Slik får du digitale presentasjoner til å funke

Vi har alle vært utsatt for kjedelige presentasjoner. Lange presentasjoner.

Foto

Vibeke Holtskog er lærer, med videreutdanning i retorikk, og har de siste 13 årene holdt kurs i kommunikasjon, motivasjon og formidling. (Foto: Privat) 

Det er lett å falle av, og hvis seansen i tillegg er digital er det enda lettere å miste konsentrasjonen. Selv når teknologien fungerer og innholdet er relevant.

Så – hvis du skal holde en digital presentasjon på et webinar, møte eller samling: Husk at det det er enda viktigere enn ellers å være tydelig, holde på oppmerksomheten og tilby tilhørerne motivasjon til å henge med videre.

– Å holde på oppmerksomheten er det tøffeste. Du må tenke annerledes, sier Vibeke Holtskog, forfatter av boka «Digital formidling som funker».

Formidling må selvfølgelig tilpasses situasjonen og deltagerne, men ifølge Holtskog er det noe som nesten alltid funker. Og noe som nesten aldri funker.

• Nederst i artikkelen finner du #3 tips om digitale presentasjoner

Manglende respons

Den mest åpenbare utfordringen med digitale presentasjoner, er å snakke med innlevelse til et kamera og en skjerm.

Noen ganger ser du deltagerne på skjermen, andre ganger ikke.

– Du får ikke den samme umiddelbare responsen som i et fysisk møte; som blikk og nikk. I digitale møter kan folk dessuten bare slå av kameraet og gjøre noe annet. Det er ingen som passer på at de ikke følger med, sier Holtskog, som også selv har erfart at mangelen på tilbakemeldinger og umiddelbar respons kan gjøre noe med motivasjonen til å fortsette.

Du kan bruke ulike metoder for å se om det er tegn til liv på den andre siden, selv om du ikke ser ansikter

– Men det er bare å gi gass. Kast deg ut i det! Legg opp til innspill underveis i presentasjonen. Du kan bruke ulike metoder for å se om det er tegn til liv på den andre siden, selv om du ikke ser ansikter. Selv blir jeg utrolig glad når det kommer inn små meldinger i chat-en, emojis, svar på spørsmål eller lignende.

I boka gir Holtskog mange praktiske råd om digitale formidling. Dette er tre av basistipsene:  

Kutt ned – Bryt opp – Skap forutsigbarhet.

Ikke bli for selvopptatt

Et vanlig feiltrinn er å ta med for mye informasjon i presentasjonen. Man gaper over for mye. «Alt» er interessant …

– Det er lett å bli litt for selvopptatt, og bli mest opptatt av hva du selv vil ha frem – og ta spørsmålene til slutt. Hvis du tenker sånn, blir det ofte litt for mye for deltagerne, sier Vibeke Holtskog, som minner om at folk får med seg ganske lite av det som blir sagt.

Hennes første råd er derfor å kutte ned på presentasjonen, og at du legger en plan for hva du skal kutte ut av det du tar med hvis du får dårlig tid.

Skap rytmebrudd

Å følge med på en lang skjermdeling med en lang enetale ved siden av, kan være kjedelig, og det kan også være vanskelig for den som snakker å holde energinivået oppe.  

Stopp opp underveis og gjør noe annet, tipser Holtskog. Be om spørsmål, slå av skjermdelingen en stund og snakk mens du viser ansikt, del en video eller gjør noe annet for å variere.

Hvis du har mulighet, la en kollega eller andre komme med noen korte, forberedte innspill eller spørsmål.

– Du viser ofte plakater som du har skrevet stikkord på?

– Jeg bruker alltid det, og det funker godt. Hvis jeg skal stille et spørsmål, kan jeg skrive det på en plakat, eller jeg kan bruke plakater til å vise fram stikkord, sier Holtskog.

Men hun vil ikke råde alle ledere til å gjøre det samme.

– Det er en del som synes plakater er veldig kleint. Men det går an å gjøre noe annet for å variere. Et grep er å ta spørsmål tidlig. Hvis du bare tar spørsmål på slutten, kan du ha mistet veldig mange underveis.

Vær forutsigbar

I boka beskriver Holtskog hvordan hun, fremdeles i morgenkåpe, logget seg på et digitalt seminar. Og fortere enn fort sørget for å forlate møtet da det kom fram at deltagerne skulle diskutere i grupper på video.

Motsatt har hun også sittet klar, pent kledd, og gledet seg til å møte andre digitalt, men blitt skuffet fordi kurset kun var skjermdeling og enetale.

– Jeg mener at forutsigbarhet er enda viktigere når vi møtes digitalt. Folk vil vite hva som skjer.

Selv pleier hun å sende ut noen punkter på forhånd der hun beskriver hva deltagerne går til. Hva er målet, hva skal skje, hvor lang tid tar dette og når er pausene.

– Mange advarer mot å kjede folk med PowerPoint-plansjer. Hva tenker du?

– PowerPoint og video er mine verktøy, men tenk gjennom hvordan du bruker det. Når du deler plansjer, slutter folk å lytte. Et tips er å vise et og et punkt, og la folk få lese og fordøye det som står før du begynner å snakke. Ikke gi for mye informasjon om gangen. Dette er innlysende, men det er mange som synder her likevel.

Spørsmål underveis

– Du gir råd om å ta spørsmål underveis. Risikerer du ikke da at presentasjonen sporer av eller at møtet går over tiden?

– Spørsmålet er: Hvem holder du denne presentasjonen for og hva er formålet? Deltagerne er viktigst. Du gjør dette for at de skal sitte igjen mening og verdi, men de kan fort føle seg uviktige hvis du skal si alt du vil si først. Ta steget ut av ditt eget verdensbilde. Lytt, og la det være rom for spørsmål når du planlegger tiden, råder Holtskog. 

– Det avhenger av formålet med presentasjonen, men jeg bestemmer meg alltid på forhånd for hva jeg skal hoppe over hvis jeg får dårlig tid. Jeg forbereder alltid litt for mye, for da slipper jeg å være nervøs for at jeg skal gå «tom». Men det har aldri skjedd.