Få struktur på styringen av styret

Bunker med pa­pirer. Omfangsrike filer på PCen. Tallrike saker til forberedelse. Flere utkast til møteprotokoller. Styrelederen befinner seg kanskje på et fly på vei ut av landet, mens andre styremedlemmer trafikkerer ymse møter og lokasjoner rundt om i landet. Tilbake i bedriften sitter styresekretæren og skal administrere et godt stykke styrearbeid. Arbeid som må gjøres for at styret skal kunne jobbe godt. Arbeid som blir stadig viktigere i takt med at forventningene om at styrene følger opp sitt lovfestede ansvar øker.

Undervurdert

Siviløkonom Henry J. O. Wengstrøm har jobbet som controller og økonomidirektør, og har hatt befatning med ulike former for styrearbeid fra slutten av åttitallet av og frem til i dag. Blant annet har han hatt rollen som styresekretær i flere styrer.

- Hvis styrearbeidet blir en ad hoc aktivitet, med mye armer og bein og uklare mål og meninger, vokser frustrasjonen. Struktur, planlegging og kunnskap om effektiv møtevirksomhet er nødvendig, sier Wengstrøm, som mener at styresekretærrollen er en undervurdert funksjon rundt om i organisasjonene.

Styresekretæren er sentral for den praktiske gjennomføringen av styrearbeidet. Dette er personen som har ansvaret for å administrere alle de praktiske sidene av arbeidet.

I små og mellomstore organisasjoner er det ofte daglig leder som fyller rollen. I større organisasjoner er funksjonen gjerne delegert til en medarbeider fra staben, for eksempel økonomileder eller personlig sekretær.

- Hvis styresekretærfunksjonen ikke fungerer er det vanskelig å gjennomføre styrearbeid, og nærmest umulig å etterleve lovens krav, mener Wengstrøm.