Slik gjør du tilbakemelding til en naturlig del av hverdagen

Det skriver Joseph Grenny i Harvard Business Review. Grenny har skrevet fire bestselgere på temaer som kommunikasjon og ansvar i arbeidslivet.

Han skildrer flyttebyrået «The Other Side Movers», der tilbakemelding har blitt en naturlig del av det å arbeide sammen. I denne bedrifter finnes to kjerneverdier, som begge går på ansvar. Man er hundre prosent ansvarlig for kvaliteten på eget arbeid, men også hundre prosent ansvarlig for kvaliteten på arbeidet til andre rundt seg. Dette fører til at det blir naturlig å gi regelmessige tilbakemeldinger.

Grenny skildrer tre viktige punkter en leder må tenke på i utformingen av et feedbacksystem:

• Jevnlige tilbakemeldinger: Med en gang en medarbeider ser noe galt, skal tilbakemelding gis, både til den det gjelder, og til nærmeste leder. Det bør også legges til rette for hyppige gruppemøter der man diskuterer feedbacken som har blitt gitt. Ofte havner den det gjelder på defensiven, men ettersom andre får delta med et friskt perspektiv på saken, blir saken mer nyansert og lettere å fordøye.
   
• Ris og ros: Det er lett for at tilbakemeldinger får en negativ tone. Grenny foreslår derfor at man etter å ha gitt hverandre pekepinner også bør gi ros til hverandre. Man må bygge kollegaen opp igjen etter å ha brutt han/henne ned.
   
• Førstehåndsfeedback: Tilbakemelding har en tendens til å bli emosjonelt, uansett hvor gode forberedelser som ligger til grunn. Ofte blir problemet forsøkt bortforklart og rasjonalisert fordi den som kommer med innspillene ikke var til stede, og ikke opplevde konsekvensene av situasjonen. Feedback gitt av de som var til stede og har direkte erfaring med arbeidet, blir både mer treffende og korrekt.