Slik unngår du unødvendige avbrytelser på jobb

Oppmerksomheten vår er under konstant angrep når vi er på jobb. Telefoner, eposter, kolleger som trenger hjelp, sjefen som vil snakke, arbeidsoppgaver. Faktisk ligger Norge helt i teten i Europa over opplevde avbrytelser på jobb, ifølge en undersøkelse gjort av Statens Arbeidsmiljøinstitutt.

Spesielt hvis man sitter i åpne kontorlandskaper er sjansen stor for at avbrytelsene kommer fra alle himmelretninger.

• LES MER Det ukonsentrerte kontorlandskapet

Avbrytelser er negative av en rekke årsaker. For det første reduserer det produktiviteten din. Det kan ta opp mot 20 minutter å komme seg tilbake i «flytsonen» etter en avbrytelse. Jobber man med dypt konsentrasjonsarbeid er dette spesielt negativt.

For det andre er det utmattende. Man blir sliten, og som følge av det kan man ta dårligere avgjørelser. Dette i seg selv kan gjøre det vanskeligere å si nei takk til distraksjonene, som i sin tur kan gjøre at du blir enda mindre produktiv og enda mer utmattet. Avbrytelser blir en negativ spiral, skriver Line Ullmann, spesialist i effektive arbeidsvaner, til danske Væksthus for ledelse.

• LES OGSÅ Tror mobilfrie soner kan redusere stress

Syv tiltak mot avbrytelsene

Hvis arbeidsplassen din sliter med mange avbrytelser, anbefaler hun ledelsen å ta tak. Her er syv ting lederen kan sette i gang:

• Gi de ansatte mulighet til å isolere seg: Gi de ansatte et visst tidsrom i løpet av en arbeidsuke hvor de får lov til å slutte å svare på telefoner og eposter, slik de kan isolere seg fra omverden og jobbe konsentrert. Avklar når dette skal skje, og når de må være tilbake igjen.

• Når en oppgave er ferdig, så er den ferdig: Da skal ikke de ansatte måtte bekymre seg for etterarbeid og konstante spørsmål.

• Fordele belastningen: Sørg for at det ikke er én person eller ett team som hele tiden blir avbrutt.

• Rytmer, ikke regler: Unngå å lage regler som sier at «det er ikke lov å avbryte». Forsøk heller å skape en felles rytme på arbeidsplassen, som at man har felles konsentrasjonsperioder og felles kaffepauser.

• Lydløs: Det er fullt mulig å skru av varsler og lyder på mobiltelefonen.

• Se på omgivelsene: Er det en kaffemaskin rett ved siden av pulten til en ansatt? Er fellesarealet lytt? Se på hva det er med omgivelsene som skaper avbrytelser, og gjør noe med det.

• Styr unna multitasking