Dette er den optimale møtestørrelsen

Det er vanskelig å lage det perfekte møtet. Til det er det for mange usikkerhetsmoment og spørsmål. Hvem skal delta? Hvor mange skal delta? Hva skal vi snakke om? Hvor lenge skal møtet vare? Hvordan tar vi avgjørelser? Lista er lang.

Men spesielt ett av disse spørsmålene er viktigere enn andre, mener Robert Sutton, professor i organisasjonsatferd ved Stanford University.

Greier man å holde størrelsen på møtet på mellom fem og åtte deltakere, er det mye lettere å skape en fruktbar diskusjon, finner han i studiene sine.

Blir det mer enn åtte, oppstår det en rekke negative effekter:

• Det blir for liten tid til at alle rekker å delta i diskusjonen
• Grundige diskusjoner blir erstattet av raske kommentarer
• Informasjonsdeling og småprat tar over for det faktiske oppdraget
• Deltakerne er mer på defensiven enn vanlig
• De vanskelige avgjørelsene blir utsatt til andre forum

– Når slike negative effekter er kjent, så mister folk også troen på møter med for mange deltakere. Det går ut over forberedelsene, noe som igjen reduserer kvaliteten på møtet ytterligere. Det blir en ond møtesirkel som ble startet av en leder som ikke greide å prioritere, skriver forfatter og konsulent Paul Axtell hos Harvard Business Review.

• STILLE I MØTET «Hysj, ikke snakk når det er møte»

Han anbefaler ledere som sliter med ineffektive møter å ta følgende grep:

1) Fortell de ansatte at du kommer til å gjøre en endring

Vær ærlig om hvorfor du skjærer ned på møtedeltakerne. Du ønsker mer effektive møter og bedre avgjørelser, og en måte å gjøre det på er gjennom å redusere møtestørrelsen.

2) Tenk gjennom hvem du inviterer

Det er viktig å invitere de riktige personene når du først velger å redusere størrelsen. Lag en agenda med klare mål for møtet, og velg ut de menneskene som er best egnet til å diskutere og ta avgjørelser innenfor disse sakene. Ifølge Axtell bør man da velge ut bare de som er helt nødvendige, og eventuelt fylle på med personer som kan bidra til merverdi. Men ikke flere enn åtte.

3) Gi klare ansvarsområder til teamet – både til de som deltar og de som ikke deltar

Vær klar på hvilket ansvar som ligger hos de som får delta på møtet, men også at de har et ansvar overfor alle de som ikke deltar. Hvilke spørsmål ville de stilt? Hvilken informasjon er nyttig for dem? Dette er deltakernes oppgave å tenke på, og spre videre etter møtet, skriver Axtell.

4) Mål effekten

Hent inn tilbakemeldinger på den nye møtestrukturen og se på hvordan diskusjonene og avgjørelsene har endret seg, og juster strukturen i henhold til feedbacken.