Digital onboarding?

Frode Hübertz Haaland er førsteamanuensis ved Høgskolen i Østfold og forfatter av boken «Å knytte bånd: Rekruttering, utvelgelse og innfasing av nyansatte».

SYNSPUNKT. Er det mulig å onboarde nyansatte når alle befinner seg på hjemmekontor? Fra tidligere forskning vet vi at digital onboarding er mindre effektiv enn analog og sosial. Nå har vi knapt noen valg, og derfor er det ikke et spørsmål om for- eller mot digital onboarding, men hvor det digitale kan hjelpe oss, og hvor vi får problemer vi må lære å håndtere.

Hva er onboarding?

Onboarding drives for å lære opp- og integrere nyansatte i teamet og organisasjonen, og omskape fremmede og utenforstående til å bli effektive, gode, og velintegrerte medarbeidere med engasjement, lojalitet, forpliktelse og tilhørighet til sin nye arbeidsplass. Således er onboarding en logisk videreføring av god rekruttering og -utvelgelse.

Hva må nyansatte lære?

Det sentrale er alltid om nyansatte lærer det de behøver for å tilpasse seg, fungere og prestere, ikke om det foregår analogt eller digitalt. Forskning peker på fire læringsområder for nyansatte: De må lære (1) om organisasjonen og dens kultur, (2) lære jobben og fylle rollen, (3) lære menneskene å kjenne, og (4) lære om seg selv.

Digitalisering kan åpenbart hjelpe oss på noe av dette, på andre områder må vi antakelig tenke mer analogt.

Bedriftens struktur og kultur

Obligatorisk opplæring i prosedyrer, systemer, struktur, strategi, organisering og det formelle system, ligger vel til rette for digitalisering. Mange har allerede gått fra ren pølsestapping på introduksjonsdager, til en meny av videoer, podcasts, intervju, tekster, gjerne også kombinert med digitale møter med ulike aktører på Zoom/Teams. På denne måten har digitaliseringen reddet mange nyansatte fra overivrige HR-ansatte med stort formidlingsbehov. Forhåpentligvis har de også lært mer.

Digitale løsninger har potensial for å gjøre onboarding bedre planlagt, individualisert og behovsstyrt

Det er vanskeligere å lære kulturen å kjenne, eller å forstå det interne, politiske og uformelle spillet. Mye ligger til rette for å lære bort- og markedsføre et vedtatt «brand» eller offisiell kultur, men de underliggende normer og verdier er mye vanskeligere.

Noen steder er det stor avstand mellom den offisielle- og den faktiske versjonen av kultur, og det er den levde kulturen som alltid er det viktigste, ikke hva som markedsføres. Kjernen i kultur er det usagte, førbevisste og ubevisste, og krever derfor aktiv deltakelse over tid. Utfordringen er hvordan nyansatte kan oppleve og lære kulturen når samhandlingen er så snever som i dag.

Lære å gjøre jobben

Noen jobber kan med fordel læres med digitale løsninger. Læringsbehovene kan variere sterkt avhengig av erfaringsbakgrunn, der noen er nyutdannede eller bytter yrke, mens andre kommer fra samme jobb hos annen arbeidsgiver. Digitaliseringen har allerede bidratt til en lenge etterlengtet individualisering av opplæringen.

Et trekk ved digitaliseringen, er bruk av «gamification», altså at læring kamufleres som lek. Det er bra hvis læringen blir mindre kjedelig og kanskje også mer gøy, men det sentrale er alltid læringsutbyttet, ikke om det hele foregår analogt eller digitalt. Erfaringene med øvrig opplæring tyder på at det er lettere å digitalisere og gjøre opplæringen spillbasert, enn å gjøre den mer effektiv.

Stadig mer arbeid har blitt til samarbeid, og derfor basert på krav, ønsker og forventninger. Å lære å fylle en rolle, krever derfor også mer enn å lære å gjøre en avgrenset oppgave. Arbeidet har blitt tettere knyttet til det sosiale.

Sosial læring

Siden alle er utstyrt med navnelapper på Teams/Zoom, har digitaliseringen gjort det lettere å lære seg nye kollegers navn. Det har imidlertid blir vanskeligere å lære hvilke roller den enkelte har, hva de (ikke) liker, hvilke interesser- og kompetanse de (ikke) har.

Utfordringen er at vi nå samhandler mindre enn før, og attpåtil på mer begrensede og begrensende kanaler. Møter og kontakt på skjerm er vanligvis mer oppgaveorientert og med bedre (synlig) møtedisiplin. Kanskje bra for produktiviteten, neppe like bra for nyansatte med store læringsbehov.

Personlig læring

Det fjerde læringsområdet handler om å lære om seg selv i møtet med en ny arbeidsplass. Det har blitt større treghet i arbeidsmarkedet, der folk i mindre grad har lyst til å bytte jobb og derfor også avslår ganske gode tilbud. Derfor kreves det også mer for å «vekke» gode kandidater. Når de tiltrer ny jobb har de mindre informasjon og kontakt enn de ønsker og behøver, i en situasjon der man også før koronaen følte usikkerhet med sitt jobbvalg.

Derfor kreves økt personlig oppfølging, -samtaler og –veiledning for å håndtere dette. Det er mulig slik veiledning/mentoring kan ivaretas digitalt, men det kreves uansett mer enn da vi møttes analogt på kontoret.

Digitaliseringens velsignelser?

Vi driver i dag onboarding digitalt fordi det er nødvendig, ikke fordi det er mer effektivt. Når vi kan begynne å tenke effektivitet og ikke nødvendighet, må vi forvente at onboardingen blir mindre digital enn i dag, men også mer digital enn før koronakrisen.

Digitale løsninger har potensiale for å gjøre onboarding bedre planlagt, individualisert og behovsstyrt. Samtidig står vi i fare for å miste den personlige kontakten som er så viktig for at nyansatte skal føle seg velkommen, bidra til å bygge personlige relasjoner, og etter hvert bli integrert i det sosiale miljø på arbeidsplassen – altså faktorer som er sentrale for både jobbtilfredshet og prestasjoner.

Jeg tror teknologi-pessimistene bør fundere nærmere over hvilke muligheter vi nå har fått til å gjøre opplæringen mer individuell-, behovs- og målrettet.

Samtidig tror jeg at de mer naive digitaliserings-optimistene bør fundere mer over hva det er vanskelig å gjøre- og lære på digitale flater – og supplere og/eller erstatte det digitale med noe mer målrettet og kanskje også analogt.

Vil du holde deg oppdatert på ledelse og arbeidsliv? Prøv et abonnement på Dagens Perspektiv, eller vårt gratis nyhetsbrev.