Hvordan virker organisasjonskulturen på kjøkkenet?
Gründeren John Rampton tar opp denne problemstillingen i et innlegg på nettstedet Entrepreneur. Der anbefaler han en rekke teknikker for at ikke bedriftskulturen skal endre seg for mye, når de ansatte har hjemmekontor, eller er spredt for alle vinder geografisk. Tålmodighet, trygghet, ritualer og bevaring av tradisjoner noen av nøkkelordene for å bevare bedriftskulturen.
Professor Jan Ketil Arnulf på BI forteller at organisasjonskulturen er den viktigste ressursen vi har under en krise, som under pandemien vi opplever i dag. Det er ingen quick fix-løsninger.
– Det finnes ikke noe generelt svar, for det er et større lerret å bleke. Kultur og regnskap er to forskjellige ting. Under en pandemi er det regnskapet krisen vil gå mest utover. Kultur er i utgangspunktet en lite håndfast ressurs. Man må heller spørre seg om hvor stor kulturell ryggdekning man har når noe sånt treffer deg, sier han.
Rustet for utfordringer
Arnulf mener at kultur er et overindividuelt begrep. Det innebærer at lederens interaksjon med enkeltmedarbeidere ikke vil bidra til å endre organisasjonskulturen. Den ligger fast.
– Det er ikke et instrumentelt begrep eller en systemisk egenskap, forklarer han.
Men det betyr ikke at ledere ikke kan ta grep for å forstå den videre situasjonen under en krise. Da må de forstå på hvilken måte utfordringen treffer bedriftens organisasjonskultur.
– Akademia og skoler som BI er for eksempel godt rustet for slike utfordringer. Det er verre for dem som opererer skolens infrastruktur, eksemplifiserer han.
Selve organisasjonskulturen vil komme til uttrykk under kriser. Det er da man ser om kulturen er stor nok, etablert eller befestet som en forutsetning for å takle krisen. Men organisasjonskulturen har en tendens til å utvikle seg under kriser, ifølge Arnulf.
– For dem som overlever, vil måten man overlever på bidra til å utfordre kulturen. Det gir organisasjonen en stor anledning til å utvikle og viderebygge kulturen, forklarer han, og legger til at det er både langsiktige og kortsikte måter å overleve på.
– Bedriftsøkonomisk Nav-kultur
Han beskriver situasjonen i Norge i dag som en «bedriftsøkonomisk Nav-kultur», der det er lagt opp til at man kan «gå og få».
– Og dem som hadde mest fra før, får mest – uten at jeg skal ta stilling til om dette er rettferdig eller ikke. Spørsmålet er om vi bidrar til å redde de dødsdømte, og om vi stopper varig innovasjon med disse grepene, sier han.
Man må heller spørre seg om hvor stor kulturell ryggdekning man har når noe sånt treffer deg
For ledere er det nødvendig å vite hvilke verdier organisasjonskulturen er bygget på, og ikke minst at man ikke glemmer hvordan kulturen var på forhånd – når man står midt i en krise.
– Vi ser at prestisjeskoler sliter, som Harvard. Ingen vil betale i dyre dommer, uten å få komme på den legendariske campusen. Her på BI stiller vi oss spørsmålet om hva vi lærer av situasjonen. Kan vi bruke det å være nødt til å gjøre ting annerledes til vår fordel senere, spør han.
Konklusjonen til Arnulf er at vi ikke kan lage en organisasjonekultur, men vi kan fremme den vi allerede har.
– Muligheten vår er å forstå hvordan den sosiale konteksten som binder bedriften sammen påvirker hvordan vi takler krisen, avslutter han.
Vær tålmodig, ikke alle er bygget for å jobbe utenfor kontoret
- Skal du tenke langsiktig bør du ansette folk som er dyktige til å jobbe hjemmefra
- Men i tillegg må du sørge for at alle dine ansatte har tilgang på alle verktøy og ressurser som kan bidra til at de kan gjøre jobben sin
- Gi dem opplæring i bruk av teknologien, og sørg for at de får støtte underveis
- Men det viktigste er at du som leder viser tålmodighet med dine ansatte i en slik situasjon
Etablere eller raffinere bedriftens verdier
- Samarbeid: Alle teammedlemmer kan ta kontakt med andre medlemmer for å lære, få input eller be om råd
- Resultater som fokuserer på givende prestasjoner
- Mangfold og inkludering er viktig. Det samme gjelder respekt og empati
- Oppmuntre de ansatte til å ta små steg, og gi dem kraft til å foreslå endringer som kan gi suksess
- Stå for åpenhet. Sørg for at dine ansatte holdes oppdatert, og gi nødvendige tilbakemeldinger
Skap psykologisk trygghet
- Vær åpen om dine svakheter og tidligere feiltrinn
- Oppmuntre til feedback og spørsmål, men sørg for at dette blir fulgt opp med handling
- Ikke straff ansatte for feil, bruk dem heller som læringserfaringer
- Oppmuntre introverte ansatte til å si sine meninger i virtuelle møter
- Ha individuell kontakt med dine teammedlemmer, så du kan hjelpe dem å løse eventuelle problemer
Prioritere meningsfylt arbeid
Lær deg å prioritere, og sjekk ut ulike prioriteringsmodeller:
- Start med de krevende oppgavene om morgenen
- Du kan bruke Eisenhower-matrisen til å skille det viktige fra det nødvendige
- Prioriter daglige oppgaver med Ivy Lee-metoden
- Angi verdier med ABCDE-metoden
- Følg Pareto-prinsippet (80 / 20-regelen)
- Lag tidsplaner i kalenderen for spesifikke oppgaver
Befeste ritualer og tradisjoner
- Hensikten med ritualer og tradisjoner er å bringe teammedlemmene tettere sammen
- I tillegg kan dette forbedre struktur, moral, kommunikasjon og tilhørighet
- Et eksempel kan være å starte hvert møte med å trekke frem en prestasjon til et teammedlem dagen før
- Andre ritualer og tradisjoner kan være virtuell bursdagsfeiring, ekstra oppmerksomheter eller bedriftsspesifikke tradisjoner
Kultivere tillit
- For å opprettholde en positv og produktiv kultur, må du kunne stole på teamet ditt
- Det viktigste du kan gjøre i så måte, er å vise at du legger merke til deres prestasjoner og resultater
- Unngå micro management, og gi teammedlemmene ansvar nok til at de selv kan få ballen til å rulle
- Mangel på tillit innvirker sterkt på hvordan teamet presterer
Oppmuntre til hverdagslige samtaler
- Uformelle møter, som lunsj og kaffepauser, styrker arbeidsforholdene
- Teknologien bidrar til at du kan oppmuntre de ansatte til slike møter
- Du kan også planlegge sosiale aktiviteter som filmkvelder og lignende, som gjennomføres virtuelt
Anerkjenne og belønne teamet ditt
- Ansatte er avhengige av å bli sett og å få tilbakemeldinger på jobben de utfører
- Det finnes digitale løsninger som Bonusly og YouEarnedIt, du kan knytte til å fi slike tilbakemeldinger
- Som leder bør du gi en ekstra oppmerksomhet til ansatte som yter en ekstra innsats
Kilde: John Rampton / Entrepreneur
