KrisCole/ Istockphoto
Hvordan holde fokus når du er involvert i mange prosjekter samtidig
LEST OM LEDELSE. Å sjonglere mange prosjekter samtidig kan være spennende. Men når oppmerksomheten skal svitsjes fra det ene til det andre, kan produktiviteten falle. Én av utfordringene er rett og slett å klare holde på fokus.
Heidi K. Gardner – som jobber med lederprogrammer ved Harvard Law School – og Mark Mortensen – førsteamanuensis i organisasjonsadferd ved handelshøyskolen Insead – har i et innlegg hos Harvard Business Review gitt tips om hvordan man kan klare holde fokus når man er involvert i mange prosjekter samtidig.
De to har studert samarbeid i team i over 15 år, i ulike bransjer. I en av studiene deltok over 500 ledere fra globale selskaper. 81 prosent jobbet i flere team samtidig. Andre studier avdekket en enda høyere forekomst: 95 prosent.
«Alle» gjør det altså, men alle har kanskje ikke tenkt over hvordan de faktisk jobber.
Gardner og Mark gir et knippe tips de mener kan bidra til at du klarer å holde fokus, redusere stress og styre tiden din slik at du bruker tiden på det viktigste. Dette er noen av tipsene, kort oppsummert:
-
Se det store bildet
Å fokusere kun på dagens arbeid, gjør deg lite proaktiv. Sørg for at du jevnlig tar en sjekk på alle prosjektene dine for å se hvordan du ligger an i forhold til delmål. Finn ut når de ulike prosjektene vil kreve mye av deg, da er det lettere å styre tid og forventninger. -
Jobb i med prosjektene i sekvenser - og tenk strategisk
Du skal se det store bildet, men når du jobber med konkrete oppgaver, gjelder det å konsentrere seg om en ting om gangen istedenfor å sjonglere mellom ulike oppgaver. Gardner og Marks tips er å legge en plan for arbeidet holde seg til planen, ikke la tanker fra andre prosjekter komme inn og spise energi. Jo færre «hopp» du kan gjøre i løpet av en dag, jo bedre. Hvis du likevel må multitaske, forsøk å gruppere oppgavene. Hvis du vet at du kommer til å bli avbrutt av flere telefoner, kan det være lurt å i mellomtiden jobbe med en type oppgave som ikke «lider» så mye av at du blir avbrutt. -
Beskytt deg selv
«Røm» fra unødvendige avbrytelser når du jobber konsentrert med en oppgave som har høy prioritet. Sjekk e-post bare på bestemte tider av dagen, og fortell folk at du ikke kommer til å svare umiddelbart. Gi folk beskjed om de kan ringe hvis det er noe viktig. Da vet folk at du er mulig å få tak i, men de vil vurdere om henvendelsen er viktig nok til at de skal ringe. -
Dokumenter og kommuniser framdrift
Når du løpende dokumenterer framdrift, men også tidlig gir beskjed om eventuelle problemer, føler den som er øverste leder – hvis det ikke er deg – at han eller hun har mer kontroll. Lederen får mer tillit til deg.
Når du jobber med flere prosjekter samtidig, er det lett å bruke ekspertisen du allerede har, og trekke på andre der de er sterke.
Men glem heller ikke at også du trenger å utvikle deg, skriver Gardner og Mark avslutningsvis i innlegget sitt hos HBR.
Sett deg noen konkrete utviklingsmål, oppfordrer de. Og – noe som kan være en nøtt når du jobber på mange prosjekter: Sett av tid til å lære.
