Går dagens ledelse snart ut på dato?
En rapport, utført for Upwork i USA, viser at freelancere vil utgjøre majoriteten i arbeidsstyrken i løpet av det neste århundret. Mer enn 1000 ledere i amerikanske bedrifter har svart på hvordan deres bedrifter vil tilpasse sine virksomheter til denne endringen.
«Bedrifter som ikke tar innover seg at fjernledelse er kommet for å bli risikerer å miste sine beste ansatte samt morgendagens talenter. Når bedrifter gjør små endringer, og går i retning av en distribuert arbeidsstyrke, kan det gjøre en vesentlig forskjell med hensyn til å bygge en sikrere, mer innovativ og rettferdig arbeidsfremtid», heter det i rapporten.
– Å lede freelancere og personer som ikke er til stede på kontoret stiller nye krav til ledere: Det handler om tydeligere oppgaver, gode briefinger og en annen form for kommunikasjon som bidrar til at jobben blir utført på en effektiv måte, sier Erik Sandsmark.
Sammen med medgründer Jakob Palmers startet han freelanceplattformen Graphiq for tre år siden. Graphiq er en norsk onlineplattform som kobler bedriftskunder med kreative freelancere for små- og mellomstore designprosjekter.
Gründerne klekket ut idéen mens de studerte på NTNU. Sandsmark var selv kreativ freelancer. Palmers var i kommunikasjonsbransjen.
– Som designer brukte jeg mye tid på salgsarbeidet, og etterhvert kom idéen om å skape en bedre tjeneste for å koble de partene sammen, sier han.
I dag jobber Graphiq med bedrifter som har store markedsavdelinger. Ifølge Sandsmark strekker ikke dagens byråer helt til innen de mindre ad hoc-oppdragene. Det er der Graphiq har funnet sin nisje.
Trend
I arbeidet med å koble freelancere og bedrifter er Graphiq i dag en del av en større verdensomspennende trend, der det er en stor økning i antall freelancere som ønsker firhet til å utøve sitt arbeid. De nye digitale verktøyene muliggjør dette. Kjøpersiden har hengt seg på trenden, og ifølge Sandsmark har denne modellen vist seg å være god for mange selskaper.
– I dag kan én person utføre en like stor jobb som et helt byrå brukte masse ressurser på å gjøre tidligere – for eksempel når det gjelder å lage en nettside, forklarer han.
Freelance i Norge
– Er denne trenden like utbredt i Norge, der arbeidslivets vaktbikkjer, som LO og andre fagforeninger følger nøye med på utviklingen?
– Freelance i Norge har hatt et frynsete rykte. Jeg er selvfølgelig enig med LO i at trygge arbeidsforhold er ekstremt viktig for samfunnet, men jeg er sterkt uenig i at den klassiske faste ansettelsen er den eneste måten å oppnå det på. Det er en gammelmodig tanke. Det er en sterk trend at stadig flere søker friheten det å være selvstendig næringsdrivende gir. Vi snakker ikke om folk som ikke klarte å få jobb et annet sted. Vi snakker om svært kompetente mennesker som bryter ut av faste arbeidsforhold for å kunne utfolde seg kreativt og ikke være bundet av tungt byråkrati. I stedet for å stikke kjepper i hjulene for denne økende gruppen med arbeidstakere ved å kalle dem «løsarbeidere», mener jeg vi må jobbe for å etablere en infrastruktur som gjør denne arbeidsformen like trygg og god som fast ansettelse. Det handler først og fremst om å tilrettelegge for å gi en fast og jevn inntektsstrøm, dernest om tilpassede ordninger for pensjon, forsikring, feriepenger og lignende for freelancere, utdyper han.
Ledelse av freelancere
Sandsmark forklarer at det må stilles tydelige krav, idet du hyrer en freelancer til en spesifikk jobb. Ofte må lederen stille enda tydeligere krav til jobben som skal gjøres enn hen ville gjort i et tradisjonelt arbeidsforhold. Det handler om punktlighet, frister, effektivitet og god kommunikasjon.
– Dimensjonene med det sosiale forholdet til kollegaer, å bli tatt vare på og utvikling blir redusert for en freelancer, men samtidig ønsker freelancerne frihet og å påvirke egen arbeidshverdag. Det stilles en rekke nye krav til ledelse av freelancere, som jeg tror det er viktig at alle ledere må lære seg for fremtiden: enda tydeligere oppgavespesifikasjoner, gode briefinger, effektivitet og svært god kommunikasjon og oppfølging er viktig, forteller han.
Fjernledelse
For en bedrift som Graphiq, som formidler oppdrag som varer fra noen dager til mange uker, er det viktig med tydelige forventningsavklaringer. Samtidig er ingen oppdrag like, og oppfølgingen av freelancerne avhenger av prosjektets omfang. Sandsmark forteller at freelancerne følges opp via chat og video, men også gjennom fysiske møter og annen type oppfølging som freelancerne måtte ha behov for.
– Men det er viktig at kommunikasjonen er effektiv. Informasjonen må ikke fly frem og tilbake uten mål og mening. Derfor er det viktig å finne de gode rutinene som passer best for partene i de oppdragene som utføres, sier han.
Han forteller at rapporter fra Boston Consulting Group og McKinsey viser at selskaper av en viss størrelse er avhengige av at lederne skaffer seg kompetanse om fjernledelse. Dette blir stadig viktigere for ledere.
– Selv om det ikke er tilfelle i dag, vil ledere måtte lede ansatte som ikke er fysisk til stede på kontoret. Mange av disse vil være freelancere. Da blir god kommunikasjon enda viktigere. Jeg var nylig på et foredrag, der prinsippet om at man skal anta at alle meldinger har positive hensikter. Det er et godt prinsipp å ha som utgangspunkt når man kommuniserer med folk som ikke fysisk er til stede. Det gjelder å fasilitere god kommunikasjon gjennom epost og chat, sier Sandsmark.
10 tips for freelanceledelse / fjernledelse:
Du må aldri anta noe:
- Det sies at det verbale, altså selve ordene, utgjør 7 prosent av kommunikasjon. 93 prosent er kroppspråk og tone
- Når man kommuniserer digitalt mister man med andre ord ekstremt mye informasjon. Da er det lett å anta noe annet enn det som var meningen til den du kommuniserer med
- Bare fordi kollegaen din setter punktum og ikke smiley etter setningen er hen nødvendigvis ikke sur. Aldri anta. I hvertfall aldri anta at det er negativt. Er du usikker, skriv tilbake hva du oppfattet og få bekreftelse på om det var det kollegaen din mente
Informer, informer, informer:
- Informasjon som naturlig "svever" rundt i et kontorlokale er viktigere enn man tror. Folk som ikke er på kontoret får ikke med seg dette
- Det er umulig å erstatte helt, men sørg så godt det lar seg gjøre for å holde alle i teamet ditt like informert. Det gjør du ved at du deler viktig informasjon med alle involverte skriftlig. Lag daglige informasjonsskriv som holder alle orientert
Gjør kommunikasjonen enkel å svare på:
- Ikke si "Når skal vi ta et video-møte?". Si heller "Passer det å ta et video-møte kl 13?". Sistnevte er det mye lettere for mottaker å svare på. Førstnevnte skyver ansvaret over på mottaker og gjør at mottaker må bruke mye mer tid og energi på å svare
- Dette er enda viktigere for mer omfattende kommunikasjon. Skriv "Jeg vil ha svar på følgende..." i stedet for et vagt: "Hva tenker dere om dette?
Ha faste videomøter:
- Rutiner reduserer tid og energi som kastes bort til å stadig måtte avtale neste møte. Folk som jobber sammen burde snakke jevnlig, og da er det bedre for alle parter å sette opp faste møte-tidspunkter
- Daglig, ukentlig, månedlig – det kommer an på behovet for kommunikasjon i ditt tilfelle
Ha riktige kommunikasjonsverktøy på plass:
- Bruk programmer som Slack for intern kommunikasjon (utklasser epost når det gjelder daglig kommunikasjon)
- Bruk Appear.in for videosamtaler
- Bruk Google Drive, Docs og Sheets for lagring og dokumenthåndtering
- Alt lagres sanntid i skyen, som er et must dersom man skal samarbeide på dokumenter. Ikke kast bort tiden på å lagre, sende, skrive på feil utkast fordi du åpnet feil epost
Kjør alle på hver sin skjerm under videomøter:
- Likestilling mellom fjern- og nærarbeidere. Er dere seks i et møte der én er lokalisert et annet sted, så vær alle seks med via hver deres video
- Hvis fem er i samme rom, og én ikke, for den som er alene enten all oppmerksomhet, eller ingenting. Det er ugunstig
Respekter arbeidstider som om det var på kontoret:
- I Norge er vi flinke til å respektere arbeidstider, men de er sterkt knytt til når man er på kontoret og ikke. Når noen aldri er på kontoret blir dette fort mer flytende. Derfor burde man ha satte arbeidstider selv om man ikke er på kontoret
- Det gjør det lettere for alle å vite når man kan kontakte hverandre, og når folk helst ikke vil bli kontaktet
Vær leken digitalt:
- Ta med den muntre, kollegiale stemningen som oppstår ved kaffemaskinen online. Var raus på emojis og GIFs i digital kommunikasjon
- Vi trenger ikke snakke som en militant fra 40-tallet bare fordi vi kommuniserer digitalt. Munter og seriøs kan fint kombineres, og det skaper god stemning
Ha ekte menneskelig kontakt:
- Dersom en del av teamet ditt i utgangspunktet jobber far en annen lokasjon, sørg for å likevel møtes fysisk fra tid til annen
- Mennesker trenger ekte menneskelig kontakt for å bygge tette og gode relasjoner. Ikke undervurder det selv om man har et distribuert team
Ta en tilfeldig telefonsamtale i ny og ne:
- Er man i samme kontor er man stadig i kollegiale samtaler rundt kaffemaskinen, i do-køen, i pauser osv. Dette er viktig for kulturen, og en nedside ved å ha et distribuert team. Derfor burde du som fjernleder replikere dette ved å ta noen kollegiale samtaler over telefon i ny og ne
- Uten spesiell agenda. Bare for å prate, kaste noen idéer fram og tilbake, og høre hvordan det går med din kollega
Kilder: Graphiq / Erik Sandsmark
