Hvordan gi avslag i en ansettelsesprosess

Frode Dale er forfatter, ledelsesrådgiver og lederlos.

SYNSPUNKT. For en tid tilbake kunne vi få innblikk i prosessen med å ansette ny konsernsjef i Equinor. I den omfattende artikkelen i DN kunne vi mot slutten lese følgende:

«DEN TUNGE BESKJEDEN. Tre av de fire kandidatene til ny konsernsjef hadde et helt år vært gjennom en prosess der styret hadde gransket om de var kapable til å ta over jobben etter Eldar Sætre. Nå var de ferdige, og ventet bare på dommen. På fredagen ringte styrelederen til Bacher, Rummelhoff og Reitan med beskjed om at de dessverre ikke hadde fått jobben. Det var det eneste han sa».

Hva skal en si til noe sånt da? Kort og brutalt kanskje?

Men burde de likevel ha fått en forklaring på hvorfor de ikke nådde opp? På hvorfor alt de hadde gjort i nesten et år var forgjeves?

«Sånn er det bare»

Nå kan en jo si at sånn er «gamet» på dette nivået. For i topplederrekrutteringer får stort sett finalekandidatene kun et nei. Aldri noe om hvorfor og hva de eventuelt kan lære av dette og ta med seg inn i eventuelle fremtidige rund. «Sånn er det bare». Blitt.

Men er dette noe som kun foregår på dette (leder)nivået eller finner vi den samme «trenden» nedover i ledernivåene? At kandidater - og for så vidt søkere også – heller ikke får noen begrunnede avslag.

Dessverre tyder alt på at dette er et «fenomen» som foregår i de fleste ansettelsesprosesser. Fra medarbeidere og helt opp til toppledere.

Søkere får ikke noe svar eller kun et «standardsvar». Kandidater som ikke går videre etter førstegangsintervjuet får svært marginale forklaringer på hvorfor ikke. De som var i finalerunden og «tapte på oppløpet» får stort sett noe à la «Den vi valgte var bedre kvalifisert enn deg/gjorde det bedre enn deg». Hva lærer en av sånt «tompreik» da?

Hvorfor gir en ikke begrunnede avslag

Alle søkere og kandidater ikke bare bør, men må behandles med respekt. Det er det åpenbart mange interne og eksterne rekrutterere som ikke gjør - og jeg lurer fælt på hvorfor?

• Hva er det som hindrer en i å skrive til de som søker og som ikke kommer til intervju om hvorfor?
• Hva er det som hindrer en i å ta en telefon til de som var til førstegangsintervju og ikke går videre til andregangsintervjuet og forklarer hvorfor?
• Hva er det som hindrer en i å ta en «debrief-samtale» med de finalekandidatene som ikke nådde opp og utdype hvorfor de ikke gjorde det?

Etter å ha snakket med mange både ledere og rekrutterere, har jeg kommet frem til følgende «hindre»:

• Tid. En setter rett og slett ikke av tid til dette. For rekrutterere er tid (åpenbart) penger og «interne rekruttere» har masse «annet å gjør og tenke på».
• Mangelfulle vurderinger. Det er alt for mye synsing på et relativt tynt grunnlag. Som igjen handler om «profesjonelle vurderinger» basert på standard korte intervjuprosesser, den sedvanlige testbruken og et par referanse-intervjuer. Ofte i «hyrten og styrten». En gjør rett og slett for mye personlig synsing som åpenbart er vanskelig å forklare for de som ikke går videre.
• Manglende systematikk. Det største problemet her er lite eller manglende dokumentasjon. Et skriftlig dokument om kandidatene basert på forrige punkt pleier å være tynne greier. Her bør en ha x-antall oppgaver som har noen kriterier som må få en «karakter». Da blir det lettere å forklare kandidatene hvordan de «svarte/leverte» på de ulike «oppgavene».
• Manglende kompetanse. Mange rekrutterere har ikke en gang det særdeles korte og ensidige DNV-GL kurset for rekrutterere. Som gjør deg til «sertifisert rekrutterer». En sertifisering som ikke er så opptatt av kandidat- og søkerbehandling. Der avslag (selvsagt) ikke er nevnt med et ord. En har heller ikke kompetanse innen «tilbakemeldinger som veiledning». Og når det gjelder ledere som rekrutterer, så har de fleste ikke noen form for opplæring/trening i å gjennomføre en komplett ansettelsesprosess. Ikke-kompetanse leder som oftest til inkompetanse!
• Manglende respekt. Dette handler om holdninger. Til at kandidater bruker mye tid på disse prosessene. Særlig finalekandidatene som «taper på målstreken» har brukt mye både tid og energi. Det å ikke gi søkere og kandidater forklaringer/begrunnelser bygger også på manglende respekt for disse som mennesker -  i personlige og krevende prosesser.

Hvordan bør dette gjøres (bedre)

En ting er å jobbe med de 5 ovennevnte «hindrene». En annen ting er å sette dette i et (lærings)system.

Hos oss i Topplederrekruttering as gjør vi i alle fall følgende:

• Alle søkere som ikke kommer til intervju får skriftlig personlig forklaring på hvorfor ikke
• Alle kandidater som ikke går videre etter førstegangsintervjusamtalen får telefon om hvorfor ikke
• De som var i finalerunden og ikke nådde opp blir tilbudt et «debrief-samtale» på inntil 1,5 timer. Der vi forklarer HVORDAN vi har jobbet, HVORFOR og våre VURDERINGER knyttet til de utvalgte «kriteriene». De får også råd og tips på hvordan bli en «bedre kandidat» ved neste korsvei.

I vår verden har søkere og kandidater krav på en forklaring/begrunnelse på hvorfor de «ikke går videre» eller «ikke nådde opp».

Derfor gjennomfører vi det vi kaller «GDPR»-avslag for alle kandidater:

Grundig + Dialogbasert + Personlig + Respektfullt.

Som et uttrykk for at vi mener at de som er med inn i en ansettelsesprosess ikke bare har et personvern, men også et «kandidatvern».

Et slikt tanke- og holdningssett burde flere enn oss også ha!

Vil du holde deg oppdatert på ledelse og arbeidsliv? Prøv et abonnement på Dagens Perspektiv, eller vårt gratis nyhetsbrev.