Disse møtene er tidstyver

LEST OM LEDELSE. SINTEF gjorde nylig en studie i en større organisasjon, for å finne svaret på spørsmålet «Hva er best av digitale eller fysiske møter?»

Både ledere og medarbeidere synes at verdien av fysiske og digitale møter er like bra, eller like dårlige.

Et interessant funn fra studien viser at det er de uplanlagte møtene – møtene som oppstår spontant fordi noen har behov for det, gir størst verdi.

I studien svarte 90 prosent av de spurte at det meste av tiden i uplanlagte møter var nyttig. Hele 50 prosent mente at en tredel eller mer av tiden i de planlagte møtene var bortkastet.

«Når man møtes nesten fire timer daglig i planlagte møter blir det mange bortkastede timer,» skriver Nils Brede Moe i et innlegg på Gemini.

Her er Moes råd for en mer effektiv organisasjon med færre og bedre møter:

• Ikke si ja til flere møter bare fordi du er tilgjengelig.

• Kartlegg hvor mye tid du bruker på møter og hvilke typer møter som tar mest tid. Svaret vil trolig overraske deg.

• Sørg for å bli ferdig med én oppgave før du sier ja til enda en. Mange oppgaver i parallell øker antall møter og reduserer effektivitet, fordi du får mindre kontinuerlig tid.

• Eksperimenter med hvilke møter som bør være fysiske, digitale eller hybride.

• Sett sammen grupper og team med tverrfaglig kompetanse og beslutningsmyndighet, slik at de kan løse hele oppgaven med minimalt med møter.