– Å få vite at så mye av variasjonen i søknadsbehandlingen var tilfeldig, var ganske forskrekkende

Heldigvis virket mot-tiltakene raskt.

Da statistiske analyser av beslutningsstøyen i vurderingen av søknader avdekket både stor variasjon i vurderingene og at hele 79 prosent av variasjonen skyldtes helt andre ting enn innholdet i søknaden, var det ingen god nyhet å få, medgir generalsekretær Hans Christian Lillehagen.

– Det var et ganske forskrekkende tall å få presentert. Jeg hadde håpet at tallet var lavere, medgir han.

– Jeg ble beroliget over at dette ikke er unormalt, men det understreket behovet for å bedre kvaliteten på søknadsbehandlingen.

– Det ble starten på et stort forbedringsarbeid, og analysene bidro til at vi fikk forståelse og støtte for det i styret.

Noe tilfeldighet vil det alltid være når det er mennesker som tar beslutninger, men tiltak ble iverksatt, og den delen av variasjonen i beslutninger som skyldes tilfeldigheter er ifølge stiftelsen nå nede i 22 prosent.

– Det har vært en veldig bra utvikling, sier Lillehagen.

Fordeler tippemidler

Stiftelsen Dam gir støtte til helseprosjekter og -forskning gjennom frivillige organisasjoner.

I 2021 de ut nesten en halv milliard kroner fordelt på 1151 prosjekter. Midlene kommer fra primært fra Norsk Tipping, men også fra Helsedepartementet.

Hans Christian Lillehagen har vært generalsekretær siden 2012, og forteller at han hele veien har vært interessert i å måle effekten av tildelingene.

Han mener det er viktig, både for stiftelsen og for interessentene deres.

De jobbet med kvalitet i tildelingsprosessene, og økte satsingen da de i 2016 ansatte psykolog Jan-Ole Hesselberg som programsjef.

Han fikk ansvar for å sikre at vurderingene og tildelingene var så gode som mulig. Det var han som begynte å måle tilfeldigheter som forstyrrer beslutninger; også kalt støy.

• Psykolog Jan-Ole Hesselberg - om å ta bedre beslutninger og om arbeidet i Stiftelsen Dam:
  Tilfeldig «støy» forstyrrer beslutningene våre mer enn vi tror

Viktige fagdiskusjoner

Lillehagen fremhever at fagpanelene ikke lenger må diskutere seg fram til én felles karakter for hver søknad.

Nå vurderer hver ekspert søknadene før møtet. Etter møtet justerer hver og en karakterene sine, hvis de mener det er behov for det.

Til slutt samler stiftelsen alle vurderingene for hver søknad og rangerer søknadene.

Det betyr at eksperten beholder sin fagekspertise og sitt individuelle ansvar gjennom hele vurderingen

– Samtidig beholder vi diskusjonen mellom fagfolkene, og den er viktig. Både for å få frem ulike styrker og svakheter, og for fagfolkene selv. De gjør dette fordi de synes det er faglig interessant, sier Lillehagen.

Full åpenhet

Stiftelsen Dam har full åpenhet rundt sitt arbeid med å forbedre beslutningsprosessene, som de gjennom Hesselbergs arbeid med en doktorgrad også forsker på.

Det er også åpenhet rundt selve søknadsbehandlingen.

Selvransakelse kan gjøre en ganske sårbar

– Selvransakelse kan gjøre en ganske sårbar, hvis omverdenen mener at det vi gjør ikke er bra, sier Lillehagen, som forteller at det i begynnelsen var litt skummelt med all åpenheten.

Det har imidlertid vært flere positive enn negative erfaringer.

Ifølge generalsekretæren er det blitt mer dialog med både de som finansierer stiftelsen og søkerne. De opplever også at søknadene er blitt bedre, gjennom tilbakemelding til søkerne.

Lillehagen mener at kvalitetsarbeidet i kombinasjon med åpenheten skaper større forståelse hvordan vurderinger gjøres og større oppslutning om stiftelsens arbeid.

Han viser også til at de gjennom åpenhet og forskning bidrar til mer kunnskap på feltet.

– Tenker klokere

Endringene i beslutningsarbeidet har også bidratt til at stiftelsen bruker ressursene brukes riktigere, mener Lillehagen, og viser til en omlegging der søkerne nå først sender inn en skisse for store prosjekter, eksempelvis forskningsprosjekter.

Etter at skissene er vurdert, inviteres de beste til å søke. Dette har spart søkere for mye arbeid ettersom det å skrive en forskningssøknad krever mye ressurser.

Stiftelsen gjør nå flere vurderinger per søknad, uten at det koster mer.

Om kvalitetsarbeidet har gitt bedre beslutninger, er det ifølge Lillehagen vanskelig å si noe skråsikkert om.

– Men jeg synes at mye tyder på at vi tar bedre beslutninger og at fordelingen av midler er blitt mer rettferdig. Jeg synes vi har fått til et godt lagarbeid, hvor kompetanse gjennomsyrer beslutningene på alle nivåer.

– Dette har bidratt til at vi tenker klokere rundt beslutninger og ikke synser så mye. Og hvis vi synser, er vi klar over at vi gjør det.

• Les også: – Ta beslutningsstøy på alvor