Istockphoto / Geber86
Britiske forskere gir råd til ledere som vil innføre møtefrie dager
LEST OM LEDELSE. Fire britiske akademikere har undersøkt effekten av møtefrie dager i 76 selskaper som har over 1000 ansatte hver og aktivitet i over 50 land.
Selskapene hadde innført fra én til fem møtefrie dager i løpet av det siste året.
Nesten halvparten av virksomhetene, 47 prosent, reduserte møteomfanget med 40 prosent da de innførte to møtefrie dager i uka.
Det skriver professorene Ben Laker, Vijay Pereira og Pawan Budhwar, samt førsteamanuensis Ashish Malik, hos MIT Sloan Management Review.
Resten av selskapene var mer ambisiøse, med tre eller fire møtefrie dager. En liten andel, 7 prosent, kuttet alle møter.
Det oppgis ikke akkurat hvor mange møter de 76 selskapene undersøkelsen hadde før de møtefrie dagene ble innført, men i samme innlegg skrives det om andre kunnskapsmedarbeidere som typisk bruker ekstremt mye tid på møter.
Denne undersøkelsen viste imidlertid at allerede når én møtefri dag ble innført, så ble medarbeidertilfredsheten, opplevelsen av selvstendighet, kommunikasjon og engasjement forbedret.
Det ble også mindre detaljstyring og stress; og produktiviteten økte.
De som står bak undersøkelsen mener at tre møtefrie dager i uken er optimalt.
Det gjør to dager tilgjengelige for møter. Dette er det to grunner til, ifølge forskerne: å opprettholde sosiale bånd og administrere ukens agendaer.
En av erfaringene da det ble færre formelle møter, var at medarbeiderne fant andre måter å samarbeide på en-til-en.
Ofte brukte de prosjektstyringsverktøy i kommunikasjonen. Dette reduserte stresset.
Forskerne har følgende råd til ledere som vil innføre møtefrie dager eller forbedre den praksisen de allerede har på dette:
-
Snakk med teamet ditt. Be om tilbakemeldinger før du endrer dagens møtepraksis. fortell om premisser og begrunnelser for møtefrie dager. Noen som jobber på tvers av ulike funksjoner vil kanskje være imot. Det kan også være at folk som jobber med komplekse utfordringer trenger å tenke igjennom det – og kanskje noen må ha kalenderen tettpakket med møter for å møte tøffe tidsfrister.
-
Ikke vær så formelle. Folk er historiefortellere, la medarbeiderne dine få være den de er. Undersøkelsen viser at det kan være positivt at humor, ferieplaner og sportsresultater deles på interne kommunikasjonsplattformer. Uformell kommunikasjon bidrar til å rive ned noen barrierer. Det store flertallet av spørsmål blir ifølge forskerne besvart ved den «digitale vanndispenseren»; som et «message board» eller på direkte-kommunikasjonsplattformer som Slack eller Teams.
-
Praktiser bedre møtehygiene. Den største utfordringen når selskaper innfører møtefrie dager handler om å finne nye, organiserte måter å samarbeide på. Sørg for at hvert møte har en klar agenda og et forventet resultat. Vær strengere på hvilke møter som gir verdi og er nødvendige. Særlig i større grupper kan det være nyttig at én tar rollen der han/hun passer på at møtet holder seg til agendaen. Send i etterkant ut noen klare punkter som oppsummerer møtet, herunder viktige oppgaver.
