Internkontroll i bedriften
Spørsmål: Vi er et relativt lite selskap, med omtrent 20 ansatte, som driver kantinedrift. Ledelsen i selskapet er i løpet av det siste året skiftet ut. I den forbindelse har vi som har tiltrådt lederstillingene, oppdaget flere forhold som vi antar ikke tilfredsstiller lovgivningens krav. Herunder har vi spørsmål om dette med internkontroll. Hva vil dette egentlig si, og hva er det som kreves av oss? Og hvem i selskapet er den ansvarlige for at internkontrollen fungerer som den skal?
Svar: Begrepet «internkontroll» er definert i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) § 3. Her heter det at internkontroll betyr «systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen». Med helse-miljø- og sikkerhetslovgivningen (HMS-lovgivningen) menes blant annet arbeidsmiljøloven, lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr, produktkontrolloven og brann- og eksplosjonsvernloven. Disse lovene innebærer altså at det stilles krav som omfatter sikkerheten både til kantinens kunder og de ansatte.
I internkontrollforskriften § 5 er innholdet i det systematiske HMS-arbeidet nærmere presisert. Blant annet må virksomheten sørge for at de lover og forskrifter i HMS-lovgivningen som gjelder for akkurat denne virksomheten er tilgjengelige, og virksomheten må også ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten. For deres bedrift kan dette eksempelvis bety at dere må ha kjennskap til de krav som stilles til servering, mattrygghet, produkter, hygiene og forbrukertjenester. Videre skal virksomheten sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes. Virksomheten må videre fastsette et mål for HMS. Dette målet må også dokumenteres skriftlig. Målet kan være nokså generelt, og kan for eksempel lyde som følger: «Mål om et arbeidsmiljø uten fare for helseskader» eller «Mål om en effektiv og lønnsom drift». Andre forhold som er nevnt i forskriften, og som også må dokumenteres skriftlig er at: Virksomheten må ha oversikt over hvordan virksomheten er organisert, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt. Virksomheten må kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Virksomheten må videre iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av HMS-lovgivningen. Selskapet må altså foreta en systematisk og regelmessig gjennomgang av internkontrollen, slik at internkontrollen vurderes kontinuerlig og slik at mangler kan fanges opp.
I hvilket omfang en virksomhet må drive internkontroll avhenger av dens aktiviteter, risikoforhold og størrelse, jf. internkontrollforskriften § 5. Ut i fra disse forhold må virksomheten drive internkontroll i det omfang som er nødvendig for å etterleve krav i eller i medhold av HMS-lovgivningen. Når dere er en bedrift med cirka 20 ansatte stilles det dermed ikke et like stort krav til omfanget av deres internkontroll sammenlignet med en større virksomhet. Hensynet til virksomhetens art, altså at dere lager og serverer mat til kunder, taler likevel for at det bør utøves internkontroll av noe omfang.
Det er den som er ansvarlig for selskapet, altså ledelsen eller selskapets eier (arbeidsgiver), som skal sørge for at det både innføres og utøves internkontroll i virksomheten. Arbeidsgiver skal også sørge for at dette gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter, jf. internkontrollforskriften § 4. Dette innebærer at arbeidstakerne altså skal medvirke til internkontrollarbeidet, hvilket må ses på som en del av deres arbeidsplikt. Viktig er også arbeidsmiljølovens krav om at arbeidsgiver skal gjennomgå opplæring i HMS-arbeid, jf. § 3-5 første ledd.
Advokatene Jon F. Claudi, Kari Andersen, Eirik Utstumo og Terje Andersen i Advokatfirmaet Storeng, Beck & Due Lund svarer på spørsmål om arbeidsrett. Tjenesten er gratis. Send mail med ditt spørsmål!
