasjoner på at arbeidsgiveren bruker for å overvåke og kontrollere?

Den landsrepresentative undersøkelsen besto av 832 respondenter og ble gjennomført via webpanel i midten av desember i fjor. 56 prosent svarte at de har jobbet fra hjemmekontor i løpet av pandemiåret 2021.

«Mulighetene i disse verktøyene til å samle inn opplysninger kan også bevisst bli brukt av arbeidsgivere til å overvåke og kontrollere ansatte.»

For å få fram de ansattes bevissthet og grad av tillit rundt og til arbeidsgivernes innsamling av sensitive data, her noen tall fra Datatilsynets personvernundersøkelse fra 2019/2020. Den viste at så mange som 68 prosent av arbeidstakerne hadde tillit til bedriftens behandling av deres personopplysninger, mens bare 9 prosent svarte at de hadde liten eller ingen tillit. 6 av 10 var negative til overvåking der de utfører arbeidsoppgavene sine eller studerer. Like mange var negative til at overvåkingsanlegg på arbeidsplasser gjenkjenner og registrerer ansatte.

Samme undersøkelse viste også at flere opplevde at fagforeningsmedlemskap var en mer beskyttelsesverdig personopplysning sammenlignet med tidligere år.

De ansattes opplevelser

De mest sentrale problemstillingene i Datatilsynets ferskeste undersøkelse er hvor mange som har sett tegn til digital kontroll og overvåking – og hvor mange ansatte som har oversikt over hvilken informasjon sjefen samler inn om dem.

På spørsmålet om de ansatte har opplevd at ledelsen bruker digitale overvåkingssystemer for å styre deres arbeid, svarer 13 prosent at de faktisk har opplevd det – i noen eller stor grad.

«Et viktig usikkerhetsmoment er imidlertid i hvilken grad arbeidstakerne er klare over at arbeidsgiveren bruker slike systemer», bemerker Datatilsynet.

Som nevnt tidligere, etterlater vi oss store mengder digitale spor i både arbeids- og privatliv som kan knyttes til den enkelte. Der hvor jobb og fritid nærmest smelter sammen, blir også det digitale skillet visket ut. Sporene kan være data fra adgangskontroll, tidsregistrering, GPS-sporing og altså bruk av pc og mobiltelefon.

Halvparten har ingen anelse

På spørsmålet om de ansatte føler at de har oversikt over hvilken informasjon deres arbeidsgiver samler inn når de bruker pc og mobil, svarer godt over halvparten (55 prosent) at de enten ikke har oversikt i det hele tatt, eller at de har det i liten eller svært liten grad.

Én av fire innrømmer at de ikke har oversikt i det hele tatt.

Datatilsynet synes at dette er bekymringsfulle tall. Det fordi en arbeidsgiver har plikt til å informere de ansatte om hvilke opplysninger som den registrerer om dem.

«Svarene viser at kunnskap om hvilke opplysninger som blir samlet inn, ser ut til å være svært mangelfull i mange virksomheter. Samtidig er det nok også slik at digitale arbeidsverktøy genererer såpass store mengder opplysninger at det også kan være utfordrende for arbeidsgiveren selv å ha oversikt», resonnerer tilsynet i rapporten.

Hvor mange overvåkes?

I undersøkelsen kommer det også fram at det store flertallet arbeidstakere ikke har sett tegn til at arbeidsgiveren følger med på hvilke nettsider de besøker. Men 7 prosent svarer likevel at de har sett indikasjoner på at bedriften har overvåket eller overvåker hvilke nettsider de surfer gjennom.

Ved en total sysselsetting på 2.847.000 personer i norsk arbeidsliv, utgjør 7 prosent rundt 200.000 mennesker. 200.000 som har sett tegn til at de overvåkes digitalt. Kun 3 prosent har registrert at arbeidsgiveren overvåker deres e-post eller pc-/skjermbruk.

Det hører med til historien at Datatilsynet ikke har samlet inn informasjon om hvordan arbeidstakerne oppdaget overvåking. Men tilsynets erfaring fra noen av klagesakene om innsyn i epost tilsier at det ofte er arbeidstakeren selv som finner ut at det har vært overtredelser, svarer seniorrådgiver Magnus Mühlbradt på spørsmål fra Dagens Perspektiv.

– Samtidig må jeg påpeke at det er vanskelig å se noen røde tråder, understreker han.