Synspunkt | Olav Johansen: Jobb smartere og få større gjennomslagskraft

Olav Johansen er førstelektor ved Institutt for ledelse og organisasjon, Høyskolen Kristiania.

SYNSPUNKT: I alle organisasjoner finner vi både formelle og uformelle systemer. Den formelle organisasjonen består av organisasjonskart, mål og strategier. Rollen til ledere og medarbeidere er klart definert med oppgaver, ansvar og myndighet. Organisasjonen fremstår som velordnet, rasjonell og konsistent.

Under overflaten finner vi uformelle relasjoner og nettverk. De ivaretar viktige funksjoner, for eksempel ved at de binder organisasjonen sammen, kompenserer for formelle mangler og sørger for koordinering på tvers. Noen ganger kan den uformelle organisasjonen også motarbeide formelle vedtak og operere med skjulte agendaer.

De rette relasjonene

Uttrykket «det hjelper ikke å ha rett hvis du ikke får rett» kan være beskrivende: Det holder ikke alltid å ha de rette fakta eller den beste analysen hvis du ikke har de rette relasjonene eller blir hørt.

Vi sier oftere ja til folk vi kjenner, liker og har relasjoner til. Noen ganger også selv om løsningen kunne blitt bedre med en mer rasjonell tilnærming.

Vi er alle påvirkere

Vi er sosiale vesener som lever og handler i samspill med andre mennesker. Vi er alle påvirkere, og vi blir selv påvirket av andre. Påvirkning innebærer at vi får noen til å gjøre eller tenke noe de ellers ikke ville gjort.

Det foregår bevisst og ubevisst, hver eneste dag, enten vi har planlagt det eller ikke. Forskere har funnet at kanskje så mye som 95 prosent av beslutningene og valgene våre er styrt fra et underbevisst nivå.

Alle som ønsker å nå mål i og for egen organisasjon, men som opplever motstand, kan ha nytte av å tenke nytt og litt mer strategisk om hvordan man går frem for å få gjennomslag. Det er nyttig for både ledere, fagpersoner, tillitsvalgte, prosjektledere og alle andre som har mål, men møter motstand.

Metode for strategisk påvirkning

Folk har ulike assosiasjoner til ordet påvirkning. Noen opplever det som negativt ladet, mens andre ser på det som noe positivt. Om du opererer etisk eller uetisk når du påvirker, er et spørsmål du må ta stilling til uavhengig av metoden jeg presenterer nedenfor.  

Det gjelder for eksempel i like stor grad hvis du driver med ledelse, som jo ofte defineres nettopp som «å nå mål gjennom andre» eller «å påvirke folk til å trekke i samme retning». Ledelse oser med andre ord av påvirkning.

Metoden nedenfor oppsummerer hva du må tenke på når du skal lage en påvirkningsstrategi. Den består av et fundament og en metode, og tar høyde for både de formelle og uformelle delene av organisasjonen.

Fundamentet for påvirkningsarbeid

Fundamentet består av formål, etikk og kommunikasjon. Formålet gir mening til arbeidet og svarer på hvorfor påvirkningsstrategien er viktig. Formålet utledes gjerne fra virksomhetens overordnede mål og strategier. På den måten sikrer man den strategiske forankringen og at hensikten med påvirkningsarbeidet blir tydelig.

Refleksjon rundt etikk vil bidra til å legitimere og forsvare påvirkningsarbeidet som skal gjøres, både overfor en selv og andre. Det er mange dilemmaer du kan komme opp i når du skal lage planer for å påvirke.

Uetisk - eller ikke?

For noen oppfattes det som uetisk i det hele tatt å skulle planlegge bevisst påvirkning av andre, mens andre vurderer det som uetisk ikke å påvirke for å få gjennomslag for det man mener er til det beste for organisasjonen.

Kommunikasjon er en del av fundamentet fordi du trenger det i alle deler av påvirkningsarbeidet. Kommunikasjon betyr å skape felles forståelse. Ved å mestre ferdigheter i kommunikasjon blir du i stand til å bygge relasjoner, legge frem synspunkter, synliggjøre vinn-vinn-løsninger og bidra til positive resultater hos alle involverte parter.

Syv faktorer som inngår i strategisk påvirkning

Metoden består av syv faktorer som inngår i arbeidet med å utvikle påvirkningsstrategier.

Målet sier noe om hvilken tilstand du arbeider for å oppnå i fremtiden. Målet må gjerne formuleres spesifikt, målbart, attraktivt, realistisk og tidsbestemt.

Interessentene er de personene og grupperingene som er involvert i arbeidet og har interesse av utfallet. Interessentene kan legge føringer, fatte beslutninger eller være berørt av konsekvensene av påvirkningsstrategien. En nyttig måte å gruppere interessentene på, er å skille de som er for og mot målet du arbeider for, og de som har mye og lite makt. Basert på en slik analyse kan du vurdere hvem du trenger å påvirke og hvem du kan aktivere som allierte støttespillere.

Relasjoner handler om indirekte påvirkning, og spesielt hvordan nettverk og forbindelser kan aktiveres for å realisere strategien. Det er en kjensgjerning allierte ønsker å hjelpe hverandre, og at relasjoner du har hjulpet tidligere strekker seg lenger for å hjelpe deg nå som du trenger det.  Relasjonsbygging bør starte tidlig og berede grunnen for neste faktor, aktiviteter.

Aktiviteter handler om de mer konkrete og direkte påvirkningshandlingene som gjennomføres for å få folk til å skifte mening og slutte opp om ditt forslag.

Konteksten omhandler mulighetene som finnes og kan skapes i situasjonen som påvirkningsarbeidet foregår i. Det er for eksempel ikke alltid at «timingen» for å legge frem et forslag er godt – selv om forslaget isolert sett er solid og gjennomarbeidet. Det kan være noe ved situasjonen som gjøre at det faller igjennom.

Evaluering handler om å vurdere fremdriften og utviklingen i påvirkningsarbeidet og foreslå behov for endringer i strategien. Det kan handle om å fange opp nye interessenter underveis og vurdere om aktivitetene som er satt i gang er relevante for å nå målet.

Læring handler om å gjøre endringer i strategien basert på evalueringen, og sette disse ut i praksis.

Som du ser, danner første bokstav i de sju faktorene akronymet MIRAKEL. Det kan være en huskeregel.

Du har en god påvirkningsstrategi når fundamentet er på plass og alle de sju faktorene understøtter hverandre og trekker i samme retning – mot målet og formålet.

Denne formidlingsartikkelen er også blitt publisert i Kunnskap Kristiania, Høyskolen Kristianias kunnskapsmagasin.