Få ting gjort

Føler du på stress og bekymring over at du ikke får gjort alt du vil og bør som leder?

Foto

Rådgiver og coach Morten Røvik har i en årrekke gitt ledere og andre råd om personlig produktivitet. (Foto: Jan T. Espedal) 
 

Rådgiver og coach Morten Røvik har i årenes løp gitt over hundre ledere råd om å få ting gjort. Erfaringen hans er at ledere har de samme problemene som veldig mange andre.   

– Det de fleste «sliter med», er måten de håndterer tilværelsen på. De bruker hodet som system for å huske hva de skal gjøre, sier han.

Problemet er imidlertid at hjernen har trøbbel med å huske særlig mange ting på én gang.

– Hjernen forsøker da å parkere mesteparten i korttidsminnet. Den forsøker å multitaske; å reflektere over flere oppgaver samtidig, sier Røvik, som forklarer det som at hjernen begynner å hoppe mellom alle de ulike tingene du tenker på. Dette stjeler oppmerksomhet og energi, sannsynligheten for å gjøre feil øker og du bruker lenger tid på det du skal gjøre.

Brenner av kruttet

Røvik jobber med personlig produktivitet gjennom konsulentselskapet ProduktivNorge, har fast spalte i Aftenposten om samme tema og har undervist i metoden «Getting things done», som er utarbeidet av David Allen, siden 2010.

Allen gjør i boken «Få ting gjort» et poeng av at det er et mål å lære folk hvordan de skal bli henholdsvis mest mulige effektive og avslappede når de trenger og ønsker det.

Røviks råd for å forhindre at hjernen «brenner av alt kruttet» på å hoppe mellom alt som romsterer rundt i topplokket, er basert på Allens metode.

Du finner en oppsummering av stegene i metoden nederst i artikkelen.

Samle

Steg én er å identifisere og samle alle de tingene som forstyrrer deg på en eller annen måte.

Deretter gjelder det å få klarhet i hva de betyr for deg, og å ta en avgjørelse om hva du skal gjøre med dem.

 – Å samle betyr at du skriver ned alle ting du skal eller kanskje skal gjøre noe med og ting du har en bekymring på. Skriv det ut av hodet, og lov deg selv at du skal se på det senere. Da klarer hjernen din å slippe det, og du blir mer til stede i øyeblikket, sier Røvik.

Behandle

– Men for at ting skal forbli utenfor hodet, må hjernen ha tillit til at du fatter gode beslutninger om hva tingene betyr for deg og hva du skal gjøre med dem. Hvis noe i det hele tatt.

– Du må behandle det du har skrevet ned. Du må ta beslutninger om du hva du skal gjøre noe med, fortsetter han.

Morgen og kveld

Hvis du tror at ting tar kortere tid enn de gjør, tar på deg altfor mye og har beslutningsvegring, får lite gjort, advarer Røvik.

Når han lærer bort metoden, anbefaler han å sette av tid morgen og kveld til å notere ned og behandle alle oppgavene som surrer rundt i hodet.

De mer erfarne samler og behandler tingene løpende.

For å komme i gang med e-posten, anbefaler han å sette en grense og behandle det som er eksempelvis mindre en to uker gammelt. Det som er eldre, som du er komfortabel med å ikke gjøre noe med nå, legges i arkiv.

– Deretter behandler du alt i innboksen slik at du får den ned til null. Fatt beslutninger: slett, arkiver eller gjør noe med det. Noe trenger kanskje å modnes litt før du tar en beslutning; det kan du legge i mappe for det du skal gjøre en gang eller kanskje.

Organisere

Når du har fattet beslutninger, legges alt inn i et system – det vil si i kalenderen og i lister. Du organiserer for å kunne se over og få oversikt, ellers fortsetter alt å jobbe inni hodet, fremholder Røvik.

– De tingene som er viktige og haster, setter du av tid til i kalenderen. Men ikke gå for langt frem i tid. Ting vil endre seg. I det daglige gjennomsynet av lister, bestemmer du deg for hva du skal gjøre i morgen. De tingene som ikke er viktige eller ikke haster, har du på listene dine.

Listene deles grovt sett i to; i prosjekter, hvis det krever mer enn én handling, og i neste handlinger.

På listen over neste handlinger identifiserer og skriver du ned den første fysiske, synlige handlingen som må til for å fullføre oppgaven. Hvis du skal male hytta, kan første neste handling være å avtale en time med en fargekonsulent i en malebutikk.

– Alle prosjekter skal ha en neste handling, ellers står de stille, sier rådgiveren.

 Alle prosjekter skal ha en neste handling, ellers står de stille

Revidere

En gang i uken er det tid får å revidere; å se over og oppdatere kalender og alle lister. Planlegg her noen dager frem i tid.

– Jeg husker første gangen jeg reviderte og følte at jeg var kongen på min egen haug. Helga kunne komme, uten at jobben flyttet inn i hodet mitt igjen, sier Røvik.

– Dukker det ikke opp mange uforutsette ting underveis?

– Jo, men da behandler du dem og organiserer dem inn i systemet ditt. Kanskje kommer det en e-post som gjør at du må omprioritere. Da må du revidere for å bevare oversikten.

Utføre

Siste steg i metoden er å gjøre. Hvis ting du tenker på tar mindre enn to minutter, gjør det med en gang, råder Røvik.

Det som tar lenger tid gjør du når du setter av eller får ledig tid i kalenderen. Ideen er å bruke systemet og listene aktivt.

Det er et poeng å fatte beslutninger om det du skal gjøre på forhånd, slik at du blir mer proaktiv enn reaktiv.

– Mange mennesker har jobber der de må fatte beslutninger og være proaktive for å lykkes. Det gjelder ikke minst for ledere, sier Røvik.

Det vil også alltid være mer å gjøre enn det finnes tid til, så det er viktig å lære seg å si nei.

Kreativitet og spontanitet

– Men hva med kreativiteten? Blir den drept av systemet og listene?

– Tvert imot. Det er mange som bruker metoden som er superkreative. Struktur og oversikt frigjør energi til mental kreativitet.

Han mener heller ikke at systemet vil være til hindring for de mer spontane og udefinerbare tingene i tilværelsen.

– Hvis du slutter å bruke hodet som system, slapper du bedre av, er mer til stede og ser klarere hva som er viktig. Du ser at det viktigste i dag kanskje er å få satt seg ned med Ole og ta en kaffekopp. Hvis du er så stresset at du ikke klarer å fokusere på noe annet enn selvpisking, går du bare rundt med dårlig samvittighet for det du ikke får gjort.

– Prioriteringer handler om to ting: Hva har jeg ansvar for og hvilke verdier styres jeg av. Så under alt dette, ligger det noen moralsketiske spørsmål. Du må rydde i hodet for å fatte gode valg for hva du skal prioritere.