Slik forhandler du over skjerm

De siste månedene har mange av oss vent oss til å møte folk over skjerm i stedet for å være i samme rom. Men hva når det er noe ekstra som står på spill? Når vi skal fremme egne interesser overfor en motpart, og forhandle fram en løsning? Skal vi ta sjansen på å gjøre det digitalt?

– Det er fullt mulig å forhandle over skjerm. Det har mange blitt tvunget til den siste tiden. Men det er noen ting det er lurt å tenke på, sier Vivi–Ann Hilde.

Hun er partner i lederrådgivningsselskapet Considium og holder kurs og trener kunder i forhandlingsteknikk.

Vivi–Ann Hilde, partner i lederrådgivningsselskapet Considium og kursholder i forhandlingsteknikk.

Foto

Considium

Kroppsspråket forsvinner

Forhandlinger handler først og fremst om kommunikasjon, mener Hilde.

– Når jeg kurser folk i forhandlingsteknikk pleier jeg å si at forhandlinger handler om at «mennesker kjøper mennesker». Det er ikke først og fremst rasjonelt, men dreier seg like mye om det emosjonelle og menneskelige, å komme godt overens og skape tillit, sier hun.

Hun peker på at en viktig del av kommunikasjonen er kroppsspråket vårt. Og der mister vi mye når vi møtes over skjerm i stedet for å være i samme rom.

Det er ikke først og fremst rasjonelt, men dreier seg like mye om det emosjonelle og menneskelige

– Utfordringen med videoforhandlinger er først og fremst at kroppsspråket forsvinner. Vi ser ofte bare ansiktet, kanskje i dårlig lys og gjerne filmet oppunder nesa. Vi ser ikke hendene og resten av kroppen, som formidler mange av signalene vi vanligvis sender ut, forklarer hun.

Dessuten peker hun på den manglende øyekontakten.

– Vi ser gjerne på skjermbildet av den vi snakker med, og dermed treffer ikke blikket vårt dem som ser på oss. Det er en ulempe når det gjelder å skape tillit, sier hun.

Skap tillit og god tone

Det er dermed vanskeligere både å sende og ta imot en del signaler som kan være viktige for å manøvrere seg fram til løsninger begge parter kan akseptere.

Utfordringen med videoforhandlinger er først og fremst at kroppsspråket forsvinner

Hun anbefaler derfor den som skal forhandle å sørge for at mer enn bare ansiktet synes på skjermen.

– Kan du gestikulere med hendene og bruke kroppsspråket når du igjennom på en helt annen måte, forklarer hun.

Forhandlingseksperten mener det er viktig å ta på alvor behovet for å skape tillit hos motparten, og anbefaler å starte med litt småprat og sette en god tone ved starten av en videoforhandling.

Det går for eksempel an å sette ord på det uvanlige ved å måtte forhandle digitalt, for å ta litt brodden av en situasjon som kan være litt anspent.

Vanskeligere å improvisere

Grundige forberedelser er alltid viktig ved forhandlinger, men ekstra viktig for å lykkes med forhandlinger over nett, mener Hilde. Hun viser til at det ikke er like lett å improvisere og justere strategien underveis.

– Still godt forberedt. Er dere flere som forhandler sammen, sørg for å være samkjørt om strategi og ha fordelt hvem som leder an og hvilke roller de andre har, sier hun.  

Er dere flere som forhandler sammen, sørg for å være samkjørt om strategi

Det kan også være lurt å legge inn hyppigere pauser i forhandlingene, anbefaler hun.

– Å ta en time-out under forhandlingene er vanlig også ellers, men behovet kan være ekstra stort når man forhandler på videomøte. Da kan det være større behov for å trekke seg tilbake for å samkjøre seg i forhandlingsdelegasjonen før man fortsetter, sier hun.

Kjøreregler, tidsrammer og opplegg for pauser kan det være lurt å bli enige om innledningsvis, ifølge Hilde.

Best å forhandle i samme rom

Hun minner om at videomøter ofte er ekstra anstrengende. Hvis det også står mye på spill kan forhandlingene være utmattende og det er viktig at alle som forhandler er opplagte, og ikke stiller med lite søvn eller lavt blodsukker.  

Selv om hun mener videoforhandlinger kan fungere godt, og også har sine fordeler, som effektiv tidsbruk, har hun ingen tro på at det vil erstatte fysiske forhandlingsmøter.

– Nå som flere er komfortable med videomøter vil vi nok se flere forhandlinger som gjøres over nett av praktiske årsaker. Men skal man gjennomføre krevende forhandlinger og har valget, tror jeg de fleste foretrekker å møtes i samme rom, sier hun.