Større rom for misforståelser

I Coop Norge og datterselskapene jobber de ansatte vanligvis på kontor, lager, i bakeri og i butikk. Under koronakrisen har selskapet hatt mye å gjøre, og de kontoransatte har stort sett vært spredt på hjemmekontor. Det betyr større avstand de ansatte imellom, og mellom dem og lederne.

Kan oppstå gnisninger

Å flytte samarbeidet over i digitale flater har gått overraskende bra, ifølge HR-direktør Siri Sandholt. Likevel merker de at det kan by på utfordringer å samarbeide på avstand, spesielt hvis folk har mye å gjøre og begynner å bli stressa.

– Vi ser eksempler på at det kan være mer krevende å samarbeide på avstand. Noen ganger oppstår det noen gnisninger man kunne unngått hvis folk satt i samme rom og kunne avklart ting raskt over bordet, beskriver hun.

Digital kommunikasjon er ikke helt det samme.

– Budskap kan bli mindre nyanserte og det er mer rom for misforståelser. Dessuten er det ikke så lett å plukke opp hverandres reaksjoner. På videomøter får du jo med deg noe, men ikke like mye som om folk satt ved siden av deg, sier hun.

Laget maler til lederne

Sandholt beskriver at den langvarige koronaperioden påvirker relasjonene internt i organisasjonen.

– Jeg opplever at relasjonene blir «smalere». Du kommer kanskje tettere på de du jobber mest med, men du møter ikke lenger de som er litt lenger unna i organisasjonen over lunsjen eller ved kaffemaskinen, beskriver hun.

I Coop har de satt i system en tettere oppfølging av de ansatte, for å følge med på hvordan medarbeiderne har det. HR-direktøren tror det er viktig for å forebygge mistrivsel og samarbeidsproblemer.

– Vi har laget maler for hvordan lederne skal følge opp sine medarbeidere. Vi oppfordrer dem til å ta hyppig kontakt, og ikke først og fremst for å sjekke om de gjør oppgavene sine, men høre hvordan de faktisk har det og hva de trenger, forklarer hun.

Budskap kan bli mindre nyanserte og det er mer rom for misforståelser

Viktig å tørre å følge opp

Mange frustrasjoner og samarbeidsproblemer kan forebygges eller løses raskt hvis lederne på den måten er i forkant og har en tett dialog med medarbeiderne, mener hun.

Som leder kan det være ekstra krevende å ta tak i utfordringer med medarbeidere når de ikke er på samme sted, for eksempel i tilfeller der ansatte ikke leverer som de skal.

Det kan være vanskelig å finne en måte å følge opp tett nok, uten å bli opplevd som kontrollerende, beskriver Sandholt. Derfor kan mange ledere kvie seg for å ta tak i slike problemer.

– Man kan ikke tenke at man skal vente til koronaen er over, da blir det jo bare verre og kan eksplodere til slutt. Så det er viktig å tørre å følge opp, også for å gi alle muligheten til å lykkes, forklarer hun.

I perioder det siste året der det har vært litt mer åpent har Coop prioritert å tillate fysiske møter blant annet i en del krevende personalsaker.

– Hvis man står langt fra hverandre kan det å møtes fysisk gjør det lettere å tolke hverandres reaksjoner og unngå at noen går i lås, sier hun.  

HR-sjefen mener likevel de fleste typer krevende personalsaker kan håndteres digitalt om nødvendig. Da følger de i hovedsak opp som de ville gjort om de kunne møttes ansikt til ansikt, forteller hun. Det viktigste er å ha ryddige og gode prosesser for oppfølging.

Man kan ikke tenke at man skal vente til koronaen er over, da blir det jo bare verre og kan eksplodere til slutt

Budskap kan treffe hardt

Basert på erfaringene fra det siste året, har Sandholt noen råd til ledere som må håndtere vanskelige personalsaker over skjerm.

Det er ekstra viktig at ledere er ærlige og klare i budskapet sitt overfor den ansatte.

– Noen ledere kvier seg for å gi tilbakemeldinger og pakker inn budskapet så det ikke er mulig for medarbeideren å skjønne hva de prøver å si. Men skal man nå fram må man være veldig tydelig, og gjerne sjekke med oppfølgingsspørsmål om budskapet er mottatt, sier hun.

Hun anbefaler å bruke videomøter framfor e-post eller telefon, for å klare å tolke hvordan budskapet mottas, og mener ledere må legge seg i selen for å lytte til medarbeideren.

Noen ledere kvier seg for å gi tilbakemeldinger og pakker inn budskapet så det ikke er mulig for medarbeideren å skjønne hva de prøver å si

Når du ikke er på samme sted er det en utfordring du ikke kan følge med på reaksjonene på samme måte, påpeker hun.

– Det er viktig å være oppmerksom på medarbeiderens reaksjoner. Det kan være vanskelig å lese hvordan folk har det i etterkant av en samtale når dere ikke er på samme sted, beskriver hun, og legger til:

– Noen ganger treffer et budskap hardere enn det var ment, mens andre ganger hender det at medarbeiderne ikke tar det tilstrekkelig på alvor.  

Derfor er det viktig å tenke igjennom hvordan du følger opp den ansatte både der og da og i etterkant.

Ville ikke sparket noen over skjerm

Sandholt har også et annet råd til de som skal håndtere krevende personalsaker over skjerm.

– Det blir ekstra viktig med dokumentasjon av samtalene, for å sikre at begge parter har samme bilde av hva man har diskutert. Så det å skrive referater og dele dem i etterkant er enda viktigere enn ellers, mener hun.

– Er det noen typer samtaler du ikke ville tatt digitalt?

– Begynner man å komme uti en prosess der det er snakk om oppsigelse, så ville jeg så langt som overhodet mulig forsøkt å få til et fysisk møte. Både av respekt for den det gjelder, men også for å ha god oversikt over vedkommendes reaksjoner, sier hun.