Snarveier skaper gjennomførings-gjeld i prosjekter

Erlend Vestre er konsulent i Devoteam Fornebu Consulting

Synspunkt­: Og gjelden øker over tid. Når korrigerende tiltak til slutt blir iverksatt, så er den samlede kostnaden vanligvis vesentlig høyere enn kostnaden til de handlingsvalgene som i sin tid ble prioritert bort eller ned.

Begrepet gjennomføringsgjeld er stjålet fra systemforvaltning, der det riktignok heter teknisk gjeld. Teknisk gjeld er alt det uferdige, unødvendig kompliserte og utdaterte i systemene som hindrer mest mulig effektiv drift, forvaltning og videreutvikling av løsningene. Teknisk gjeld er ofte konsekvensen av lettvinte og kortsiktige løsninger i stedet for gode og langsiktige. Beslutninger som fører til teknisk gjeld er enten bevisste eller ubevisste, og kan være uforsvarlige eller forsvarlige. I noen tilfeller kan det likevel være hensiktsmessig å gjøre valg som skaper en fremtidig gjeld, fordi alternativet vurderes å være enda dårligere. Teknisk gjeld har også en tendens til å forrente seg slik at det blir mer og mer kostnadskrevende å forbedre løsningene.

Etter mange år som prosjektleder har jeg konkludert med at innholdet i begrepet teknisk gjeld kan overføres til prosjektgjennomføring, men med gjennomføringsgjeld som et mer presist begrep. Gjennomføringsgjelden kommer til uttrykk i form av forsinkelser, økte kostnader, lavere kvalitet på løsning og færre gevinster. Forsinkelser resulterer også i økte kostnader fordi forlengelse av prosjektbemanningen koster penger, eller bidrar til økonomisk tap gjennom utsatt realisering av gevinster. Økte kostnader kan også være et resultat av at prosjektgjennomføringen må styrkes for å kompensere for dårlige valg. Lavere kvalitet på løsningen reduserer gevinstuttaket eller utløser ekstra kostnader for å gjøre det mulig å ta ut planlagte gevinster.

Det er mange kilder til gjennomføringsgjeld. Her er tre eksempler på noen av de vanligste kildene.

Et eksempel er hastverk i forbindelse med behovskartlegging, med påfølgende svakheter ved valg av løsning. I forbindelse med prosjektgjennomføringen vil det medføre svak forståelse for hvorfor løsningen er valgt, manglende tillit til at løsningen kan dekke interessentenes behov, noe som også kan vise seg å være reelt.  Motstand mot løsningen og prosjektet øker kostnadene fordi motstand ofte bidrar til å forlenge gjennomføringstiden eller krever ekstra innsats senere i prosjektet. En løsning som ikke skaper de effektene som var begrunnelsen for prosjektet, vil heller ikke resultere i gevinstene som skal gjøre prosjektet lønnsomt.

Et annet eksempel er mangelfull involvering av viktige interessenter fra start til slutt. Mangelfull involvering skaper usikkerhet og motvilje hos sentrale interessenter både når det gjelder hvorfor det skal gjøres endring, hva som er det ønskede fremtidsbildet og hvordan det skal realiseres. Dårlig interessentstyring resulterer vanligvis i forsinkelser på grunn av omkamper, manglede vilje til å involvere seg i prosjektet og manglende støtte til prosjektarbeidet og til beslutninger.

En tredje kilde til gjennomføringsgjeld er utilstrekkelig kompetanse i prosjektet. Årsaken kan være manglende vilje til å prioritere de riktige ressursene eller til å betale for nødvendig kompetanse. Det kan også skyldes manglende forståelse for hvilken kompetanse som må til for at prosjektet skal lykkes. Dette gjelder både faglig kompetanse og gjennomføringskompetanse. Kompetanse om prosjektgjennomføring må være tilstrekkelig representert på alle nivå i prosjektet. Konsekvensen av at prosjektet ikke er bemannet med tilstrekkelig kompetanse er at arbeidet går saktere, at kvaliteten blir dårligere og at omgivelsene får lav tillit til prosjektet. Alt dette utløser direkte kostnader, eller indirekte kostnader i form av færre effekter som grunnlag for gevinster.

Snarveier i forbindelse med prosjekter kan være fristende, og kan av og til også være riktig å ta. Men snarveier resulterer ofte i vesentlige svakheter i prosjektgjennomføringen. De korrigerende tiltakene vil normalt koste mye mer enn de aktivitetene som ble valgt bort på grunn av lettvint og kortsiktig tenkning.