Slik får du nye ledere raskt i gang, selv om de må rett på hjemmekontor

Den tradisjonelle hilserunden som nye ledere tar for å bli kjent med medarbeiderne er uaktuell under koronakrisen. Det samme er briefingen med fagavdelingene eller kontaktmøter med viktige samarbeidspartnere.

De som får nye lederroller nå må finne andre måter å bli kjent med virksomheten på. Samtidig er det kanskje viktigere enn noen gang å bli raskt operativ.

Få selskaper har en plan

En undersøkelse Harvard Business Review gjorde tidligere i mai viste at bare 17 prosent av de spurte selskapene hadde utviklet systemer for hvordan de skulle introdusere nye ledere til virksomheten under de uvanlige hjemmekontor-forholdene.

Se 6 tips fra Harvard Business review for å sette i gang nye ledere nederst i saken.

Storebrand er blant de norske selskapene som har kommet langt når det gjelder digital introduksjon til virksomheten for nye ledere og ansatte.

Allerede i 2018 lanserte de et «digitalt onboardingprogram». Målet var å forbedre og systematisere hvordan selskapet tok imot nyansatte, samtidig som de ville forenkle og automatisere det de kunne.

Den erfaringen har kommet godt med under koronakrisen.

Heldigital velkomst

– Dette programmet har blitt veldig aktualisert nå. I vår tar vi imot flere nye ledere og andre ansatte samtidig som nesten alle jobber hjemmefra. Så nå har vi videreutviklet det til et heldigitalt system vi kaller «Smart start», forteller Tove Selnes, konserndirektør for People (HR).

Det eneste fysiske oppmøtet for de som starter i Storebrand i april og mai er en svipptur innom kontoret for å få utdelt laptop, nøkler og innlogging. Så er det rett på hjemmekontor.

I vår tar vi imot flere nye ledere og andre ansatte samtidig som nesten alle jobber hjemmefra

Men de får et omfattende digitalt tilbud og tett oppfølging den første måneden.

– De får en e-post med en lenke til vårt digitale medarbeidersystem, der det blant annet ligger videohilsen fra administrerende direktør og nærmeste leder, viktige dokumenter de bør kjenne til, sjekklister og påminnelser om hva de bør gjøre for å bli kjent med Storebrand. Dette blir skreddersydd av nærmeste leder, forklarer Selnes.

Digitalt fellesskap for de nye

Nå som ikke det digitale tilbudet kan suppleres med personlige, fysiske møter, har de utvidet programmet med flere interaktive funksjoner:

– Vi gjennomfører fire digitale temamøter med de nyansatte i fellesskap, gir dem oppgaver de skal løse og har en chatfunksjon så de kan ha kontakt som gruppe og gi hverandre tips. På den måten skapes også et fellesskap blant de nye, forteller Selnes.

Vi har en chatfunksjon så de kan ha kontakt som gruppe og gi hverandre tips

Foreløpig har de ikke et eget program for nye ledere, men det er noe de vurderer å utvikle nå for å ivareta deres spesielle behov.

– For ledere er det viktig å raskt bli kjent med ledergruppa de er en del av og teamet sitt. Da pleier vi å sette opp individuelle møter for dem. De har også ekstra behov for å få en grundig introduksjon til alle systemene vi bruker, sier Selnes.

Nye ledere bør ha en fadder

Hun tror det er viktig for ledere med hyppig kontakt i starten, både med egen leder og ledergruppa de er en del av.

I et heldigitalt oppstartprogram for ledere tenker hun i tillegg det kunne vært lagt opp til at hver leder fikk en egen fadder.

– Det kan være et ekstra stort behov for å ha en dedikert person du kan spørre om stort og smått, når du ikke har sjansen til å stikke hodet kjapt innom noens kontor, sier hun.

Det kan være et ekstra stort behov for å ha en dedikert person du kan spørre om stort og smått

Erstatter ikke alt

Erfaringene med digital oppfølging av de nyansatte under koronakrisen har vært gode. Selnes forteller at de opplever at det digitale tilbudet kan erstatte det meste. Men ikke alt.

– Du mister de tipsene som tilfeldigvis kommer opp i den uformelle praten ved kaffemaskinen eller over lunsjen, kunnskapen du ikke aktivt oppsøker selv, sier hun.  

Hun håper derfor at den heldigitale mottakelsen av nye ledere og ansatte om ikke alt for lenge vil erstattes av en kombinasjon av et digitalt tilbud og det å bli kjent ved å treffes fysisk.

6 råd for å sette i gang nye ledere nå

Utfordringen med å få i gang nye ledere er også tema i en fersk artikkel i Harvard Business Review.

«Det er fullt mulig å få i gang nye ledere på en effektiv måte, selv når alle er på hjemmekontor», skriver Michael D. Watkins, professor ved IMD Business School og Mari Driscoll, partner i det britiske rekrutteringsselskapet Savannah Group.

Det er fullt mulig å få i gang nye ledere på en effektiv måte, selv når alle er på hjemmekontor

De lanserer seks prinsipper for en pangstart for nye ledere under koronakrisen:

1. Vær krystallklar om kortsiktige mål

Den nyansatte må raskt finne ut av hvordan de kan tilføre virksomheten verdi. Under koronapandemien kan det være ekstra avgjørende å bli operativ fort. Da må lederen få tydelig beskjed om hva som har høyeste prioritet akkurat nå.

2. Ha god struktur på opplæringen

Når alt skal gjøres digitalt må informasjonen presenteres mer strukturert. Prioriter hva som inkluderes i den første dokumentbunken til lederen av organisasjonskart, strategier, budsjettdokumenter og eventuell kriseplan. Sett opp videomøter for briefing på de mest kritiske temaene.

3. Lag et tydelig interessentkart

Bli enige internt om hvilke aktører som er de mest avgjørende kontaktene for lederen, og lag en plan for hvordan lederen skal bygge relasjoner til disse. Når alt skal gjøres digitalt krever det ekstra struktur og detaljeringsgrad her også.  

4. Tildel en digital fadder

Når man skal etablere seg som leder i en hjemmekontorperiode som nå, er det ekstra viktig å ha en dedikert kontaktperson som støtte, i tillegg til nærmeste leder. En fadder kan bidra med å orientere lederen om virksomheten, knytte kontakter internt, navigere i systemene og bli kjent med kulturen på arbeidsplassen.

5. Legg til rette for digital teambuilding

Lag et opplegg for at lederen og teamet kan bli kjent og avklare forventninger til hverandre. Dette kan startes opp gjennom et felles videomøte.

6. Vurder å leie inn en coach

Studier tyder på at tiden ledere bruker på å bli fullt operative reduseres betydelig ved bruk av profesjonelle overgangsveiledere. De kan systematisere på en god måte hva lederen trenger å gjøre for å få grep om den nye jobben, spesielt hvis de kjenner selskapet og bransjen godt.