Hvordan gi kritiske tilbakemeldinger som «virker»

Lest om ledelse. Dette konstaterer Selin Kesebir, associate professor i organisasjonsadferd ved London Business School, på den britiske handelshøyskolens hjemmeside.

Hun understreker at både det å gi ros og kritikk er essensielt for å utvikle folk og resultatene deres, men mener at det er få ledere som er naturlig flinke til det.

Hun skriver at noen leder velger å unngå vanskelige samtaler helt til situasjonen er blitt ille at de ikke lenger kan overse den, og da kan problemet ha blitt så stort at det blir vanskelig å løse det.

Andre ledere er så klønete når de gir tilbakemeldinger at mottakeren blir irritert og demoralisert, istedenfor å bli oppmuntret til å gjøre en bedre jobb.

Hvordan gir man så tilbakemeldinger på en måte som kan få medarbeidere til å vokse?

Kesebir lister i innlegget på sidene til London Business School opp en rekke prinsipper som kan gjøre vanskelige samtaler lettere.

Her er noen av dem: 

• Skap en god tilbakemeldingskultur
  Det grunnleggende prinsippet er åpenhet, og at man er tydelig på forventninger og standarder. Tilbakemeldingene bør komme ofte og i små porsjoner; ikke kun som en årlig samtale. Dette bereder grunnen for kontinuerlig læring. Jobb også med din egen holdning til tilbakemeldinger, råder Kesebir. Vis at også du jobber med å forbedre deg; at du aksepterer feil, lærer av dem og sier unnskyld hvis det er nødvendig. Hvis du selv har den holdningen, blir det lettere for andre å ta imot negative tilbakemeldinger fra deg.
   
• Å ha gode relasjoner i bunnen gjør alt lettere
  Folk har lettere for å lytte til og akseptere kritiske tilbakemeldinger fra deg hvis dere fra før har en positiv relasjon. Motsatt: hvis relasjonene og tilliten er laber, vil heller ikke tilbakemeldingene dine gi gode resultater. Kesebir viser til at medarbeiderne dine må være trygge på at du verdsetter dem, er rettferdig og at du vil at de skal gjøre det bra. Hvis du kun gir negative tilbakemeldinger, vil medarbeiderne dine «koble ut» og bli defensive. Så være på utkikk etter positive bidrag, og har du noe positivt å si - si det. Alle ønsker å bli lagt merke til og verdsatt. Hvis du senere må gi kritiske tilbakemeldinger, har dere allerede noe felles og det vil ikke «stikke» så mye hos den det gjelder.
   
• Reduser motstand og defensive reaksjoner
  Det er vanskelig å ta imot kritiske tilbakemeldinger, så du må forvente at mottakeren er litt defensiv. Kesebir argumenterer imidlertid med at det gjelder å dempe de defensive holdningene, slik at folk blir mer åpne for innspill og slik at tilbakemeldingene kan føre til faktisk endring. Dette betyr at du som gir tilbakemeldinger, i det minste, må droppe sarkasme, anklager, angrep og andre ting som vil true mottagerens verdighet. Unngå også å gi tilbakemeldinger når du er sint eller oppbrakt. Hvis tilbakemeldingsseansen blir opphetet på noe tidspunkt, vurder å ta en pause. Det kan ifølge Kesebir også være en nyttig øvelse å minne seg selv på alt det verdifulle en person bidrar med før du gir tilbakemeldinger. Ingen enkeltperson bør bli redusert til «en feil» eller «et problem».
   
• Vær nøyaktig, faktabasert og objektiv
  Det som kanskje er det aller viktigste prinsippet for å gi tilbakemelding som «virker», er ifølge Kesebir å være faktabasert og objektiv. Istedenfor å bare bringe personlige meninger og følelser til torgs. Slik kan du gå frem: Beskriv først den konkrete situasjonen og adferden som har trigget tilbakemeldingen. Deretter kan du si noe om konsekvensen av adferden. Dette er et bedre alternativ enn å anklage og karakterisere folk. Presise tilbakemeldinger basert på fakta reduserer sannsynligheten for at den som får tilbakemeldingen gå i forsvar. Styr unna generalisering og unødvendig dramatisering.  

I et av de øvrige rådene minner Kesebir også om at det beste er å gå for en samtale, istedenfor «tilsnakk». Dét er det ikke mange som liker.

Da er det lettere å komme videre, og du kan underveis også spørre mottageren om hva hen tenker kan gjøres annerledes framover.