4 steg for å finne løsninger som faktisk fikser problemet

Som leder må du regne med å få stadig nye utfordringer i fanget, ikke minst hvis du styrer en virksomhet som i disse dager er rammet av koronapandemien.

Det kan være fristende å ta raske avgjørelser om hvordan dere skal håndtere det, og dermed få satt et kryss på den lange lista over gjøremål.

Det har mye å si hvordan du formulerer den utfordringen du skal løse

Men en dårlig fundert beslutning eller lettvint løsning som viser seg bare å være plaster på såret, kan gjøre problemet større.

Daniel Markovitz, president i Markovitz Consulting og foreleser ved Stanford University, skriver i Harvard Business Review om fire steg som hjelper deg å forstå problemet du står overfor og unngå å ta forhastede beslutninger.

1. Gå ut og undersøk

Det holder ikke å sitte på kontoret og vurdere bare rapporter og statistikk, sier Markovitz. Du må komme deg ut og observere problemet med egne øyne eller snakke direkte med de som kjenner problemet på kroppen.

Sliter dere med dårlig deltakelse på Teams-møtene fra hjemmekontoret, holder det ikke med statistikken som viser forsentkomming eller fravær. Du må kontakte medarbeiderne og høre hva som er grunnen. Kolliderer møtene med at ansatte skal sende barna av gårde på skolen? Eller med faste kundemøter? Vet du grunnen, er det lettere å finne en løsning.

2. Formuler problemet riktig

Det har mye å si hvordan du formulerer den utfordringen du skal løse. Det er lett å bare gjøre noe med symptomene framfor det underliggende problemet.

Et eksempel kan være utfordringen «Vi har for få ansatte» eller formulert på en annen måte «Vi har ikke nok arbeidskapasitet til å gjøre alle oppgavene i planen vår». Mens det første utsagnet bare peker mot en mulig løsning, nemlig å ansette flere, åpner det andre for at man kan endre på hvordan man bruker de ansatte man har, hvilke oppgaver som bør prioriteres, om noen av oppgavene bør droppes og så videre.

Rådet fra Markovitz er å ta utgangspunkt i observerbare fakta, ikke meninger eller tolkninger. Og dessuten å stille åpne spørsmål som kan ha mange ulike svar, noe som får deg til å tenke litt dypere.

3. Tenk baklengs

Når du står overfor et problem: I stedet for å haste til løsningen, se bakover for å finne ut av hvordan problemet oppsto. Sliter dere med lavt engasjement blant de ansatte under pandemien for eksempel, se etter hvilke faktorer som kan bidra til det. Dette kan godt grupperes i temaer, som arbeidsmiljø, teknologi, kommunikasjon.

Identifiserer du hva som ligger bak problemene, er det også lettere å gjøre noe med dem.

4. Spør hvorfor

Ved å spørre “hvorfor” gjentatte ganger kan du komme nærmere roten av problemet. Bruker for eksempel ikke de ansatte munnbind, selv om de har fått beskjed om det? Spør hvorfor. Skyldes det mangel på munnbind tilgjengelig, spør hvorfor. Skyldes det at det ikke er bestilt i tide, spør hvorfor, og så videre.

For hver gang kommer du til en dypere forståelse av hva som er det virkelige problemet. Det sikrer at du finner en varig løsning og ikke bare noe som dekker over symptomene.

Disse fire stegene garanterer ikke en løsning, skriver Markovitz. Men de hjelper deg å formulere problemet tydeligere, noe som er nødvendig for å finne fram til en løsning som faktisk virker.