AleksandarGeorgiev / Istockphoto
Streng tidsplanlegging er ikke nødvendigvis redningen når tiden ikke strekker til
LEST OM LEDELSE. Dette hevder konsulent og lederutvikler Dane Jensen, som har skrevet boka «The Power of Pressure», i et innlegg på nettsidene til hbr.org.
Når tiden ikke strekker til, kan det være fristende å forsøke å løse det med nitid tidsplanlegging.
Går det an å skvise møter så de tar kortere tid? Kan du få unna noen oppgaver i de små tidslommene i kalenderen?
Men streng tidsstyring har imidlertid en tendens til å gjøre folk mer stressa, skal vi tro Jensen.
Jo mer effektiv man blir, jo flere oppgaver stapper man inn i skjemaet og jo mer presset føler man seg, resonnerer han hos Harvard Business Review.
Jensen anbefaler å gå til det han mener roten til problemet: antallet oppgaver, antallet beslutninger og antallet forstyrrelser.
Han benekter ikke at produktivitet er viktig, men mener altså at mange trenger en strategi for å redusere volum istedenfor å alltid komme de store arbeidsmengdene i møte.
Her er tre av tipsene hans:
-
Reduser antallet oppgaver
Med en gang du har lovet å gjøre noe, så ligger det et «press» der. Det kan også være stressende, og gi skyldfølelse, hvis du må reforhandle og gjøre om på avtaler.
Vær føre var. Ikke inngå for mange avtaler. Hvis en noen ber deg om å ta en oppgave du ikke har tid til: spør hvordan du skal prioritere opp mot andre oppgaver.
Da får dere en diskusjon om hva som er viktigst.
Et annet tips, er å sette av tid i kalenderen både til møter og oppgaver du gjør sammen med andre og til oppgaver du jobber med på egenhånd.
Da er det lettere å få oversikt over egen kapasitet. -
Bytt ut beslutninger med prinsipper
Prinsipper og rutiner kan lette presset fra tankevirksomheten, fordi du reduserer antallet beslutninger.
Steve Jobs skal ha brukt samme type klær hver dag for å slippe å bestemme seg for hva han skulle ha på seg hver morgen.
Lederen for hodejegerselskapet Heidrick & Struggles i Canada startet med møtefrie fredager. Det gjorde det lettere å finne tid til dybdearbeid enn om han skulle forsøke å finne tid til det uka igjennom. -
Bruk struktur, istedenfor viljestyrke, til å redusere antallet forstyrrelser
Forstyrrelser stjeler tid og er stressende fordi vi føler at det bremser fremdriften på det vi egentlig skulle ha gjort.
Jensen forteller at flere ledere han jobber for har perioder i løpet av dagen hvor de skrur av internett på datamaskinen.
Andre setter av «halvtimer» til gitte tider hvor medarbeiderne vet de kan komme innom og avklare ting.
Det har redusert antallet «har du to minutter?»-henvendelser betydelig.
