– Gode møter gir gode endrings­tiltak

Dersom undersøkelser indikerer problemer og utviklingsområder for organisasjonen, er dette et tegn på at du må igjennom en endringsprosess . Før du handler er det viktig at du forsikrer deg om at det som er undersøkt er målt på riktig måte, forteller professor i organisasjonspsykologi ved Universitetet i Oslo, Thomas Hoff. Hoff har sammen med Jon Anders Lone skrevet boken Medarbeiderundersøkelser – en praktisk håndbok, der han tar for seg alle fasene i en medarbeiderundersøkelse.

– Det første man bør se på er om undersøkelsen indikerer problemer og utviklingsområder. Det er avgjørende at alt er målt på en forskningsbasert måte, slik at utgangspunktet for eventuelle tiltak er best mulig, sier han til Ukeavisen Ledelse.

Gode møter

Dersom undersøkelsen viser dårlige resultater for støtte fra ledelsen, bør for eksempel ledermessige tiltak vurderes, forteller Hoff. Tilbakemeldingene må diskuteres med de ansatte, og dette er ofte i møtet med dem man kommer frem til de virkelig gode tiltakene, mener han.

– Dialogen med de ansatte gir ofte tiltak som er både annerledes og mer praktiske – rett og slett litt mer kjøtt på benet, utdyper han.

Riktig måling

Det er de avanserte statistiske analysene som identifiserer de viktige driverne for endring. Likevel advarer Hoff mot at et dårlig resultat på én måleskala er en absolutt sannhet.

– Får du dårlige resultater, må dette dobbeltsjekkes. Det kan hende at det er andre måleskalaer som er bedre tilpasset bedriften og virksomheten din. Det avhenger av hva driverne er. De kan være knyttet opp mot bedriftspesifikke ting, men også bransjen din, sier han.

Driverne for endring blir best identifisert i tilbakemeldingsmøter med de ansatte, ifølge Hoff. Om bedriften din skårer høyt, lavt, bra eller dårlig, må dette uansett diskuteres med de ansatte.

– Det må diskuteres om hva dette betyr for den daglige driften. Hvis det for eksempel er behov for mer ledertrening, må man være konkret om på hvilke måter dettte skal skje, påpeker han.

Handlingstiltak

Thomas Hoff mener tilbakemeldingsmøtene er et godt endringstiltak i seg selv.

– Mange kommer langt med et to timers møte. Det er overraskende, men forskningen viser at disse møtene gir meget gode resultater. Det forutsetter imidlertid ærlighet og åpenhet, en god dialog og en konstruktiv og positiv stemning, utdyper han.

Dersom du ikke har forskningsbaserte målingsresultater, men likevel ser behovet for endringer, finnes det tiltak som virker. Noen tiltak er nærmest universale, og viser seg å virke i de fleste tilfeller, hevder Hoff.

– Lederutvikling har alltid en effekt. Særlig transformasjonsledelse fører til økt bevissthet, og forskningen viser at dette gir mye tilbake til bedriften, sier han.

Han trekker også frem teamutvikling som et tiltak som gir resultater. Hoffs forskning viser at dette virker, men teamutviklingen må være rettet inn mot feedback og kommunikasjon.

– Det kan gi en god gevinst å innføre selvstyrende team, der teamene får ansvaret for hvor og når arbeidet skal utføres, forklarer han.

Thomas Hoff er professor ved Psykologisk Institutt ved Universitetet i Oslo (UiO), og jobber med emnene medarbeiderundersøkelser, ledelse og 360 lederevelueringer, medarbeiderskap, inkludert måling av personalutvikling, strategisk HR, arbeidsmiljømålinger, innovasjon, teamarbeid, sikkerhetspsykolgi samt menneske–teknologisamspill. 

Lederverktøy

• Ni steg for endring av organisasjonskultur- og klima:
• Oppnå enighet om nåveærende klima og kultur:
• Ledelse og ansatte definerer dagens profil på organisasjonsklima og kultur i fellesskap
• Oppnå enighet om ønsket klima og kultur:
• Gruppen diskuterer seg frem til ønsket klima og kultur
• Viktig med bred involvering av de ansatte
• Fastsette hva endringene vil bety og ikke bety:
• Bli enige om hvilke endringer som må gjennomføres
• Identifisere illustrerende fortellinger:
• Identifiser hendelser i organisasjonen som illustrerer praksis og verdier som vil inngå i det nye organisasjonsklimaet- og kulturen
• Utvikle en handlingsplan:
• Bruk diskusjonene til å lage en detaljert plan som besvarer alle spørsmål
• Identifisere umiddelbare gevinster:
• Lag en oversikt over små endringer som kan innføres umiddelbart
• Identifisere implikasjoner for ledelse:
• Hvilke ressurser og kompetanser trenger ledere for å implementere handlingsplanen?
• Ledere må identifisere hvordan de kan kommunisere sin forpliktels til endringer overfor de ansatte
• Identifisere tiltak, milepæler og kriterier:
• Utvikle gode målekriterier for fremdrift og suksess
• Utvikle en kommunikasjonsstrategi:
• Hvordan man, gjennom symboler og handlinger skal kommunisere endringen
• Kommunikasjonsstrategien skal mobilisere involvering, forpliktelse og støtte i hele organisasjonen
• Cameron og Quinn, Identifisering og endring av organisasjonskultur – de konkurrerende verdier