Slik gir du tilbakemeldinger til dem som ikke fikk jobben

­Bedrifter kan få hundrevis av søkere til en stilling de skal ansette for. Det betyr at de fleste ikke får jobben de søker, selv om de har lagt ned mye tid og energi i å gjøre research på selskapet, skrive søknad og finjustere CV til akkurat denne jobben.

Ofte får ikke jobbsøkeren noen tilbakemelding fra selskapet, før det tikker inn en epost om at stillingen er besatt. Rekrutterer Andrea Kvinnesland Hvattum mener selskaper ber om mye fra potensielle kandidater, men gir lite tilbake.

– Jeg blir så sur. Noen ganger tror jeg nesten selskaper ber om å få et dårlig rykte. Søkeren får ingen tilbakemelding om hva de kunne gjort bedre neste gang.  

Bli sett og lagt merke til

Fram til nå har Boxo-gründer Caroline Leithe personlig gjort alt av kundeservice for å sikre at kundene for en god kundeopplevelse. Hun ønsker at opplevelsen til de som har søkt jobb i selskapet hennes skal være like bra som kundene hun snakker med på kundeservice.

– Personlige tilbakemeldinger er viktig. Det er viktig for meg at alle føler seg sett og hørt. Det er snakk om et menneske som har giddet å lese om bedriften din, skrevet søknad og som ønsker å jobbe med deg, sier Leithe .

Jo større man blir som selskap, jo vanskeligere kan det være å gjøre alt selv. Men Leithe er tydelig på at det ikke betyr noe hvem i selskapet som tar den telefonen.

Ofte får ikke jobbsøkeren noen tilbakemelding fra selskapet, før det tikker inn en epost om at stillingen er besatt.

– Hvis man er en stor bedrift og ikke har tid til å gi alle tilbakemeldinger, så burde man kanskje sette bort jobben til eksterne rekrutterere. Kandidatene i en rekrutteringsprosess fortjener mer enn et lite blikk på CV-en. Det å gi tilbakemeldinger handler om å bli sett og bli lagt merke til. Det er det samme som med kundeservice, sier hun.

Det viktigste er at de som søker får en god opplevelse. Det betyr ikke at administrerende direktør trenger å ringe rundt til alle søkerne.

– Det handler om respekt og ydmykhet for en person som har brukt sin tid på å søke jobb hos deg. Man skal ikke tulle med andres tid. Det finnes ingen fasit på hvordan man gir tilbakemeldinger og skaper en god kandidatopplevelse. Det må selskapet selv finne ut av. Men noe burde de gjøre, sier Hvattum.

Feilpromotering

Mange bedrifter promoterer seg selv med gode verdier, profesjonalitet og kvalitet i alle ledd. Hvattum mener dette er verdiløse ord dersom man ikke kan følge opp alle som søker på en stilling.

– Det enkleste man kan gjøre for å skape et godt rykte for bedriften er å ta kontakt med alle som søker.

Hvattum har sittet i utallige møter med selskaper som diskuterer kjerneverdier og som er opptatt av hvordan markedet ser oss og hvorfor vi skal være det foretrukne selskapet.

– Men når man først har oppmerksomheten til mennesker som de som har søkt på en jobb i selskapet, har du muligheten til å styrke bedriftens rykte ved å gi tilbakemeldinger til alle som søkte på stillingen. Det er en gylden mulighet til å vise hvem man er som selskap.

Hvattum mener man burde droppe eposten, og heller plukke opp telefonen og ringe. Selv ringte hun 67 kandidater som hadde søkt på en lederjobb i selskapet Boxo for å gi dem personlige tilbakemeldinger på en jobb hun rekrutterte for.

– Kandidatene var takknemlige, men også sjokkerte over at jeg tok kontakt. Du kan sørge for at folk får en bedre dag og et bedre liv ved å ha respekt for dem som har tatt seg tid.

Noen av samtalene varte ikke mer enn 30 sekunder. En var forskrekket over at hun brukte hele 2,5 minutter av sin tid på å gi tilbakemeldinger.

Hun spurte søkere som ikke fikk jobben: Har du lyst å få tilbakemeldinger på CV-en din? Det ønsket de aller fleste.

– Det var snakk om enkle ting som å sette siste utdanning og jobb først i CV-en. Flere fortalte meg at de var heldige som fikk tilbakemeldinger. Flere sa «Tenk at du ringer og tar deg tid til dette».

Essensen av selskapet

Søknadstekster er veldig viktige. Leithe mener det er viktig å få fram essensen av selskapet i en stillingslysning.

– Alt skal ikke være stivpyntet i skrivemåten. For da er det akkurat det du får tilbake.

Hun søkte en gang på en stilling hvor stillingsteksten var løs og ledig, og svarte på samme måte og fikk jobben.

– Jeg fikk jobben fordi de som leste søknadsteksten så at jeg kunne passe inn basert på måten jeg skrev på. Jeg var den eneste som skrev at jeg skal bidra til å lage god stemning på kontoret. Du blir lagt merke til når du fanger opp slike ting i en stillingsutlysning og svarer med samme mynt. Da blir man ikke bare en søker, men en person.

Rekruttering er litt som dating. På Tinder har alle tre bilder av seg selv som går igjen – et ute i naturen, et hvor man trener og et bilde sammen med venner. Ingen skiller seg ut.

– Hvis du legger ved en opplysning som gjør at du skiller deg ut, blir du lagt merke til mye raskere. Jeg tror ikke jeg var mer kvalifisert enn andre i den jobben jeg fikk, men jeg skilte meg litt ut.

Hvattum har sett mange CV-er i sitt liv. Hun mener flere som jobber med rekruttering, burde komme med tilbakemeldinger til de som trenger feedback på sine dokumenter. For det er ofte de samme feilene som går igjen.

Dessuten vi jobbsøkere være ambassadører etter en rekrutteringsprosess. Hvattum mener kandidatopplevelsen er det viktigste bedriften kan gjøre noe med.

– Det har ingenting å si om du får jobben eller ikke om opplevelsen er god. Det handler om hvordan man blir møtt og behandlet i prosessen.

– Vær ærlig

Man må som selskap reflektere over hva man har behov for i en rekrutteringsprosess.

– Når du gir tilbakemeldinger kan du fortelle kandidaten som ikke fikk jobben hva teamet ditt trenger nå, og at man ikke tror vedkommende har dette. Noen kandidater trenger mye kjærlighet, noen trenger flere minutter på telefonen, mens andre synes det var helt greit med 40 sekunder.

«Jeg har sett tilfeller der kandidater blir oppfordret til å søke på en stilling, stiller til intervju, men får standardmail fra selskapet om at de har funnet noen bedre.»

Hvattum tror ikke fullstappede kalendere er årsaken til at bedrifter ikke setter av tid til å gi tilbakemeldinger. Det bedrifter ofte gjør i rekrutteringsprosesser, er å jobbe malbasert. Man har en mal for «Takk for din søknad», «Velkommen til intervju», «Takk for intervjuet», «Fint om du tar denne personlighetstesten», «Fint om du tar denne evnetesten», «Fint om du forbereder en case».

– Det er veldig mye man som jobbsøker skal bidra med inn til en potensiell arbeidsgiver. Jeg har sett tilfeller der kandidater blir oppfordret til å søke på en stilling, stiller til intervju, men får standardmail fra selskapet om at de har funnet noen bedre. Dette skaper usikkerhet hos søkeren som da kan glemme at rekrutteringsprosessen skal være en fase hvor søkeren skal finne ut om dette er et sted han eller hun ønsker å jobbe.

Hvattum mener det er viktig å være åpen med søkerne når det skjer noe uventet i rekrutteringsprosessen. For eksempel at nøkkelpersoner blitt sykmeldt eller at det er mye å gjøre for bedriften akkurat nå, så det tar lenger tid. 

– Da holder man seg oppdatert og vet hva som skjer. Jeg har vært borti flere situasjoner der et selskap har angrer seg og funnet ut at de ikke hadde råd til å gjøre en ansettelse allikevel. Da må man opplyse søkerne om at prosessen er avsluttet. Ikke la dem vente i en evighet på svar.

Blottlegger seg

Søkere til stillinger blir ofte oppfordret til å sende inn motivasjonsbrev, CV, attester, dokumenter og referanser i første omgang. Det er ikke alt selskapet er interessert i å få i første runde, forklarer den erfarne rekruttereren.

– Man blottlegger seg for en potensiell ny arbeidsgiver med en gang.

Selv om rekrutteringssystemene er viktig å ha, er det de personlige tilbakemeldingene som egentlig har betydning for folk.

– Det koster penger å få søkere til stillinger. Får man hundrevis av søkere har man enten for dårlig søknadstekst eller så er man framgangsrik og har suksess og mange vil jobbe for deg. Det er prisen å betale for å ha kommet så langt.

Noen bedrifter operer med åpen søknad året rundt og får hundrevis av søknader.

– Dersom man ikke har tid til å gi tilbakemeldinger til alle og trenger kun 10 nye medarbeidere i året, burde man kanskje endre søknadstidspunktet til en måned, sier Hvattum.

Hvattum mener det er en del uærligheter som oppstår i rekrutteringsprosessen.

– Stillingsannonser er ofte fulle av lovnader om hvordan selskapet er og særtrekkene for arbeidsmiljøet der blir ofte beskrevet på en måte som er trendy, full av buzzwords og gir lite innsikt til søkere om hva de kan forvente seg dersom de får jobben.

– Det verste selskaper gjør er å skryte så mye av seg selv i rekrutteringskampanjer at de som er ansatt der tenker at dette er helt feil. Det er et stort ansvar å ha ansatte. Det er en mulighet og tillit som folk gir over tid.

– Mange planlegger livene sine rundt hvor de skal jobbe. Da er det minste man kan forvente litt respons fra bedriften man ønsker å gjøre en jobb for..