Fra 1. juli i år forsvinner forskriftens særregel om arbeidstid. Det betyr at arbeidsgivere og arbeidstakere vil kunne forholde seg til de samme arbeidstidsreglene, helt uavhengig av om det jobbes hjemmefra eller fra kontoret. (Foto: PixelCatchers)
Hjemmekontor: Forskjellsbehandling er lov, men den bør være saklig begrunnet
LEDERVERKTØY. Etter pandemiens utbrudd for to år siden er det blitt mer vanlig med arbeid hjemmefra. Først som en konsekvens av sentralt pålagte smittetiltak, senere fordi arbeidstakerne har sett fordelene av en mer fleksibel arbeidshverdag.
– Etter koronapandemien har mange arbeidstakere en forventning om at arbeidslivet skal være mer fleksibelt, særlig når de teknologiske forutsetningene er til stede. Debatten er veldig preget av et subjektivt ståsted hvor egne behov settes høyest, sier Siri Falch Olsen til Dagens Perspektiv.
På den andre siden må arbeidsgiver ta hensyn til hvordan det påvirker arbeidsmiljøet som helhet dersom mange jobber hjemmefra. Mange arbeidsgivere er usikre på hvordan en «ny» arbeidshverdag skal organiseres etter pandemien.
Hun holdt nylig et foredrag for HR Norges Arbeidsrettskonferanse om endringene i den såkalte hjemmekontorforskriften som trer i kraft 1. juli i år. Der kom blant annet opp spørsmålet om arbeidstakere kan behandles ulikt når bedriften praktiserer hjemmearbeid.
Arbeidsgivernes styringsrett
Når flere og flere arbeidstakere «krever» hjemmekontor, er det fort gjort at de glemmer konteksten, og et klart utgangspunkt, mener advokaten. Og det er arbeidsgiverens styringsrett.
– Det er arbeidsgiveren som bestemmer hvordan arbeidet skal organiseres, og om hjemmekontor skal tillates, poengterer arbeidsrettsadvokaten.
Med andre ord: arbeidstakere har ikke krav på hjemmekontor. Hvis det derimot innføres faste ordninger for hjemmekontor, skal dette reguleres i skriftlig avtale.
– Det er viktig at bedriften sikrer seg adgang til endring og oppsigelse når den inngår avtale om hjemmearbeid med de ansatte, understreker arbeidsrettsadvokat Siri Falch-Olsen. (Foto: Nicolas Tourrenc/Advokatfirma Ræder)
Adgang til forskjellsbehandling
Falch Olsen understreker at arbeidsgiveren har adgang til å forskjellsbehandle sine ansatte når det kommer til praktisering av hjemmekontor. Men da bør det foreligge en saklig grunn til det.
En typisk saklig grunn er at arbeidstakere i én og samme bedrift utfører ulike oppgaver.
– En resepsjonist, for eksempel, vil kunne nektes hjemmekontor når bedriften har behov for at vedkommende er fysisk til stede på arbeidsplassen. Mens kontoransatte vil kunne jobbe hjemmefra, forklarer advokaten videre.
Forskjell i arbeidsoppgavene og bedriftens behov vil da kunne utgjøre en saklig begrunnet forskjellsbehandling, forklarer advokaten videre.
Derimot vil individuell forskjellsbehandling innenfor samme arbeidstakergruppe, som har nærmest identiske arbeidsoppgaver, være vanskeligere å forsvare. Dette vil i alle fall kunne være konfliktskapende på arbeidsplassen, legger hun til.
Falch-Olsen råder derfor arbeidsgiverne til å tenke grundig gjennom hva slags type hjemmekontorordninger som bør innføres, og hvorvidt det skal være ulike ordninger, ut fra hva slags arbeid de ansatte utfører.
Noen gode råd før avtale om hjemmekontor inngås:
Før arbeidsgiver inngår en avtale med sine ansatte, er det viktig at den sikrer seg adgang til både å kunne endre og si opp avtalen, understreker Siri Falch-Olsen overfor Dagens Perspektiv.
Gjør ledelsen ikke det, risikerer den at de ansatte oppfatter ordningen som et individuelt avtalt gode som ikke ensidig kan endres av arbeidsgiver.
En skriftlig avtale om hjemmearbeid kan tas direkte inn i den enkeltes arbeidsavtale eller lages separat. Den bør inneholde følgende:
-
Omfang av hjemmearbeidet.
-
Arbeidstid og tilgjengelighet.
-
Eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr.
-
Forventet varighet.
-
Eventuelt bestemmelser om prøvetid.
-
Bestemmelser om endring/oppsigelse av avtalen og frister for oppsigelse.
-
Bestemmelser om saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter.
– Unngå forhastede, permanente ordninger. Vurdér om det kan være klokere å inngå tidsbegrensede prøveordninger, for å få mer erfaring med hvordan hjemmearbeid fungerer i en normalsituasjon etter pandemien, sier hun til Dagens Perspektiv.
Før en avtale inngås, bør partene også ta med verneombud og bedriftens arbeidsmiljøutvalg i diskusjonen. Stikkordet her er HMS-arbeidet. Dessuten bør det lages rutiner for oppfølging av ansatte som jobber mye eller utelukkende fra hjemmekontor, påpeker Siri Falch-Olsen.
Hjemmekontor kan også være et konkurransefortrinn ved rekruttering av nye ansatte, og oppfattes som et gode, minner hun om.
– Pass derfor på hvordan det reklameres for bruken av hjemmekontor i bedriften hvis det ikke er innført som en permanent ordning.
Fått større oppmerksomhet
Det er nå 20 år siden den såkalte hjemmekontorforskriften så dagens lys. Den har stått uendret like lenge, inntil nå.
Men i det siste har koronapandemien og svært inngripende smitteverntiltak sørget for en rask nyorganisering av store deler arbeidslivet. Utstrakt bruk av hjemmekontor, kombinert med effektive digitale løsninger, har ført til en helt annen måte å jobbe på.
Når forskriften nå endres, er det imidlertid ikke snakk om en arbeidslivsrevolusjon, understreker Siri Falch-Olsen.
– Det er heller en justering og presisering av eksisterende regelverk, som hittil ikke er blitt tatt i bruk i særlig omfang. Regelverket for hjemmearbeid har faktisk vært der i 20 år. Pandemien har sørget for at langt flere er blitt kjent med denne forskriften og kravet om skriftlig avtale ved faste ordninger, poengterer hun.
Arbeidsmiljøloven gjelder – uansett
De mest sentrale endringene nå er at arbeidsmiljølovens regler om arbeidstid også skal gjelde på hjemmekontor, og at Arbeidstilsynet kan kontrollere at arbeidsgiveren overholder reglene i forskriften.
Fra 1. juli i år forsvinner forskriftens særregel om arbeidstid. Det betyr at arbeidsgivere og arbeidstakere snart vil kunne forholde seg til de samme arbeidstidsreglene, helt uavhengig av om det jobbes hjemmefra eller fra kontoret, presiserer advokaten.
Skriftlig avtale et krav
Hjemmekontorforskriften setter opp noen tydelige «stolper» innenfor hvilke hjemmearbeid skal foregå:
Hjemmekontorforskriften gjelder for arbeid som utføres i arbeidstakerens hjem. Arbeid fra hytte/feriebolig, eller andre former for fjernarbeid, reguleres ikke av forskriften.
Ved faste avtaler om hjemmekontor er det krav om at det inngås en individuell, skriftlig avtale mellom bedrift og den enkelte arbeidstaker. Forskriften setter minstekrav til hvilke forhold denne individuelle avtalen inneholder.
Forskriften gjelder ikke ved kortvarig eller sporadisk hjemmearbeid. Én til to ukers tilrettelegging av arbeid på grunn av et brukket bein faller altså utenfor.
Fullt hjemmearbeid i én måned eller mer, derimot, vil normalt falle inn under forskriftens virkeområde.
Innføres det en fast ordning med hjemmekontor, én eller flere dager i uka, vil det måtte inngås skriftlig avtale med de ansatte.
Arbeidsmiljøloven gjelder alle arbeidstakere, uansett hvor arbeidet utføres.
Med unntak av arbeidsmiljølovens grenser for arbeidstid, står partene relativt fritt til å avtale innholdet av hjemmearbeid – som omfang av arbeidet, adgang til å si opp eller endre avtalen, eiendomsrett og kostnader til utstyr – altså hvem som betaler.
Arbeidstilsynet følger med
Fra 1. juli av kan Arbeidstilsynet som nevnt kontrollere at arbeidsgiverne holder seg til reglene i den nye forskriften. Gjør de ikke det, kan det bli pålegg - inntil bedriftene har ryddet opp.
Slik det ser ut nå, vil tilsynet trolig begrenses til følgende: sjekk av om arbeidsgiver overholder reglene om skriftlig avtale med de ansatte, at hjemmearbeid omfattes av det systematiske arbeidet for helse, miljø og sikkerhet (HMS) og om bedriften oppfyller plikten til å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.
Det er viktig å være klar over at fysisk tilsyn, hjemme hos den ansatte, krever arbeidstakerens samtykke, understreker Siri Falch-Olsen.
Også forskriftens regler om arbeidsmiljø og arbeidsmiljøarbeid er tilpasset den nye hverdagen med utstrakt hjemmearbeid. Det er imidlertid presisert i endringene til hjemmekontorforskriften at plikten også omfatter det psykososiale arbeidsmiljøet. Kravet om fullt forsvarlig arbeidsmiljø gjelder «så langt det er praktisk mulig».
