Unngå at kunnskapen dør ved siste arbeidsdag

En ansatt har slutta eller blitt oppsagt. Alt det juridiske er håndtert på beste måte, men tilbake på kontoret er det lettere kaotisk stemning. Oppgaver hoper seg opp, folk er misfornøyde med oppgaver de har måttet overta, de greier ikke å løse dem. Telefonkøene er kjempelange.

Hva skjedde? Med den ansatte som forlot virksomheten forsvant også viktig kunnskap om både kultur og oppgaver. Denne kunnskapen burde blitt ivaretatt før den eks-ansatte forsvant, gjennom en god avslutningsprosess. Vi kan driste oss til å kalle det offboarding – å skape en god opplevelse både for personen skal forsvinner ut, og de personene som sitter igjen.

Rikke Pihl i rekrutteringsselskapet Advanz har fem tips til hvordan man skaper en god avslutningsprosess. Disse er oppsummert hos danske Væksthus for ledelse.

Fortell det tidlig

Når det er bestemt at en ansatt skal ut av virksomheten bør dette kommuniseres til de medarbeiderne som blir berørt av situasjonen, så fort som mulig. Sammen blir dere enige om hvordan dere vil fortelle det til resten av organisasjonen. Prøv også å forklare hvorfor medarbeideren slutter/blir oppsagt.

Mangel på slik kommunikasjon kan føre til rykter og sladder, noe som kan være skadelig for arbeidsplassen.

Overfør kompetansen

Hvis du allerede har klart for deg hvem som skal ta over for personen som slutter er oppgaven enkel: introduser den nye og den gamle medarbeideren og sørg for at kunnskap om oppgavene blir overført.

Har du derimot ikke en etterfølger klar ligger ansvaret mer hos deg som leder. Da må du forsøke å samle inn alt du kan av dokumenter, arbeidsbeskrivelser, kontaktlister og alt annet som kan være relevant for en ny ansatt, og som kan hjelpe den nye til å komme bedre i gang med jobben.

Hold en avslutningssamtale

Gjennomfør en avsluttende samtale med den aktuelle ansatte. Dette kan være en god anledning til å få greie på hva som fungerte godt i stillingen, og hva som kan utbedres.

Hvis avslutningen er betent kan det være best å la HR ta seg av denne oppgaven.

Si takk

Når en ansatt forlater organisasjonen bør de anerkjennes for innsatsen sin og de resultatene de har vært med på å skape. Spesielt de som forlater virksomheten med et positivt inntrykk.

Dette vil være med på å øke helhetsinntrykket av organisasjonen for potensielle nye medarbeidere, men også for de ansatte som sitter igjen og blir påvirket av avslutningen.

Hold kontakten

«Ha det bra» trenger ikke nødvendigvis å bety «farvel». Eks-ansatte er ambassadører for virksomheten, og kan fort fungere som en rekrutteringskanal dersom dere holder kontakten og har en god tone.

Det er heller ikke utenkelig at den ansatte vender tilbake til organisasjonen ved en senere anledning. Uansett har man alt å vinne på å holde eks-medarbeidere i nettverket sitt.