«Hysj, ikke snakk når det er møte»

Hva tenker du på når du hører «effektive møter»?

Gode forberedelser, en tydelig agenda, at alle får anledning til å komme med innspillene sine, kanskje.

• LEDERVERKTØY Gjenopprett møterommets rykte

Men tenker du på stillhet?

Ifølge Bastian Overgaard, konsulent og mannen bak metoden «silent co-creation», eller stille samskapning. Han mener at en gruppe som under et møte setter av designert tid til stillhet kan oppleve både økt konsentrasjon og kreativitet og bedre beslutningstaking.

– Det er alt for mye støy i det gjengse møtet, og det ødelegger evnen vår til å ta gode beslutninger. Legger vi inn litt stillhet kan vi komme oss bort fra dette problemet, sier Overgaard til danske Væksthus for ledelse.

Flere typer stillhet

Overgaard forteller at det finnes mange måter å innføre stillhet i møter på. Man kan for eksempel starte møtet med to minutters stillhet, og deretter legge inn en ekstra pause midt i møtet. Man kan også bruke det mer aktivt, som et virkemiddel når møtet sklir ut og folk prater i munnen på hverandre. Da kan det ifølge Overgaard være svært nyttig med en stillhetspause.

• VÆR STILLE – Det går an å lede et møte uten å snakke hele tiden

Men skal stillheten fungere må det være noen retningslinjer som må følges.

Her er Overgaards forslag:

Få tapt tid tilbake

Når et møte begynner ligger det ofte en del småprat i lufta. Folk kommer i gang og varmer opp hverandre. Problemet med dette er at småprat ofte kan ende opp i avsporinger og ineffektive møter. Overgaard foreslår å bruke stillheten som en erstatning for det han kaller unødvendig småprat.

– Man skulle kanskje tro at møtet forlenges av å innføre en rekke stillhetspauser, men jeg har sett det omvendte. Stillheten blir viktige bremseklosser som hjelper teamet å holde seg på riktig spor underveis, i stedet for å gi etter for digresjoner, sier han.

• LØSNINGEN Slik kan du redde et møte med høyt konfliktnivå

Flere får snakke

God bruk av stillhet gir dessuten flere mulighet til å snakke. Noen elsker å snakke, og kan nærmest snakke til de blir avbrutt uten å måtte tenke spesielt mye mer over det. Andre krever litt tid til ettertanke før de kommer med innspillene sine.

– Stillheten gir folk tid til å tenke over hva de egentlig mener og hva de ønsker å si på møtet. Det øker sannsynligheten for at flere kommer med sine synspunkt, noe som igjen gjør at man får flere syn på saken, og kan ta bedre beslutninger, sier Overgaard.

• DET NYE Bytt ut statusmøtet ditt med en «målfest»

Hva kjennetegner dårlige møter?

Førsteamanuensis ved Universitetet i Oslo, Henning Bang, og generalsekretær i Redningsselskapet, Rikke Lind, svarer i denne videoen:

Se hele videoen om møteledelse, flere ledelsesvideoer og les utdypende artikler i lederbiblioteket.