Slik hever du kvaliteten på digitale møter

Konsernsjefen i Elkem, Michael Koenig, uttalte at selskapets årlige, globale ledermøte kom til å foregå digitalt. Tomra Productions Lier, som vanligvis har mange kundebesøk, nekter kunder å komme med mindre det er tvingende nødvendig. Microsoft Norge har avlyst en stor, intern konferanse og erstattet den med et nettmøte. 

Foto

– La det aldri gå mer enn fem minutter før du som møteleder engasjerer deltagerne i nettmøtene, sier Bjørn O. Hopland, rådgiver i bruk av digitale verktøy. (Foto: Privat)

 

 

Disse selskapene er langt fra alene om å ville begrense koronoa-risikoen, og for mange bedrifter og organisasjoner blir det nå en løsning å erstatte fysiske møter med nettmøter.

Men nettmøter er ikke som møter i et møterom.

Nettmøtene byr på noen ekstra utfordringer.

- 5 tips til et godt nettmøte, se faktarute. På mobil finner du den nederst -

Lettere å «falle ut»

Små, praktiske arbeidsmøter med fem til ti personer som kjenner hverandre er sjelden noe problem. Man løser det tekniske, og alle synes gjerne at det er greit å bidra og hive seg innpå.

Når møtene blir større, blir de psykologiske barrierene større, erfarer Bjørn O. Hopland, daglig leder og rådgiver i Smart Endring. 

• Les også: Benytt anledningen til å teste digitale møteverktøy   

Hopland var tidligere leder i Microsoft-systemet, nå kurser han virksomheter i digitale verktøy. Han mener at utfordringene med nettmøter starter ved ti til tyve deltagere eller mer.

Det er lett å miste konsentrasjonen og «melde seg ut» av det som skjer i møtet når man sitter alene foran PC-en. Noen ser det også som en anledning til å få gjort noe annet samtidig.

Det er lett å miste konsentrasjonen 

Hold på oppmerksomheten  

– Hovedproblemet er at folk er stressa i hverdagen. De har så mye annet de skulle ha gjort. Hvis møtelederen starter med en lang presentasjon, så vil halvparten etter fem minutter befinne seg i mailboksen sin. De tror de får med seg det meste av møtet, men de gjør ikke det, sier Hopland

Han anslår at han selv deltok i over tusen nettmøter i Microsoft-årene. Noen arrangerte han, enda flere deltok han i.

– Jeg har også sittet i nettmøter og svart på mail, og så har noen spurt: «Hva synes du om dette Bjørn?». Eeehhh... da må du bare be dem om å gjenta spørsmålet. Det er pinlig, og da har du ikke vært på møte, men i mailboksen. Eller på telefonen, eller på vei for å hente kaffe. Mitt mantra er derfor at det aldri må gå mer enn fem minutter før møteleder på en eller annen måte engasjerer deltagerne. De må få delta aktivt.

Du kan sette opp en møtechat, der deltagerne kan stille spørsmål skriftlig underveis

Bruk tavler, chat og undersøkelser

Det viktigste med alle møteverktøy er nettopp mulighetene for interaksjon og deltagelse, ifølge Hopland. Han anbefaler å bruke programvare som har «tavler» som både møteleder og deltagere kan skrive eller tegne på. Dette finnes blant annet i Skype for business og i Teams.

– Du kan også sette opp en møtechat, der deltagerne kan stille spørsmål skriftlig underveis.

I møter med ti til tyve personer, eller flere, er hans erfaring at muligheter for å stille spørsmål og gi tilbakemeldinger skriftlig øker engasjementet.

Terskelen for å ta ordet muntlig ser ut å være høyere i nettmøter enn i fysiske møter.

– Jeg tror folk synes det er ubehagelig. Særlig hvis de ikke kjenner de andre. Du kan spørre nesten hvem som helst som holder nettmøter. De stopper opp, spør om noen har noen spørsmål … og det er dødstyst. Du kan tro at alt er greit, men det er det sannsynligvis ikke. Her er tavlefunksjonen genial. Når jeg setter opp tavler i nettmøter og ber om spørsmål, innspill og kommentarer, så er det få som har hemninger. På to minutter kan jeg få innspill fra 20 stykker.

– Er det lurt å sende ut noe informasjon på forhånd? 

– Min erfaring er at bare halvparten leser, og da må du uansett gå igjennom det meste; til irritasjon for de som faktisk har forberedt seg. Jeg pleier å ta det viktigste på møtet, og be om dialog og innspill, for så å sende ut mer nøyaktig informasjon i etterkant. 

Tavlefunksjonen er genial. På to minutter kan jeg få innspill fra 20 stykker

Lær teknologien

Ansvaret for at deltagerne kan å bruke møteteknologien, ligger hos arbeidsgiver og ikke hos den enkelte, mener Hopland.

Han mener at for mange arbeidsgivere tar det for gitt at det er «lett» for alle å lære seg de funksjonene de har bruk for. Han, som selv holder kurs, anbefaler naturlig nok kursing. 

For øvrig er det et stalltips at alle som skal delta i nettmøter logger seg på i god nok tid til at de kan sjekke at alt fungerer som det skal før møtet begynner. 

I disse koronatider kan man måtte velge løsninger som ikke er optimale, men det er likevel greit å ha i bakhodet at det ikke er alle temaer egner seg for nettmøter. Dette gjelder både personfølsomme temaer og konflikter, mener Hopland. Vanligvis blir også ledergruppemøter om viktige spørsmål, som overordnet strategi, best ansikt til ansikt.