– Ha is i magen. Det er helt greit om rutinene for den nye kontorhverdagen ennå ikke er på plass

Mange ledere, og noen medarbeidere, har i høst kjent på uroen over at kontorhverdagen ikke helt er til å kjenne igjen.

På arbeidsplasser der rutinene fremdeles «flyter» etter gjenåpningen – men noen har vendt tilbake til kontoret, og andre ikke – er det da også en del som etterlyser klarere rutiner og regler for når og hvor ofte ledere og ansatte skal innfinne seg på kontoret.

– De som oftest etterlyser rutiner, er de som jobber mye inne på kontoret, sier Nils Brede Moe, sjef-forsker ved Sintef Digital og forsker ved Blekninge Institute of Technology i Sverige.

Men forskeren er ikke bekymret.

– Ledere som ser tomme kontorlokaler lurer på når folk kommer tilbake. Gi det litt tid. Det er en treghet i at folk kommer tilbake, og vi vet hvorfor, sier Moe; som holdt foredrag om tematikken på HR Norges konferanse HR Forum.

– Det er ingen grunn til panikk. 

* Råd om hva ledere trenger hjelp til, finner du nederst i artikkelen*

– Prøv dere fram

Moe og kollegaene forsker «den nye kontorhverdagen» i ti selskaper i Norge og Sverige. Blant de vanlige årsakene til at folk ikke kommer tilbake på kontoret er reisevei, at vi er godt vant til å være hjemme og at de andre ikke er tilbake til kontoret. Andre grunner er bråk på kontoret, som ikke er tilpasset en hybrid hverdag, og at mange sitter mye i Teamsmøter.

– Det tar tid å snu vaner, minner han om.

Vi kan lese om store selskaper som har laget policy for hvordan den nye kontorhverdagen skal være. Mange, særlig mindre, virksomheter har ikke nye rutiner og retningslinjer på plass. Men gjør ikke noe, mener forskeren.

Han anbefaler at selskaper bruker tid og benytter sjansen til å eksperimentere seg fram til nye måter å jobbe på.

– Fordel oppmerksomheten

I to av selskapene han har studert i finansbransjen oppga 4 prosent at de helst ville jobbe hjemme, mens resten ønsker å være på kontoret fra 1 -5 dager i uken.

– De som er mest opptatt av å etterlyse retningslinjer for når folk skal være på kontoret, er de som allerede har vendt tilbake til kontoret, sier Moe.

Hans erfaring er at den lille gruppen ikke ønsker å komme tilbake til kontoret får uforholdsmessig mye oppmerksomhet.

– Mitt råd til ledere og HR-ansvarlige, er å ikke bruke så mye tid og ressurser på de 4-5 prosentene som helst vil jobbe hjemme. Ikke la de få all oppmerksomheten.

Når medarbeidere ønsker retningslinjer, så finner Moe og kollegane at det ikke er ferdig utformede regler fra ledelsen som er «bestillingen». Det disse medarbeiderne ønsker seg, å medvirke til å utforme reglene.

– Her misforstår mange ledere.

Ledere minst fornøyde

Foto

Forsker Nils Brede Moe og konfransier Nils Brede Aase utveksler hjemmekontorerfaringer på HR Forum. (Foto: Anita Myklemyr)

Hvor fornøyde er medarbeidere og ledere med fleksible løsninger og stor valgfrihet for hvor de kan jobbe? I to selskaper Nils Brede Moe har studert finner de medarbeidere i alle kategorier. Fra de som er lite fornøyde, til de som er veldig fornøyde.

De fleste er veldg fornøyde, og mer fornøyde enn før.

Blant de mest fornøyde går faktorer som at de kan bruke mindre tid på transport, mindre stress og at de får jobbet mer konsentrert uten avbrudd igjen.

Noen av de som er minst fornøyde, er de som sitter i mange hybride møter. Dette må de forske mer på, sier Moe, men ett råd er å ha en klar plan for hvilke møter som skal være fysiske, hvilke som skal være digitale og hvilke som skal være hybride. Da har folk klarere forventninger til hva slags møte det skal være.

Et annet trekk som går igjen, er at ledere er blant dem som er minst fornøyde med den fleksible arbeidshverdagen. Det er blitt vanskeligere å være leder.

– Lederne trenger hjelp

I foredraget til HR-fagfolket på HR Forum listet Nils Brede Moe opp syv områder hvor han ledere trenger hjelp i den nye kontorhverdagen. Enten fra HR eller andre samtalepartnere.

– Du sier at ledere trenger hjelp til å støtte grupper i bedriften som ikke selv vet hva som er best for dem. Hva legger du i dét?

– Når grupper diskuterer hvordan de skal jobbe, kan det være veldig forskjellige ønsker innad i gruppen. Noen steder er dette vanskelige prosesser. En del ledere trenger hjelp med hvordan de skal utøve rollen som coach og hvordan de skal gjennomføre gruppeprosesser. Her kan HR eller andre ledere være til hjelp som samtalepartnere.

– Du råder også ledere til å aktivt designe oppgaver på en slik måte at de jobber sammen, og ikke alene?

– Under pandemien, da de fleste jobbet på hjemmekontor, ble det mindre samarbeid. Folk jobbet mer en og en, og var opptatt av å være effektive. Det lederen kan gjøre for å skape mer samarbeid igjen, er å være bevisst på å gi ansatte oppgaver der teamet oppmuntres til å samarbeide.

– Hvorfor er det viktig med mer samarbeid?

– Hvis man ikke får tilbakemeldinger og hjelp underveis i arbeidet sitt, så kan man etter hvert miste litt retning. På sikt er risikoen at produktiviteten går ned, fordi de ansatte ikke jobber mot samme mål. Vi finner også at samarbeid øker også trivselen.