Synspunkt | Rune Glomseth: Åpenhet eller paranoia i organisasjoner

­Rune Glomseth er skribent og tidligere førsteamanuensis i organisasjon og ledelse ved Politihøgskolen.

­Lyst til å sende oss et innlegg? Mailadressen er synspunkt@dagensperspektiv.no

SYNSPUNKT: Der er temaet blitt satt på dagsorden en rekke ganger de senere årene. Det skjer også i virksomheter i privat sektor. Under bankkrisen for et drøyt tiår siden ble tillit til bankvesenet et tema. Vi fikk ÅpenhetslovEN i 2022. Den skal fremme virksomheters respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, samt sikre allmenheten tilgang på informasjon.

Siden 2015 har vi hatt et åpenhetsråd. Det har bistått med å utarbeide handlingsplaner og kommet med innspill til åpenhetsarbeidet i Norge, kan vi lese på Kommunal- og distriktsdepartementets nettsted.

«Tillit er en driver for effektiv forvaltning.»

Forvaltningen i Norge er velfungerende og har høy tillit hos innbyggerne.

Tillit er en driver for effektiv forvaltning og økonomisk utvikling og ett mål på hvordan offentlig sektor lykkes. Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD) arbeider med flere saksområder som har som mål å opprettholde, og aller helst øke, tilliten, kan vi lese på nettsiden regjeringen.no. Tillit ble et nytt tema i innbyggerundersøkelsen 2021 i regi av DFØ.

Ingen er i tvil om at åpenhet er sunt året rundt, men la oss snuse litt mer på temaet.

Noen enkle og gode spørsmål

Organisasjonsforskeren Manfred Kets de Vries, professor ved INSEAD, skriver i en tekst fra 2020 at tillit er en sjelden «vare» på arbeidsplasser. Han bruker følgende overskrift: Is Paranoia Widespread in Your Firm? You’re Not Alone.» Han hevder at mangel på åpenhet og tillit er en riktig beskrivelse av kulturen i en rekke organisasjoner. Det er en utfordringer for ansatte og i aller høyeste grad for ledere.

Han viser til tre enkle spørsmål han ofte stiller til folk i ulike organisasjoner når han skal sjekke ut nivået av tillit og åpenhet.

• Er uenighet med andre eller å gi ærlig feedback på jobben ganske risikabelt?
• Når du gjør en feil, kan du diskutere den åpent og trygt?
• Er du tilbakeholdende med å gi uttrykk for din uvitenhet knyttet til enkelte saker eller temaer?

Hvis folk svarer bekreftende på de fleste av disse spørsmålene, er det sannsynlig at organisasjonen er lav på tillit og til og med høy på paranoia, mener Manfred Kets de Vries. Han minner oss om at det fundamentale limet som holder enhver relasjon sammen er tillit. Er tilliten borte, vil mennesker være redde for å stikke hodet fram.

Tillit er som blodtrykk

Mangel på tillit i organisasjoner er ikke alltid synlig. Det kan lure under overflaten. Kets de Vries sammenligner tilliten i organisasjoner med personers blodtrykk. Det er stille, men avgjørende for helsen. Blir det ikke tatt hensyn til, kan det bli fatale følger.

Hvordan reagerer ledere når det blir reist spørsmål om tillit og åpenhet i deres organisasjon? De fleste vet svaret.

Fem egenskaper ved en giftig kultur

Basert på forskning fra Donald Sull (2022) er det fem nøkkelegenskaper ved en giftig bedriftskultur: Den er respektløs, ikke-inkluderende, uetisk, grusom og fornærmende. En giftig kultur er en sterk drivkraft i retning av utmattelse, stress, utbrenthet og sykdom hos ansatte.

Et giftig arbeidsmiljø, preget av lav tillit, kan true medarbeideres selvfølelse og trygghet. Folk er redde for å si sin mening, for å fremme synspunkter, dele informasjon, rette kritikk og være åpen om egne tabber og feil.

Det blir manglende åpenhet, lav tillit og et klima preget av defensive forsvarsmekanismer. En trist arbeidsplass, et trist sted å være. Etter hvert kanskje en trykk-koker-kultur.

«Det eneste som er av reell betydning av det ledere gjør, er å skape og administrere kultur.»

Sull studerte blant annet 11 metaanalyser som så på faktorer som bidro til å utvikle giftige kulturer og dårlige arbeidsmiljøer. Han kom fram til de tre hovedgrunnene bak hva han kalte giftig oppførsel på arbeidsplassen: dårlig og helsefarlig lederskap, giftige sosiale normer og dårlig arbeidsdesign. Vi kan understreke at lederskap og kultur er betydningsfulle faktorer.

Hvordan tillit kommer til uttrykk

I organisasjoner som kan karakteriseres som tillitsfulle, preges arbeidsmiljøet av at folk er trygge og sikre på seg selv. Her kan de åpent gi uttrykk for ideer, motforestillinger og kritikk. Her føler de at de kan ta opp vanskelige spørsmål. De tør å komme med nye perspektiver og motstridende syn. Dette er gunstig for de fleste organisasjoner. Her blir folk sett, lyttet til, respektert og satt pris på uansett. Samspillet og det kollegiale samholdet er godt.

I denne type åpne og tillitsfulle miljøer vil ansatte lettere gi uttrykk for usikkerhet og sårbarhet. De vil lettere be om hjelp og feedback. Her vil ansatte oppleve at det er rom for å gjøre feil. Feil og tilbakeslag blir oppfattet som en naturlig del av læringsprosessen.

«Klokt kulturelt lederskap kan være en nøkkel til åpenhet og tillit i organisasjoner.»

I organisasjoner, preget av åpenhet og tillit, kjenner medarbeidere på større grad av forpliktelse og eierskap. Her samarbeider de ansatte lettere og bedre, og her deles informasjon mer. Den generelle medarbeidertilfredsheten er markant høy. De står på mer. Noe som viser positive effekter på organisasjoner resultater.

Hvordan skape tillitsfulle organisasjoner?

Mer presist: hva kan ledere og spesielt toppledere gjøre for å øke tilliten i organisasjoner.

Kets de Vries peker på og utdyper seks hovedtemaer som en grundig diskusjon av temaet bør bygge på i organisasjoner som vil utvikle en kultur preget av åpenhet og tillit:

Felles mål

Alle medarbeidere må kjenne og rette seg inn mot organisasjonens samfunnsoppdrag og overordnede målsettinger. De må la dette være et bidrag til å føle mening med arbeidet. De må kjenne organisasjonens verdier og la seg inspirere av disse. Toppledelse må bidra til å bygge en kultur av åpenhet.

Respektfull behandling av ansatte

I organisasjoner preget av en kultur hvor høy tillit er dominerende, blir medarbeidere behandlet rettferdig og med respekt uansett rolle. Prestasjoner og innsats verdsettes. Ansettelser og forfremmelser skjer på en rettferdig og åpen måte. Ansatte som sier sin mening, blir ikke kritisert eller plassert på sidelinjen.

Konsistente toppledere

Toppledere må framstå som troverdige. De må stå for det de sier. Holde ord, ha konsistens. Ledere må huske at handlinger taler sterkere enn ord.

Ydmyke ledere

Ledere må innse at de ikke alltid vet best. De må evne å vise svakheter og begrensninger, anerkjenne at de kan gjøre feil vurderinger. De bør oppmuntre til en kultur preget av åpenhet og dialog. Videre må de betone «vi-et» mer enn «jeg-et» når de tenker og snakker om egen organisasjon og sitt lederskap.

Åpne for feedback

Hvordan ledere, fra toppledere, via mellomledere til førstelinjeledere, håndterer feedback er en viktig nøkkel til åpenhet og tillit. Tonen settes fra toppen. Det betyr at ansvaret ligger hos toppleder. Feedback er en to-veis-sak. Både det å gi og motta feedback krever tillit, kanskje også en porsjon mot. Konstruktiv feedback er viktig av mange grunner.

Anerkjennelse

Det er viktig for å bygge en kultur gjennomsyret av tillit at ledere kan gi medarbeidere anerkjennelse for en vel utført jobb, god innsats og et bra resultat. De bør se og verdsette medarbeidernes kompetanse og deres bidrag uansett hvilken funksjon de har. En slik positiv atferd er smittsom. Den blir etter hvert en uformell norm for atferd i virksomheten, en naturlig del av organisasjonens handlingspraksis.

I tillegg må ledere vise at de er interessert i å bidra til utvikling av medarbeiderne.

«Det eneste som er av reell betydning av det ledere gjør, er å skape og administrere kultur», viser Ed Schein (2010) i sin banebrytende studie og diskusjon av organisasjonskultur.

Klokt kulturelt lederskap

Derfor er den klare oppfordringen til ledere, enten de er skoleledere, ledere i helsevesenet eller politiet, eller i en annen virksomhet, ta tak. Sett tillit og åpenhet på dagsorden, bruk kunnskap om kultur og utvikling av kultur, og la såkalt «myke» ferdigheter bli en naturlig del av din ledelsespraksis.

Klokt kulturelt lederskap kan være en nøkkel til åpenhet og tillit i organisasjoner.